Outsourcing: cuando subcontratar es más rentable que hacerlo nosotros mismos

Es muy típico en muchos responsables de pequeños negocios y autónomos el pensamiento de que pueden, y deben, ejecutar todos los procesos de su cadena de valor. En algunos casos es posible que seamos perfectamente capaces de hacerlo todo, y bien, pero… ¿Nos compensa hacerlo a nosotros o mejor recurrimos a un planteamiento de outsourcing?

Una política de outsorcing, también conocido como subcontratación o desintegración vertical, a la empresa debe permitirle alcanzar al menos alguno de estos objetivos:

• Un ahorro de costes.
• Una mayor flexibilidad en su proceso productivo
• Una mejora en el nivel de servicio al cliente.

Decidir si subcontratamos una parte de nuestros procesos o no, es un ejercicio de delimitación de las fronteras y relaciones con otros agentes de nuestro entorno (proveedores, distribuidores). En el entorno turbulento en el que los pequeños negocios y los autónomos nos tenemos que mover hoy en día, es necesario un alto grado de flexibilidad, para adaptarnos al mercado en todo momento, un mimo por el coste que nos permita alcanzar un margen que nos permita entabilizar nuestro esfuerzo y ofrecer a los clientes, que cada vez son más exigentes, un nivel de servicio adecuado.

¿Qué aspectos clave hay que tener en cuenta para decidir si nos conviene subcontratar on no un proceso de nuestro negocio? A continuación, en los siguientes párrafos de la entrada veremos algunos aspectos clave que a considerar para poder comparar ambas situaciones, producción propia o recurrir al outsourcing, y tomar una decisión con fundamento.

Outsourcing y relaciones con el proveedor

Los proveedores a los que vayamos a subcontratar un proceso, tienen que obtener su parte de beneficio. Con la desintegración vertical, lo que estamos haciendo es introducir a un agente más en la cadena de valor, decisión que se justificará si éste es capaz de proporcionar el producto o servicio con un coste competitivo a medio y largo plazo, aún a costa de un mayor coste a corto. La mejor vía para alcanzar esa rentabilidad es a través de las economías de escala obtenidas en el proceso a lo largo del tiempo, mediante políticas de mejora continua y la eliminación del despilfarro, es decir, todo aquello no aporta valor al cliente.

Si la posición negociadora del proveedor es más fuerte que la nuestra, podemos quedarnos bloqueados en algún momento o vernos obligados a aceptar unas condiciones no deseadas. Si optamos por la subcontratación de un proceso, es bastante recomendable valorar la posibilidad de alternativas, evitando quedarnos en una posición débil que pudiera afectar a nuestro negocio en cualquier momento.

Subcontratar puede ser rentable, pero no todos los proveedores son capaces de dar la talla a nivel financiero. Examinar la buena salud de los estados financieros de los proveedores a los que pretendemos subcontratar algo es muy importante de cara a garantizar la estabilidad futura de la relación que se va a establecer entre ambas partes, evitando mejor aquellos que no ofrezcan una garantía sólida de estabilidad a lo largo del tiempo.

Outsourcing y la estrategia del producto

La subcontratación de un proceso debe ser compatible con nuestra cadena productiva. No vale de nada tener un proveedor fantástico que esté en Australia y sólo sirva pedidos por carretera o de un excelente abogado si sólo trabaja en horario de noche a través de fax. De la misma manera, no nos sirve un proveedor que no sea fiable en los plazos de entrega marcados. Cualquier fallo que él tenga, lo acabaremos pagando en nuestro proceso productivo (retrasos en la entrega a clientes, sobrecoste de actividades paradas,…).

La calidad también es un factor importante, ya que no se subcontrata la responsabilidad de que un producto o servicio esté a la altura de las expectativas de los clientes. Un ejemplo reciente lo tenemos en el sector de automoción y los fallos que han salido a la luz en los frenos de los coches de una conocida marca japonesa, que subcontrata la actividad de fabricación de los mismos. Un reparto de la carga de trabajo a subcontratar entre varios proveedores fomenta la competencia entre ellos y nos permite disponer de alternativas en caso de que surjan problemas de suministro o de calidad.

En cuanto al volumen de producción mínimo a contratar, lo ideal es que se adapte a nuestra demanda real, pero cada proveedor es un mundo y en cada caso habrá que estudiar las alternativas posibles. Ojo con lo que se pacta en contrato, ya que puede haber sorpresas muy desagradables si nuestra demanda de un producto se corta radicalmente y nos hemos comprometido a comprar un volumen de producción que no podemos colocar en el mercado.

Outsourcing y la estrategia de la empresa

Subcontratar un proceso nos debe conceder un mayor grado de flexibilidad, frente a la opción de producción propia. Por ejemplo, evitando la adquisición de costosa maquinaria o de materia prima difícil de comprar en el mercado.

Subcontratar permite eliminar algunas barreras de entrada importantes en un mercado determinado, pudiendo salvarlas a través de un contrato de outsourcing con un tercero, que sea especialista en una materia que nosotros no dominamos y que no pertenece a nuestro núcleo de negocio. Por el contrario, esa superación de impedimentos nos puede salir cara si al subcontratar dejamos en manos de terceros tecnología y conocimiento claves en nuestro negocio. Acuerdos de confidencialidad, suministro de la información justa y necesaria son, entre otros, controles a tener en cuenta si no queremos perder ventajas competitivas.

Como hemos podido ver, optar por una política de outsourcing en un proceso exige un estudio pormenorizado de los aspectos anteriores, para determinar si sale más rentable la producción propia o mediante un tercero. Este estudio lo hacemos en un momento determinado, pero las condiciones de partida pueden cambiar con el tiempo, por lo que es muy importante un control períodico de los costes asociados a cada situación y una revisión del contrato cada cierto tiempo con el proveedor.