Organización documental en la empresa, algunas sugerencias

Si existe un área en la que cada empresa tenga su propio manual, es en el apartado de la organización documental de toda la información administrativa de la empresa. En cualquier estructura empresarial, estamos trabajando a diario con multitud de documentos, desde las propias facturas a la información laboral sin olvidar las múltiples relaciones que tenemos a diario con clientes, trabajadores y resto de administraciones.

Tal y como comento, cada empresa es un mundo en su gestión administrativa, dado que cada sector, volumen de la empresa y grado de penetración de tecnología provoca que las empresas tengan unos sistemas más avanzados frente a otras. Por ejemplo, no podemos comparar ni estructurar de la misma manera una peluquería, un bufete de abogados a una gran empresa de distribución o logística.

Criterio fundamental: estratificación y software de gestión

La premisa básica de nuestra organización administrativa y documental debe girar alrededor del software de gestión que usemos. Si tenemos un potente ERP que nos ofrece la posibilidad de una buena gestión documental con un rápido acceso a base de datos, el mejor sistema es tener en formato electrónico toda la documentación, prescindiendo del papel siempre que podamos y almacenando las copias físicas de los documentos escaneados mediante una codificación generada y suministrada por el propio ERP que usemos.

Pero dado que normalmente, los programas de gestión que se usan en la empresa pequeña son menos potentes, nos encontramos con una grave carencia para la gestión documental de manera telemática y cuánto menor sea la empresa, mayor volumen de papel suele procesar comparando sus ratios de facturación con la poca adaptación tecnológica, Partamos de un caso medio, empresa con programa de contabilidad y facturación, ligero manejo de almacén y volumen medio de papel.

Estratificación de documentos por áreas

La mejor ordenación posible de la documentación en la empresa es dividiendo los principales grupos de documentos que manejamos y archivando dichos documentos de manera homogénea por su tipología. Los grupos usuales que se tienen en cualquier empresa son:

• Albaranes y facturas, emitidas y recibidas, ambos grupos por separado, numerados consecutivamente por fecha de emisión o fecha de recepción y con marcas que a simple vista nos informen sobre su estado en contabilidad y cobro o pago.
• Información fiscal de la empresa, ordenada por fecha y por tipo de obligación. Es decir, apartados para las declaraciones de IVA, impuesto de sociedades, tributos locales… Cada impuesto se acompañará de su justificante de pago si lo tiene.
• Información financiera, contratos y justificantes. Siguiendo con los criterios anteriores, separaremos la información por entidades y a la vez por el tipo de contrato. Por ejemplo, los documentos relativos a tarjetas, préstamos y liquidaciones de cuenta estarán separados por su propio contrato y ordenados por fecha pero agrupados bajo la misma entidad financiera.
• Información laboral, separando en varios apartados la información relativa a cada trabajador, entrega de EPIs, copia de su documentación y resto de información necesaria como son nóminas, seguros sociales… este tipo de ordenación dependerá en gran parte de la cantidad de trabajadores que tengamos y del grado de rotación de la plantilla.
• Si nuestra empresa realiza muchos presupuestos, tiene clientes con bastantes trabajos en marcha o realiza proyectos concretos que requieran un cierto control documental, abrirá para cada proyecto independiente un área para guardar la documentación relativa a dicho proyecto. Este tipo de información necesitará apartados específicos si para cada cliente necesitamos formalizar algún tipo de contrato o recopilación de información adicional a subcontratas o proveedores.

En definitiva, la ordenación de la documentación en papel debe ir vinculada a la actividad de la empresa, al tipo de uso que se realiza de dicho documentación y a las necesidades específicas de búsqueda. En todo caso, debe seguir unos criterios lógicos, con facilidad para la búsqueda de cualquier docunento de manera rápida y de tal manera que no se duplique nunca la información en papel existente. Por ejemplo, es un error grave que entorpece mucho la gestión administrativa, fotocopiar documentos para almacenarlos en dos sitios diferentes.

A caballo entre documentación telemática y documentación en papel

No obstante, cada día con mayor frecuencia, en todas las empresas se reduce el volumen de papel en pro de la información telemática. Desde la emisión y recepción de facturas electrónicas a los justificantes bancarios o contratos y acuerdos comerciales formalizados por correo electrónico.

En este caso, los criterios de ordenación requerirán un sistema homogéneo de acceso, rápido y que tengan una búsqueda sencilla. El principal error de cualquier empresa se lleva a cabo cuando la información se comienza a guardar en carpetas incluidas de infinitas carpetas, de tal manera que para llegar a un documento, necesitamos más de 3 clicks. En este caso, si para abrir/imprimir o enviar por mail cualquier documento hemos realizado más de tres clicks, nuestro sistema de gestión documental no funciona.

Si estamos gestionando cualquier sistema de información mixta, necesitamos una base de datos documental que nos abra los documentos a golpe de click, que nos especifique si el documento está en formato electrónico o formato físico y a la misma vez que podamos procesar mediante escaneo toda la información en papel con el objetivo de almacenar de manera electrónica toda la documentación.

Estos procesos requieren también un sistema de verificación e integridad de la información, sobre todo para que dichos ficheros tengan validez ante la administración tributaria si decidimos eliminar completamente la información en papel. Para cualquier modificación de este tipo, se recomienda siempre ponernos en manos de un buen asesor de empresas que analice y nos guíe en las necesidades específicas de nuestra empresa.