Partidas pendientes de aplicación, ¿las aplicamos?

Las partidas pendientes de aplicación pueden convertirse en un obstáculo para conseguir que la contabilidad refleje la imagen fiel de la sociedad. 

• Conoce qué son las partidas pendientes de aplicación y cómo eliminarlas de tu contabilidad.
• Te explicamos el funcionamiento contable de la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación. 

La contabilidad de una empresa debe reflejar la imagen fiel de la sociedad y para ello cada cuenta contable debe contabilizar correctamente su saldo. Sin embargo, cuando no se sabe a qué cuenta llevar un apunte contable se registra en la cuenta 555 «partidas pendientes de aplicación», del PGC. 

Para garantizar la integridad de la contabilidad es importante que no existan partidas significativas en la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación.

La cuenta 555, es un cajón de sastre donde se acumulan apuntes contables cuya causa no se identifica de inmediato. Si bien su uso puntual puede ser inevitable, en ocasiones parece un vertedero contable.

¿Cómo define el PGC las partidas pendientes de aplicación?

El Plan General de Contabilidad define las partidas pendientes de aplicación como remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos.

Estas partidas pendientes se encuentran ubicadas en el PGC de la siguiente manera: 

• Grupo 5 del Plan General Contable.
• Subgrupo 55 de otras cuentas no bancarias.
• En cuentas contables que comiencen por 555. 

Esta cuenta figurará en el pasivo corriente del balance y se cargará al efectuar la aplicación de las partidas pendientes, con abono a la cuenta a que corresponda realmente. 

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Puntos clave de las partidas pendientes de aplicación que debes conocer

Con relación a la cuenta contable 555 de partidas pendientes de aplicación conviene destacar lo siguiente:

• En la medida de lo posible no se deben registrar apuntes en esta cuenta. 
• Los buenos contables tienen la magia para hacer desaparecer los apuntes del mayor de esta cuenta contable. 
• Cuando se empieza a llevar una contabilidad, un buen contable extrae un balance de sumas y saldos. En él se ve si hay saldo en la cuenta contable 555. Si es así, consulta el mayor contable de la cuenta e intenta aplicar las partidas pendientes de aplicación a sus cuentas correctas. 
• En las contabilidades mal llevadas, las partidas pendientes de aplicación pueden crecer hasta el punto de crear distorsiones importantes en la contabilidad.
• Si se realizan apuntes contables en la cuenta 555, se debe revisar periódicamente para asignar a cada partida contable su cuenta correcta. 
• Cuando la cuenta 555 se convierte en un pozo sin fondo y los apuntes se multiplican en ella, es el espejo del mal contable. En estos casos, mejor sería llamar a esta cuenta «partidas que nunca se aplicarán».
• Antes de cerrar el ejercicio debemos intentar que la cuenta contable 555 tenga saldo cero. 

¿Cuánto tiempo pueden permanecer las partidas pendientes de aplicación en la cuenta 555?

El PGC especifica que solo deben de permanecer registrados los apuntes en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario. 

Pero, … ¿qué es el tiempo? Horas, minutos, días o años. Quizás hay quien considere que las partidas en esta cuenta recogidas deben de coger solera como los vinos.

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Por lo tanto, no dejemos para mañana partidas pendientes de aplicación que podamos aplicar hoy.

La revisión periódica de la cuenta 555 y la aplicación de las partidas que aparezcan en ella, debe de ser una tarea periódica del buen contable. Aunque lo mejor es que se apliquen todas las partidas contables correctamente en su momento de contabilización y esta cuenta no refleje movimientos.

Consejos para limpiar la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación

• Busca justificantes bancarios. Lo más frecuente es que estas partidas coincidan con cargos o abonos en cuentas bancarias. Busca el justificante del movimiento bancario ya que te puede dar alguna pista. 
• Apóyate en tu programa de contabilidad. Busca en tu programa de contabilidad el importe de la partida pendiente de aplicación. Si encuentras un importe coincidente puede que estés más cerca de aplicar tu partida pendiente. Sage 50 te ayuda a conciliar tus partidas pendientes de aplicación. 
• Solicita las facturas que te faltan. En ocasiones son cargos en cuenta que se han contabilizado sin la pertinente factura. Si las facturas son procedentes se deben contabilizar. Si no se dispone de ella, se debe solicitar al proveedor o acreedor. 
• No registres cargos en tu cuenta si no estás seguro de que son procedentes. Es conveniente revisar al momento los cargos que nos realizan en nuestra cuenta bancaria. Si el cargo es improcedente debería devolverse inmediatamente en lugar de registrarlo contablemente en la cuenta 555. 

Partidas pendientes de aplicación en la conciliación bancaria 

La conciliación de cualquier cuenta contable consiste en ajustar su saldo contable con respecto a su saldo real. Para ello se revisan las cuentas contables para verificar si hay errores o partidas pendientes de contabilizar.

La finalidad de las conciliaciones es garantizar la integridad de las diferentes partidas contables: cuentas a pagar, cuentas a cobrar y cuentas de tesorería.

La conciliación bancaria es un proceso interno y rutinario, que consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias es coincidente con los saldos que reflejan los extractos bancarios. 

En las conciliaciones podemos encontrarnos con dos tipos de diferencias:

• Temporales: son debidas a apuntes no registrados por diferencias temporales entre el extracto bancario y la contabilidad.
• Permanentes: se refieren a errores u omisiones tanto del banco como de la empresa, o partidas que se desconoce como contabilizar. Para hacer coincidir los extractos bancarios con los contables, se puede utilizar temporalmente la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación. 

Factores a tener en cuenta en la conciliación de la cuenta 555

La forma en que realicemos la conciliación de las cuentas dependerá de diferentes factores: tamaño de la empresa, software utilizado, formación y experiencia de los contables, etc.

• En una pyme, en la que una sola persona puede realizar todo el proceso contable con un programa de contabilidad, esta se puede realizar manualmente sobre los extractos.
• En una gran empresa donde pueden participar en el proceso múltiples personas, en muchos casos ubicadas incluso en centros de trabajo diferentes, es imprescindible la conciliación automática. 

La conciliación automática reduce los tiempos de ejecución de la conciliación, lo que redunda en un ahorro de costes administrativos.

Por lo tanto, si quieres evitar acumular partidas contables en la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación, recuerda seguir estos consejos y apoyarte en un software contable que te facilite la conciliación de tus cuentas contables. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.