Todo lo que hay que tener preparado para presentar las cuentas anuales de la empresa

En este contenido actualizado te explicamos la información que necesitas para presentar las cuentas anuales de la empresa. Además, te explicamos las novedades que te afectan en 2024.

• El depósito de las cuentas anuales de la empresa es una de las principales obligaciones mercantiles anuales.
• Es frecuente que los modelos de cuentas anuales sufran alguna revisión frente a los de años anteriores.

Junio y julio son meses clave para pymes y grandes empresas. Llega la hora de presentar las cuentas anuales de la empresa. Las sociedades disponen, según la normativa mercantil, hasta el 30 de junio (si su ejercicio coincide con el año natural) para celebrar la junta. Una vez esta las apruebe, hay un mes extra para depositarlas en el Registro Mercantil, concretamente en el registro de la provincia de su domicilio.

El objetivo es que las cuentas anuales de la empresa, que se elaboran cada doce meses, puedan estar a disposición de los terceros interesados. Es la forma de que estos puedan saber sobre la situación financiera y patrimonial, sobre los resultados y sobre otros aspectos de la realidad de la empresa. 

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Novedades en la presentación de las cuentas anuales en 2024

El 8 de mayo de 2024 se han publicado en el BOE sendas resoluciones que aprueban los modelos para la presentación de cuentas anuales individuales y consolidadas. Se aplican a todas las presentaciones posteriores a esa fecha. Por tanto, afectan a las cuentas de 2023 de las empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural.

Novedades en las cuentas individuales

Se han introducido tres modificaciones:

• Ya no se informa sobre el porcentaje de mujeres en los órganos de administración. En su lugar, se dan los números exactos del numerador y denominador de esa proporción (número de mujeres en los órganos de administración y número total de personas en los órganos de administración). Además, se introducen test de errores adicionales sobre el número de mujeres en el órgano de gobierno.
• En la memoria normal (apartado 27) y en el cuadro normalizado 27, se ha adaptado la información a los nuevos requerimientos legales propiciados por la Ley Crea y Crece. Se refieren a datos sobre la morosidad, concretamente sobre el período medio de pago a proveedores e importes y porcentajes de operaciones pagadas y pendientes y de facturas pagadas dentro o fuera de plazo.
• En el modelo pyme, se ha eliminado de la parte voluntaria de la hoja medioambiental la referencia a las emisiones alcance 3.

Novedades en las cuentas consolidadas

También se introducen tres novedades:

• De forma paralela a lo que se hace con las cuentas individuales, en las consolidadas también hay una adaptación a los requerimientos de la Ley Crea y Crece en materia de morosidad. Por ello, se modifica el apartado 31 de la memoria.
• Se introducen nuevos test de errores con el objeto de mejorar la calidad de la hoja IDC2.1 y IDC2.2 de identificación de la estructura del grupo.
• Se establecen normas y especificaciones sobre la presentación de las cuentas anuales consolidadas en formato electrónico único europeo.

¿Qué documentos forman parte de las cuentas anuales de la empresa?

Las cuentas anuales pueden estar compuestas por los siguientes documentos:

• El balance. Proporciona información sobre la situación financiera y patrimonial de la empresa.
• La cuenta de pérdidas y ganancias. Aporta información sobre el resultado económico de la empresa.
• El estado de cambios del patrimonio neto. Se compone de dos partes: un estado de ingresos y gastos reconocidos y un estado total de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo. Informa sobre las variaciones y los movimientos de efectivo.
• La memoria. Se trata de un informe que explica el contenido de los documentos que integran la cuenta anual de la empresa.

En la versión normal de las cuentas anuales, se incluyen todos estos documentos. En el caso de la abreviada, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios. Además, ambas versiones se diferencian en función de la profundidad y desglose de cada uno de los estados contables, que es mayor en la versión normal.

Además, las pymes pueden aplicar un plan contable específico que incorpora algunos criterios diferentes. En lo que respecta a los documentos que forman parte de las cuentas anuales en el Plan General de Contabilidad para pymes, los estados obligatorios son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Los otros son voluntarios.

La certificación de la Junta

Si el ejercicio coincide con el año natural, antes del 30 de junio debe reunirse la junta general de socios. Entre los asuntos por tratar, se encontrará la aprobación de la gestión social y las cuentas del ejercicio anterior y la resolución sobre la aplicación del resultado.

Una vez aprobadas las cuentas, el siguiente paso es el depósito en el Registro Mercantil. Para ello, deberás contar con una certificación del acuerdo del órgano social competente con firmas legitimadas notarialmente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.

La información que debe contener la certificación varía en función, principalmente: 

• del formato de las cuentas, 
• el tipo de empresa 
• y las circunstancias de la junta. 

Entre los aspectos que frecuentemente se mencionan pueden citarse:

• El porcentaje de socios asistentes.
• Mención a la convocatoria efectuada o, en su caso, la indicación de que es universal, es decir, que asisten todos los socios.
• Identificación del presidente y el secretario.
• Indicación, en su caso, de que se cumplen los requisitos para formular cuentas anuales abreviadas o de pymes.
• Número de páginas, firma, fecha de aprobación y fecha de certificación.
• Si incluyen informe de auditoría, debe hacerse mención expresa a que las cuentas anuales aprobadas coinciden con las auditadas.
• Además, algunos registros obligan a que el certificado incluya el código alfanumérico de la huella digital que se acompaña al depósito.

Otra información necesaria

En el momento del depósito de las cuentas anuales, se presentan en el registro los siguientes documentos:

• La solicitud de depósito, que firmará el representante.
• Certificación del acuerdo del órgano social competente. Deberá acompañarse de firmas legitimadas notarialmente que contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas y de la aplicación del resultado.
• Un ejemplar de las cuentas anuales debidamente identificado en la certificación del órgano competente.
• Informe de gestión, que no es obligatorio para las sociedades que formulen balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.
• Informe de los auditores de cuentas cuando la sociedad está obligada a verificación contable o cuando se hubiere nombrado auditor a solicitud de la minoría.
• El documento relativo a los negocios sobre acciones propias cuando la sociedad esté obligada a formularlo.
• Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas, que puede incluirse en la certificación de la junta.

Depositar bien las cuentas anuales es el broche a una buena llevanza de la contabilidad. Hacer el proceso sencillo y útil es cada día más factible gracias a herramientas que, como Sage 50, permiten a las pymes no solo llevar al día sus cuentas, sino también integrar la información contable con la comercial. Así la toma de decisiones resulta más inteligente.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.