Estos son los  puntos clave para adaptarte a la nueva factura

En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, conocerás los pasos esenciales que desde Glezco estamos promoviendo a nuestros clientes para que las empresas enfrenten los desafíos de Verifactu y aprovechen esta normativa como una oportunidad para modernizarse.

• Verifactu, la normativa que entra en vigor el 1 de enero de 2026, busca combatir el fraude fiscal, fomentar la digitalización empresarial y garantizar la trazabilidad de los registros de facturación.
• Como asesores, desempeñamos un rol clave al diagnosticar necesidades y diseñar un plan de acción que ayude a las empresas a cumplir con los requisitos regulatorios.

Después de haber explicado la Fase 1, de comunicación y planificación, ya conocemos la fecha definitiva de la entrada en vigor de Verifactu, el 1 de enero del 2026. Esta normativa, diseñada por la Agencia Tributaria, busca luchar contra el fraude fiscal y fomentar la digitalización empresarial. Además, pretende garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Esta iniciativa plantea una serie de retos para las empresas, sobre los cuales o vamos a dar una serie de recomendaciones. 

En nuestra actividad de consultoría desempeñamos un papel clave al ayudar a las organizaciones a entender los impactos de esta regulación. Nuestro objetivo es diagnosticar sus necesidades y diseñar un plan de acción que facilite su transición. Aunque no somos proveedores de software, aportamos una visión estratégica y un enfoque estructurado que permite a las empresas cumplir con los nuevos requisitos mientras optimizan sus procesos.

CONTENIDO DEL POST

¿Qué implica la implementación de Verifactu?

El primer paso en nuestra labor es ayudar a las empresas a identificar cómo Verifactu afectará sus sistemas y procesos actuales. La normativa implica cambios que impactan directamente en:

Sus procesos de facturación

• Integración y trazabilidad: las empresas deben garantizar que las facturas emitidas son inalterables y trazables.
• Automatización de procesos: Verifactu exige que los registros sean generados automáticamente por sistemas que cumplan con la normativa.
• Formato específico de registros de facturación: incluyendo información adicional como el código de identificación del sistema y su fabricante.
• Elementos de seguridad: incorporando tecnologías como hashes encadenados o códigos QR que aseguren la trazabilidad.
• Validaciones internas: se requiere implementar controles adicionales para verificar la exactitud de las facturas antes de su envío a la Agencia Tributaria.

Los sistemas tecnológicos

• Integración de sistemas: muchas empresas enfrentan desafíos para integrar sus sistemas de facturación con otros como ERP o sistemas contables.
• Evaluación del software de facturación: es necesario evaluar si las herramientas actuales pueden cumplir con los requisitos de Verifactu y que los registros puedan ser enviados en tiempo real a la Agencia Tributaria, con menor control fiscal posterior.
• Almacenamiento y accesibilidad: las facturas y registros deben almacenarse de manera que sean fácilmente accesibles durante el tiempo exigido por la normativa.

Diagnóstico: El primer paso hacia el cumplimiento

Creemos que es importante ayudar a las empresas a mapear estos impactos, proporcionando una visión clara de las áreas que requieren atención inmediata y de los ajustes necesarios. Para prepararse de forma adecuada y no tener disgustos, pensamos que el diagnóstico es una herramienta esencial que permite a las empresas entender su punto de partida y planificar su transición hacia Verifactu. En esta fase, es necesario trabajar los siguientes objetivos.

1. Identificar brechas entre la normativa y la realidad de la empresa

Realizar un análisis detallado para identificar dónde no cumplen actualmente los procesos y sistemas de la empresa:

• Validación de datos: detectar posibles inconsistencias en los registros de facturación que puedan generar problemas de cumplimiento.
• Revisión de procesos internos: evaluar si los flujos de trabajo actuales son compatibles con los requisitos de Verifactu.
• Evaluación de software: analizar si el software existente cumple con las exigencias regulatorias o si necesita ser actualizado o reemplazado.

2. Priorizar acciones

Una vez identificadas las brechas, desarrollar un plan de acción que prioriza las tareas según:

• Coste previsto: ¿cuál será la inversión requerida para cada ajuste?
• Impacto regulatorio: ¿qué tan crítico es el ajuste para cumplir con Verifactu?
• Grado de dificultad: ¿qué tan complejo es implementar el cambio?
• Tiempo de adaptación: ¿cuánto tiempo tomará implementar cada acción?

3. Propuesta de soluciones

La propuesta de soluciones debe realizarse a través de un conjunto de recomendaciones claras y accionables, como:

• Implementar controles adicionales para garantizar la calidad de los datos.
• Actualizar o reemplazar el software de facturación.
• Rediseñar procesos internos para alinearlos con los requisitos de Verifactu.

Verifactu es más que una normativa: es el impulso necesario para digitalizar procesos y garantizar la trazabilidad en la facturación empresarial.

Beneficios de un diagnóstico bien ejecutado

El diagnóstico no solo permite a las empresas cumplir con Verifactu, sino que también ofrece beneficios adicionales:

• Garantizar la calidad de la información y cumplimiento normativo. Al identificar y abordar las brechas, las empresas evitan sanciones y mejoran su posición frente a la Agencia Tributaria.
• Cambios en la operativa de facturación y optimización de procesos. La transición a Verifactu es una oportunidad para revisar y optimizar procesos internos, eliminando ineficiencias y adoptando mejores prácticas. Lo que ayuda a las empresas a gestionar mejor sus recursos y evitar gastos innecesarios.
• Preparación para el futuro. Un sistema adaptado a Verifactu no solo cumple con los requisitos actuales, sino que también prepara a la empresa para futuros cambios normativos o tecnológicos.

Mirando al futuro: Implementación y soporte continuo

Es esencial que la labor de las personas que desarrollen la asesoría vaya más allá de identificar problemas. Debemos acompañar a las empresas durante todo el proceso de transición hacia Verifactu. Cada empresa tiene necesidades únicas, por lo que diseñaremos un diagnóstico personalizado, adaptado a su tamaño, sector y sistemas tecnológicos.

En la siguiente entrega abordaremos el acompañamiento en la implementación, donde trabajaremos mano a mano con los equipos internos para implementar las acciones necesarias, asegurándonos de que el proceso sea fluido y eficiente. 

Algunos puntos clave son:

• Plan de formación a los equipos financieros y administrativos, para que comprendan y operen bajo los nuevos requisitos.
• Monitorización y soporte continuo después de la implementación, con el objetivo de resolver dudas, ajustar procesos y garantizar el cumplimiento continuo.

En resumen, como consultores, debemos ofrecer un enfoque integral para el cumplimiento de Verifactu, ya que su implementación no es solo un requisito legal; es una oportunidad para que las empresas modernicen sus sistemas, optimicen sus procesos y se posicionen mejor frente a futuras exigencias regulatorias. 

Como asesores, aportamos un enfoque estratégico que va desde la sensibilización hasta la implementación. Por ello debemos asegurarnos de que nuestros clientes cumplan con la normativa de manera eficiente y sostenible. Si tu empresa necesita prepararse para Verifactu, estaremos encantados de ayudarte a diagnosticar, planificar y ejecutar los cambios que tu negocio necesita.