La facturación es una de las tareas más cruciales para cualquier negocio. Aunque parezca sencillo, el proceso de facturar y cobrar puede ser complicado y, si no se maneja adecuadamente, puede afectar gravemente el flujo de caja de una empresa.
- En este artículo, te proporcionaremos consejos prácticos y estrategias para que tu proceso de facturación sea eficiente y efectivo.
- Además, descubrirás la importancia de tener un proceso de facturación organizado y eficiente para mantener un flujo de caja saludable.
Los pasos son sencillos: trabajas, facturas y el cliente paga. No obstante, la facturación y la realidad de un negocio no son tan fáciles. Por mucho que miremos las facturas, nadie nos asegura que las cobremos por arte de magia a final de mes. Y esto puede suponer un problema.
Dado que el flujo de caja de una pyme depende en gran medida de cobrar a tiempo, ¿os imagináis el desastre que sería no conseguir cobrar las facturas mes a mes? Antes de que esto suceda, será fundamental asegurarte de que tienes un proceso y sistema de facturación a la altura de las circunstancias.
¿No sabes cómo? Echa un vistazo a este artículo.
CONTENIDO DEL POST
Cómo cobrar tus facturas (a tiempo)
¡Descarga gratis la guía en PDF! Y aprende cómo cobrar tus facturas a tiempo y mejorar así tu flujo de caja.
Recopila toda la información
Para evitar duplicidades u omisiones en la facturación, es esencial ordenar toda la información sobre los pedidos a facturar siguiendo un criterio claro y sistemático.
La importancia del orden
- Facturar sin ningún criterio, orden o periodicidad no tiene ningún sentido. Es primordial ordenar toda la información sobre los pedidos a facturar para evitar duplicidades u omisiones.
EJEMPLO PRÁCTICO
Imagina una empresa de consultoría de telecomunicaciones que factura a sus clientes de forma mensual por sus servicios de asesoramiento. Esta empresa establece cuotas de facturación en función de los servicios de telecomunicaciones que tengan las empresas. Por ejemplo, si la empresa tiene 10 líneas, una cuota mensual de consultoría de 30 euros al mes, si tiene 20, 40 euros. Y así, progresivamente. Sería un buen método clasificar a sus clientes por cuotas de 30, 40, 50, etc.
¿Y qué hay de usar un software especializado?
Tan importante es el cómo se factura como el dónde se factura. Contar con un software de facturación especializado no solo ayudará a organizar toda esa información, sino también a convertir los presupuestos en facturas, emitir cargos a nuevos clientes, controlar los tiempos de cobro y reclamar pagos pendientes de manera periódica.
¿Quieres tomar el control de la facturación y contabilidad online de tu negocio? Descubre Sage Active, la solución en la nube de facturación y contabilidad para pequeñas empresas.
La factura: Tu carta de presentación
La factura no es solo un documento financiero; es también una representación de tu empresa y de la calidad de tus servicios. Por eso, es crucial que cada factura esté bien elaborada y contenga toda la información necesaria.
Detalles importantes
- Tu principal medio para recibir la contraprestación por el trabajo realizado o bien vendido es la factura. Es por eso por lo que debes cuidar hasta el último detalle. Aspectos como que aparezcan los datos de la empresa de forma clara, destacar la fecha de vencimiento y la cantidad, describir cada una de las líneas de facturación o asegurarnos que la mandamos a la persona adecuada, facilitarán el proceso.
Condiciones de pago
- Por ejemplo, indica adecuadamente las condiciones de pago: si necesitas recibir el pago de una factura en un máximo de 30 días, pon el vencimiento dos semanas antes. De media los deudores pagan sus facturas 15 días tarde.
EJEMPLO PRÁCTICO
Una empresa de servicios de limpieza incluye en sus facturas una sección clara y destacada con las condiciones de pago. Esto incluye la fecha de vencimiento, los métodos de pago aceptados y cualquier penalización por pagos atrasados. Al hacerlo, han reducido los malentendidos y han mejorado su tasa de cobro a tiempo.
Facturar rápido y bien
La rapidez y precisión en la facturación son claves para asegurar un flujo de caja constante y evitar retrasos en los pagos.
Evita errores
- Si tardas en facturar, más vas a tardar en cobrar. Si tus facturas acumulan errores, el proceso para cobrarlas se complicará más: tendrás que emitir una rectificativa, volverla a enviar… y un pesado etcétera de cosas que lo único que harán será retrasar lo que importa: el cobro. Un programa de facturación como Sage Active te ayudará a emitir la factura de forma sencilla y asegurándote de que no contiene errores de numeración o cálculo de impuestos.
Reclama tus cobros
A veces, a pesar de todos nuestros esfuerzos, los clientes no pagan a tiempo. Aquí te mostramos cómo manejar estas situaciones de manera efectiva.
Identifica el problema
- Antes de lanzarse a la caza del cliente que no paga de cualquier forma, es vital intentar descubrir el motivo por el que el cliente no paga. No es lo mismo tener que dirigirte a una persona que ha sido un pagador habitual pero que ahora está pasando apuros económicos que dirigirte a otro que no sabe ni lo que nos debe porque no tiene interés de pagarnos.
Estrategias de reclamación
- Una vez sepamos con quién estamos jugando, las opciones para reclamar una factura impagada son varias. Desde una llamada telefónica o correo, hasta un burofax, carta certificada o apertura de un procedimiento monitorio.
EJEMPLO PRÁCTICO
Una empresa de suministros industriales tiene un cliente que ha sido puntual en sus pagos durante años, pero recientemente ha comenzado a retrasarse. En lugar de enviar inmediatamente una carta de reclamación formal, la empresa decide llamar al cliente para entender la situación. Descubren que el cliente está pasando por dificultades financieras temporales y acuerdan un plan de pago que beneficia a ambas partes.
La facturación es una tarea que requiere organización, precisión y rapidez. Siguiendo estos consejos, podrás asegurarte de que tu proceso de facturación sea eficiente y efectivo, lo que te permitirá mantener un flujo de caja saludable y evitar problemas de liquidez. Recuerda, un buen sistema de facturación no solo te ayuda a cobrar a tiempo, sino que también mejora la relación con tus clientes y la salud financiera de tu empresa.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.
Cómo cobrar tus facturas (a tiempo)
CONSIGUE GRATIS TU GUÍA EN PDF Y PODRÁS:
- Mejorar la relación con tus clientes para cobrar así antes tus facturas.
- Hacer nuestro test para saber cuál es el grado de conocimiento que tienes sobre tus clientes.
