La confección de las nóminas y de los seguros sociales constituye para la empresa una de las gestiones más significativas dentro del ámbito de la gestión de recursos humanos y de la administración del personal. Un inadecuado cumplimiento del abono de las nóminas, así como la cotización a la Seguridad Social y las retenciones a practicar a cuenta del IRPF, pueden conllevar importantes repercusiones.
En la confección de la nómina, no basta con pagar el dinero acordado con el trabajador. Confluye una variada normativa, así como determinadas situaciones del trabajador que conllevan a aplicar otras normas sobre prestaciones como las de maternidad o incapacidad temporal. Dado que un pago bien hecho en el momento justo redundará en una mayor satisfacción de los trabajadores, os ofrecemos una infografía que muestra todo lo que no ha de olvidar un buen responsable de nóminas.
El desafío de la nómina: organízate
Un paso esencial para poder gestionar correctamente la nómina es organizarla. ¿Ya tienes todos los costes y variables actualizados en tus fichas de empleados? De no ser así, antes de finalizar el mes deberías ponerte manos a la obra.
Existen muchas herramientas que cumplen esta función. Si no, también puedes llevar toda la información con las variables a cobrar desde una tabla de Excel o plantilla básica. Lo importante es dejar todo registrado y no depender de anotaciones o de tu memoria que puede fallar.
Igual de importante es una correcta aplicación de las retenciones de IRPF en nómina. Son el resultado de aplicar un porcentaje a nuestros ingresos brutos mensuales, porcentaje que es variable y depende de las circunstancias económicas, personales y familiares de cada trabajador.
Lógicamente, la empresa no puede inventarse el tipo de retención aplicable. Si no cuentas con un programa que lo calcule de forma automática y que se encuentre al día de las actualizaciones, deberás hacer los cálculos a mano, aunque hoy en día existe una mejor opción que es acudir al programa de ayuda que la Agencia Tributaria pone a nuestra disposición de forma gratuita.
Gestión de nóminas: mucho más que solo pagar
Una vez incluidas todas las variables a tener en cuenta y se hayan revisado, pueden cerrarse las nóminas. Es muy importante una nómina bien calculada. El que un trabajador tenga la sensación de que no está cobrando lo realmente acordado o trabajado puede suponer que ese trabajador baje su rendimiento al estar descontento.
Para controlar las horas que hace cada trabajador, la empresa puede registrar día a día la jornada de los trabajadores y cuando se entregue la nómina, entregar un resumen de las horas realizadas cada mes al trabajador (de tiempo parcial). Muy pocas empresas lo hacen, pero es el procedimiento idóneo.
Una situación que puede llevar a equivocación en el cálculo de la nómina es el caso de enfermedad común o accidente de trabajo. Aunque el trabajador esté en situación de baja, la empresa tiene que seguir pagando conforme a unas condiciones.
En el caso de baja por enfermedad común o accidente no laboral, la empresa debe de saber que durante los tres primeros días el trabajador no percibirá prestación alguna por la baja. Sin embargo, del 4º al 15º día de baja la empresa tendrá que pagar el 60% de la base reguladora, haciéndose cargo la Seguridad Social a partir del día 16.
Si se trata de una baja causada por una enfermedad profesional o accidente de trabajo, en este supuesto se aplicará el 75% de la base reguladora desde el día siguiente al de la baja laboral. Pero, ojo, correrá a cargo de la Mutua.
A continuación os mostramos una infografía con la que podréis profundizar más sobre cómo gestionar correctamente las nóminas, así como el envío de los seguros sociales y las liquidaciones a la AEAT.
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