Explicamos las claves sobre las que debemos reflexionar en el proceso de elección de un programa de facturación para nuestra empresa.
- Los diferentes tipos de soluciones de facturación en la nube han facilitado herramientas a medida de cualquier tipo de empresa
- La facturación es una actividad esencial que va mucho más allá de una labor contable y de gestión: condiciona los procesos y las relaciones comerciales
Una de las principales dudas de cualquier empresa que da sus primeros pasos o que pretende mejorar sus procesos de gestión es la de cuál es el programa de facturación más adecuado para sus circunstancias.
Obviamente, no existe una solución universal, ya que las necesidades pueden variar mucho de unas empresas a otras. Sin embargo, sí hay algunos aspectos a los que conviene prestar atención si queremos dar con el programa de facturación más adaptado a nuestros requerimientos.
Un programa que debe ir más allá de la facturación
La factura es uno de los documentos más importantes en las relaciones con los clientes, pero no el único. Es importante disponer de opciones para confeccionar otros documentos como facturas proforma, presupuestos y albaranes. Además, conviene que exista una conexión que nos permita, por ejemplo, pasar de un presupuesto a la factura.
La relación entre contabilidad, facturación e inventarios
La gestión de inventarios es esencial para mantener un correcto servicio de los pedidos y un adecuado ritmo de producción. Los programas de facturación deben ser capaces no solamente de recoger y presentar el conjunto de información relacionada con las facturas, sino también de que esa información sea útil en la toma de decisiones relacionadas con las existencias.
La mejora de la experiencia de pago de los clientes
El programa debe dar versatilidad a las opciones de facturación. Por ejemplo, puede ser necesario hacer una factura online para poder atender una necesidad urgente de un cliente físico fuera del horario de apertura del local. Otro ejemplo es la posibilidad de que realizar la facturación en movilidad desde cualquier equipo o dispositivo accesible en ese momento.
La ruptura de la dependencia de la persona clave
Aunque tengamos una persona que se encarga habitualmente de la facturación, es conveniente que otras personas puedan colaborar en su labor, prestando asistencia, realizando una sustitución, trabajando con las información contenida en las facturas… Ello reclama, por un lado, la posibilidad de añadir usuarios invitados y, por otro, sencillez en el manejo para el personal no experto.
La conectividad con nuestro asesor
Para gestionar las facturas de los autónomos, también es conveniente que, si contamos con un asesor, pueda acceder a toda la información de facturación. Las soluciones de facturación en la nube facilitan que lo pueda hacer desde cualquier lugar, sin necesidad de estar en nuestra oficina ni conectado a ninguna red interna.
La seguridad es clave en todo tipo de circunstancias
Lo es, en primer lugar, porque la facturación es fuente de información sensible de clientes y transacciones. Por otro lado, una posible pérdida de datos puede suponer un grave problema contable y de gestión. Y no solamente estamos hablando de ciberseguridad, sino también frente a ataques y robos físicos, posibles incendios, extravíos, etc. Este es otro de los capítulos en los que la nube ofrece importantes ventajas.
Encargados de la gestión de tesorería
Sucede algo semejante a lo que pasa con la gestión de inventarios. La facturación suministra información sobre los flujos de caja relacionados con compras y ventas. Se pueden valorar plazos de cobro y pago, necesidades de capital circulante, etc. Igualmente, interesa extraer la máxima información sobre los medios de pago empleados en cada operación.
Cuidado con el mantenimiento del programa de facturación
Un problema de facturación se puede convertir fácilmente en un cuello de botella que retrase la actividad y haga perder ventas. Para las pymes, la mejor solución es disponer de mantenimiento constante de un proveedor de servicios de contabilidad y facturación en la nube que se encarga en tiempo real de seguir las posibles incidencias y de mantener la continuidad del servicio.
La conexión de los programas de contabilidad y facturación con el TPV
La evolución de los TPV ha incrementado enormemente las opciones para cobrar a los clientes y mejorar su experiencia. El programa de facturación debe ser capaz de extraer la máxima información y de gestionarla eficientemente en cualquier formato de TPV. Así, por ejemplo, si tenemos una tienda física, una online y realizamos cobros en movilidad, nos interesa que la conexión con el TPV sea óptima en cualquier entorno.
Las necesidades de facturación de los autónomos
Las facturas de autónomos (tanto las que emiten como las que reciben) deben poder hacerse con la mayor sencillez respondiendo a todos los requisitos de retenciones, IVA, formato de facturación, etc. Es muy importante que puedan realizar facturas online o electrónicas en un contexto en el que es cada día más exigido por todo tipo de clientes. Por ejemplo, un profesional que trabaje como subcontratista en contratos públicos debe estar preparado para cumplir con los nuevos requerimientos.
La factura online y la oficina sin papeles
Para muchos emprendedores este es un aspecto crucial. No solamente se trata de una mejora de los procesos que evite el despilfarro de papel. Es, fundamentalmente, una opción para poder realizar su actividad sin el lastre de tener que disponer de mucho equipamiento físico. Es por ejemplo el caso de los profesionales en movilidad que prefieren tener una oficina virtual sin necesidad de tener que estar ligados a una ubicación física.
La actualización permanente de las soluciones de facturación
Constantemente están surgiendo nuevas formas de organizarse, novedades tecnológicas, requerimientos legales adicionales o diferentes. Los programas de facturación tienen que estar permanentemente al día. La mejor manera de lograrlo es a través de soluciones de contabilidad y facturación en la nube que el proveedor del servicio se encarga de actualizar constantemente.
Los programas de facturación modulables
En general, suele ser muy interesante que se puedan añadir módulos a medida que la empresa crece. Al comienzo puede que nos interese una solución más sencilla y económica. Cuando tengamos un tamaño mayor nos interesará que, sin tener que reformar radicalmente nuestros procesos, podamos añadir nuevas funcionalidades de facturación a los procesos con los que veníamos trabajando. De este modo disminuiremos los costes de la transición.
Los requerimientos para equipos y dispositivos
De nada nos sirve tener un software potentísimo de facturación si no lo podemos emplear porque no disponemos del equipo para emplearlo. Las soluciones en la nube son una buena solución porque el equipo potente es el servidor central y nosotros podemos permitirnos acceder a toda esa capacidad de almacenamiento y procesamiento desde todo tipo de dispositivos, incluidos los móviles.
Las características de nuestro programa de facturación pueden condicionar no solamente nuestra contabilidad y nuestros procesos de gestión, sino también la organización del conjunto de nuestras actividades y las relaciones comerciales.
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