[PODCAST] Consejos básicos sobre cómo facturar con Excel sin errores

En este episodio de Sage Advice Podcast, «Gestión empresarial como clave del éxito», Joan Boluda nos cuenta algunos conse­­jos básicos sobre cómo facturar con Excel sin errores. ¡Vamos allá!

• Evita los errores en facturación que puedan acarrear errores contables, sanciones tributarias o conflictos con clientes.
• Sigue nuestros consejos para no caer en errores que se traducen en tiempo y dinero perdido.

Una cuestión que, a menudo, preocupa a muchos emprendedores es cómo facturar con Excel sin errores. Es natural, ya que se trata de un software de uso común y con una versatilidad enorme.

Pero, cuando tienes un negocio, hay que asegurarse de que facturamos sin fallos que puedan traernos errores contables, sanciones tributarias, conflictos con clientes…

Los errores en facturación se traducen en tiempo y dinero perdido. Y, en los casos más graves, en pérdidas de confianza. Piensa, por ejemplo, en un cliente que está insatisfecho porque le has cobrado de más por un ‘simple’ error. Quizá lo pierdas para siempre.

Por eso, es muy importante poner toda la carne en el asador para evitar cometer este tipo de equivocaciones evitables.

Un error de facturación puede suponernos la pérdida de un cliente y de su confianza en nuestra empresa.

Cómo facturar con Excel sin errores

A continuación, te vamos a dar una lista de pasos que debes seguir para facturar con Excel sin errores.

1. Normativa de los softwares de facturación

El primero de ellos es tener clara la normativa. La facturación es una actividad obligatoria regulada en las leyes fiscales y, sobre todo, en el reglamento de facturación.

En los pequeños negocios que pretenden facturar con Excel, lo más habitual es que esta función la cumpla una asesoría. Esta te dirá cómo deben ser las facturas, ya que no todas son iguales.

Hay muchos tipos de facturas con peculiaridades: rectificativas, simplificadas, de distinta serie a la habitual, emitidas por el destinatario o por un tercero, electrónicas, recapitulativas, con descuentos…

Por otro lado, ten en cuenta que la nueva Ley Antifraude exige llevar la cuentas y facturas con programas que cumplan ciertos requisitos. Y uno de los objetivos más importantes de esta norma es impedir el uso de software con el que se puedan manipular las cuentas. No obstante, también se prevé que en determinados sectores no se apliquen los requisitos, pero lo tiene que autorizar antes Hacienda.

2. Plantillas y fórmulas

El segundo paso es hacer una o varias plantillas en Excel. Puedes utilizar una existente, pero siempre deberás incluir los campos que necesites para cada tipo de facturas que vayas a emitir.

En muchos casos, deberás incluir fórmulas en algunas celdas. Por ejemplo, para calcular el importe total deberemos emplear la información contenida en las celdas de cantidad, precio unitario, descuento o porcentaje de IVA.

El siguiente paso es repasar bien las fórmulas. Por ejemplo, un error al nombrar las celdas que tienen que aparecer en una fórmula, puede arrastrarse a otras celdas de tu factura. Recuerda que para fijar la columna o la fila que tiene que aparecer en todas las fórmulas de las distintas celdas, tienes que poner delante del número o letra correspondiente el símbolo del dólar.

Un error al nombrar las celdas que tienen que aparecer en una fórmula, puede arrastrarse a otras celdas de tu factura.

3. Automatización, ¿sí o no?

A continuación, tienes que tomar una decisión importante: automatizar o no parte del proceso. Si eres un profesional con unas pocas facturas al año, quizá puedas introducir todos los datos cada vez. Sin embargo, si emites muchas cada mes, poco sentido tiene que pierdas el tiempo introduciendo las características de cada producto y los datos de cada cliente en todas las facturas.

Si quieres automatizar una parte del proceso, debes mantener esos datos en hojas auxiliares del mismo libro. O bien importarlos de otra fuente. Como, por ejemplo, a través de obtener datos en la pestaña datos.

Para efectuar la automatización en sí, puedes optar por diferentes enfoques. Lo más sencillo suele ser recurrir a funciones lógicas y de búsqueda para rellenar las celdas con la información contenida en esas hojas auxiliares, si se cumplen los criterios marcados por las funciones.

Ahora bien, ten en cuenta que si automatizas una parte del proceso en Excel, deberás mantener correctamente los datos desde su origen. Si, por ejemplo, tienes una base de datos con los datos identificativos de los clientes y están mal anotados, arrastrarás el error. Por ello, a pesar de la automatización, debes comprobar los resultados en cada una de las facturas.

4. Ley Antifraude

Bueno, pues ya tienes tu factura. Ahora solo te quedan tres pasos: imprimirla (en un archivo o en papel), enviarla y guardarla. Esto último tiene su importancia. Recuerda que, si quieres emplear Excel como el ‘hogar’ de tus facturas, el programa deberá contar con una certificación de que cumple las reglas antifraude al igual que otros proveedores de software.

Por ejemplo, deberá impedir que manipules las facturas sin control, deberá facilitar la trazabilidad de los registros de facturación y deberá estar capacitado para remitir la información a la AEAT.

Como ves, Excel te brinda muchas lecciones de facturación. Los problemas, cuando emites pocas facturas y sencillas, son salvables con relativa facilidad. Sin embargo, a medida que tu negocio crece o se vuelve más complejo, necesitas soluciones informáticas más específicas.

Excel es un gran generalista de los procesos de la información, pero la facturación es un bien preciado para tu negocio. Lo mejor es que dejes la parte tecnológica en manos de soluciones especializadas como Sage Active que están pensadas para aportar sencillez y precisión a tu facturación. Así, podrás evitar errores, prevenir conflictos y podrás centrarte en el negocio.

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