Qué es y cómo hacer el libro de registro de bienes de inversión

Entre las obligaciones fiscales de profesionales, autónomos y empresas se encuentra la de llevar el libro registro de bienes de inversión. 

• Te explicamos con detalle qué es el libro de registro de bienes de inversión y qué información debe incluir.
• Conoce la diferencia entre el libro de bienes de inversión del IVA y el del impuesto sobre la renta.

El libro de registro de bienes de inversión es una herramienta fundamental en la gestión contable y fiscal de las empresas. Este documento permite llevar un control detallado de los activos adquiridos por la empresa, lo que facilita el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y la gestión de sus activos.

COMPARTE ¿Sabes qué es el libro de registro de bienes de inversión y cómo elaborarlo? Descubre todo lo que necesitas saber en este artículo. 

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¿Qué es el libro de registro de bienes de inversión?

La normativa fiscal del IVA determina que, los empresarios o profesionales que sean sujetos pasivos del IVA, deben llevar con carácter general los siguientes libros registro del IVA:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registros de determinadas operaciones intracomunitarias. 

Por su parte la normativa del IRPF determina que los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del método de estimación directa. De la misma manera, para aquellos que realicen una actividad empresarial en estimación directa que no tenga carácter mercantil, estarán obligados llevar los siguientes libros: 

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

Por lo tanto el libro registro de bienes de inversión es un documento contable que empresarios y profesionales deben llevar para cumplir con la normativa tributaria del IVA y del IRPF. 

En el libro registro de bienes de inversión se registran todos los bienes adquiridos por una empresa que tienen una vida útil superior a un año y que están destinados a ser utilizados en la actividad económica.

Este libro sirve como soporte para justificar deducciones del IVA en el modelo 303 y amortizaciones en el impuesto sobre la renta. 

Es imprescindible para los empresarios o profesionales que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión.

El libro de registro de bienes de inversión es clave para controlar la deducción del IVA y la amortización fiscal de los activos fijos en cualquier negocio.

¿Qué son los bienes de inversión?

Los bienes de inversión son aquellos activos que una empresa adquiere para utilizarlos en su actividad económica y que no están destinados a la venta. Estos bienes se caracterizan por tener una vida útil prolongada, generalmente superior a un año, y por su valor significativo. Algunos ejemplos incluyen:

• Maquinaria y equipos industriales.
• Vehículos de empresa.
• Equipos informáticos y software.
• Mobiliario de oficina.
• Inmuebles destinados a la actividad económica.

Estos bienes no solo son importantes para el funcionamiento de la empresa, sino que también tienen implicaciones fiscales, ya que su adquisición y uso pueden afectar el cálculo del IVA y el impuesto sobre la renta.

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¿Qué tipo de información incluye?

En el libro registro de bienes de inversión deberá figurar la siguiente información: 

• Los bienes de inversión separados de forma individual. 
• Los datos precisos para identificar las facturas y documentos de Aduanas de cada bien.
• A efectos del IVA, por cada bien se registrará:
  • La fecha del comienzo de su utilización.
  • La prorrata anual definitiva.
  • La regularización anual, si procede, de las deducciones.
  • Cuando se realicen entregas de bienes de inversión durante el período de regularización, se darán de baja del libro registro. Se debe anotar la referencia al asiento del libro registro de facturas emitidas que recoge la entrega, así como la regularización de la deducción efectuada con motivo de la misma.
• A efectos del IRPF, por cada bien individualizado se registrará:
  • El número de factura o, en caso de importación, el número del documento aduanero, o en defecto de los anteriores, el número de recepción.
  • La fecha en que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento.
  • La descripción del bien con indicación de todos aquellos datos que permitan su perfecta identificación.
  • El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del proveedor.
  • El valor de adquisición, así como el valor amortizable del elemento patrimonial.
  • El método de amortización aplicable.
  • El porcentaje de amortización aplicado en cada período impositivo, así como la cuota de amortización resultante.
  • La amortización acumulada.
  • La baja del bien o derecho con su fecha y motivo. En el supuesto de transmisión del bien, deberán hacerse constar los datos necesarios para la identificación de la operación.

El registro debe ser lo suficientemente detallado para que la Agencia Tributaria pueda comprobar si el impuesto se ha declarado correctamente. 

¿Qué contenido debe incluir?

La normativa vigente define el contenido que debe tener el libro registro de bienes de inversión es la siguiente:

• Art. 65 del Reglamento del IVA.
• Art. 4 de la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Diferencia entre el libro de bienes de inversión del IVA y el del impuesto sobre la renta

Aunque ambos libros tienen como objetivo registrar los bienes de inversión, existen diferencias clave entre ellos.

1. Libro de bienes de inversión del IVA

• Objetivo: justificar las deducciones del IVA soportado en la adquisición de bienes de inversión.
• Información clave: porcentaje de deducción, cuota de IVA deducible y fecha de inicio de la deducción. Los datos de un bien de inversión se consignarán en dicho libro sólo cuando proceda practicar la regularización de cuota deducible del bien.
• Obligatoriedad: para sujetos pasivos del IVA que estén sometidos a la regla de prorrata (es decir, que puedan tener que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión).

2. Libro de bienes de inversión del impuesto sobre la renta

• Objetivo: registrar las amortizaciones de los bienes de inversión para calcular la base imponible del impuesto sobre la renta.
• Información clave: precio de adquisición, vida útil, método de amortización y cuota anual.
• Obligatoriedad: para todas las empresas que tengan bienes de inversión y deban calcular amortizaciones. Se debe registrar el bien durante toda su vida útil.

En la práctica, muchas empresas optan por integrar ambos registros en un único libro para simplificar la gestión.

¿Quién tiene que llevar el libro de registro de bienes de inversión?

La obligación de llevar el libro de registro de bienes de inversión depende de la normativa fiscal aplicable. En general, están obligados:

• Empresas sujetas al IVA: aquellas que estén sometidas a la regla de la prorrata y tenga que deducir el IVA soportado en la adquisición de bienes de inversión.
• Contribuyentes del impuesto sobre la renta: todas las empresas que tengan bienes de inversión y se deduzcan sus amortizaciones.

¿Cómo elaborar el libro registro de bienes de inversión?

Sí es opta por la llevanza conjunta de los libros del IRPF y del IVA (artículo 12 de la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio), se registrarán los bienes durante toda su vida útil. En este caso los campos exclusivos del IVA (columnas del “Año de inicio de utilización” y de la “Regularización Anual”) sólo se informarán para aquellos años en los que proceda practicar la regularización de la cuota deducible del bien.

Para elaborar el libro registro de bienes de inversión puedes seguir los siguientes pasos: 

1. Registra cada bien de inversión al momento de la compra con todos los datos requeridos.
2. Aplica las reglas de amortización según las tablas de amortización del IRPF.
3. Revisa anualmente la deducción del IVA y ajústala si hay cambios en la afectación del bien.
4. Utiliza software contable como Sage 50 para evitar errores y facilitar la presentación de impuestos. Para poder gestionar el libro registro con Sage 50, solo debes tener instalado el add-on Amortizaciones y haber seleccionado la opción «Trabajar con prorrata» en la configuración de la empresa.

Por lo tanto, el libro registro de bienes de inversión es un documento clave para el control contable y fiscal de estos activos. Es importante registrarlo correctamente y de forma automatizada para ahorrar tiempo y evitar errores.