Los libros contables parecen un formalismo al que no se le suele dar la debida importancia hasta que un buen día los solicita la Agencia Tributaria. La Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria en su artículo 29 especifica que los obligados tributarios deben «llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos.»
Si bien en lo relativo al suministro de información a la Agencia Tributaria se suele utilizar los modelos específicos para cumplir con las diferentes obligaciones fiscales, en relación a los libros contables no existe un modelo oficial, siendo válida la realización de anotaciones en libros impresos, sobre hojas que después sean encuadernadas correlativamente o en soportes informáticos.
Por su parte, el artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido determina los libros registros que los empresarios y profesionales deben de llevar con carácter general, que son los siguientes:
- Libro registro de facturas expedidas.
- Libro registro de facturas recibidas.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
Los anteriores libros son los exigidos para cumplir con la normativa del IVA, pero en relación con el IRPF se exigen los siguientes libros:
Para los autónomos en estimación directa:
- Libro registro de ingresos y gastos.
- Libro de registro de bienes de inversión, en donde se registrarán, uno a uno, los bienes adquiridos por el sujeto pasivo calificados como de inversión.
- Libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, el cual deberán llevar aquellos profesionales autónomos que reciban provisiones de fondos (entregas a cuenta) y paguen suplidos de sus clientes. Los suplidos son gastos que los profesionales autónomos realizan y pagan por cuenta o en nombre de sus clientes.
Para los empresarios en estimación objetiva:
- Libro de registro de bienes de inversión (solo si te deduces amortizaciones).
- Libro de registro de ventas e ingresos (solo titulares de actividades agrícolas, ganaderas y forestales).
¿Cómo conseguir llevar al día los libros contables?
El día a día de un autónomo o profesional relega en muchos casos las tareas administrativas a un segundo plano, sin embargo es conveniente seguir las recomendaciones que Sage nos presenta en la siguiente infografía para llevar los libros de contabilidad al día:
- Mantener ordenada toda la información por bloques.
- Recopilar la información por bloques, diferenciando recibos bancarios, facturas, inventarios, justificantes de pagos, etc.
- Utilizar los balances de comprobación, que permiten agrupar los saldos y movimientos de las diferentes cuentas, permitiendo detectar posibles descuadres en la contabilidad.
- Mantenerse alerta en el último trimestre del año, ya que se anuncian las posibles modificaciones en la estructura de las cuentas.
- Automatizar todo lo que se pueda, para lo cual es conveniente la utilización de un software de confianza, que simplifique los informes, lleve los libros en orden y extraiga todo tipo de informes que faciliten no solo la llevanza de los libros de contabilidad obligatorios, sino también información relevante para la toma de decisiones.
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