Dentro de nuestro repaso por los Libros que debe llevar un autónomo dentro de su contabilidad, a parte del Libro Diario y del Libro Registro de Facturas Emitidas, está el Libro Registro de Facturas Recibidas.
Al igual que en el caso de los otros libros, no se trata de tener un libro “físico”, sino de un registro, hasta que no es requerido por Hacienda. E incluso, en ese caso, se admite la presentación de un fichero de datos en vez de un libro impreso.
A la hora de ejercer actividad como profesional autónomo, conviene ser muy organizado en cuanto a los gastos directamente atribuibles a dicha actividad, identificarlos claramente y conservar un registro al respecto. El principal objetivo de esto será poder aplicar las correspondientes deducciones en la declaración trimestral del IVA, así como su consideración de gastos en la declaración de la Renta, en el apartado de Actividades Económicas.
En todo caso, la Agencia Tributaria especifica una serie de requisitos al respecto:
- En el libro de facturas recibidas deberán anotarse las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas, numeradas correlativamente (aunque se admiten series separadas en la numeración si hay razones que lo justifiquen), correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.
- Deben constar, su número de recepción, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
- Las facturas correspondientes a las entregas que den lugar a las adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto, efectuadas por empresarios o profesionales. Las cuotas tributarias correspondientes a las adquisiciones intracomunitarias de bienes a que den lugar las entregas en ellas documentadas habrán de calcularse y consignarse en la anotación relativa a dichas facturas.
- Las facturas o documentos sustitutivos rectificativos deberán ser anotadas en este libro registro con la debida separación.
Aunque deben de estar registradas las facturas o documentos contables de uno en uno, se admite, para casos concretos:
- Hacer un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA excluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA excluido.
- La anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
La experiencia nos dice que esta parte de la contabilidad del autónomo suele ser, precisamente, la que más problemas suele dar, y en la que es más importante ser muy organizado y cuidadoso. Es fundamental conservar adecuadamente y en orden todos los documentos que van a justificar las deducciones que se declaren. A menudo, tras una auditoría o inspección, la Aeat no admite determinadas deducciones que se han estado declarando, por no estar debidamente justificadas, y el autónomo debe hacer frente a un pago importante y a una sanción.
Por eso, nuestra recomendación de utilizar una aplicación de contabilidad especialmente preparada para autónomos y pequeños negocios es doble en este caso. Una herramienta que permita llevar un registro completo y accesible de todas las facturas recibidas, con una conveniente automatización de la contabilidad correspondiente.
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