Libro de actas: Qué es y cómo rellenarlo

El libro de actas es un documento de vital importancia en el ámbito empresarial. Registra todas las decisiones y acuerdos tomados por los órganos de administración de una empresa.

• Conoce en detalle qué es un libro de actas y cómo rellenarlo de manera adecuada.
• Te explicamos el proceso de legalización necesario para garantizar su validez.

¿Qué es un libro de actas?

El libro de actas se caracteriza por lo siguiente:

• Se utiliza para realizar el registro de las reuniones y decisiones relevantes tomadas por los órganos de gobierno de una empresa.
• Es un documento de carácter oficial y legal que proporciona transparencia y trazabilidad a las acciones emprendidas dentro de la entidad.
• Debe guardarse en un lugar seguro y estar disponible para ser consultado por cualquier persona que tenga interés en ello.
• Es obligatorio para todas las sociedades mercantiles.
• Debe estar legalizado por el Registro Mercantil (Art. 26 Código de Comercio).
• Con la entrada en vigor de la ley 14/2013, es obligatorio presentar el libro de actas en formato digital.
• Constituye una evidencia escrita de las actividades y resoluciones adoptadas por la empresa. Debe llevarse con la máxima diligencia y precisión.

¡TUITÉALO! El libro de actas es clave en el ámbito empresarial, registrando decisiones y acuerdos de los órganos de administración. ¡Conócelo en detalle!

Pasos para rellenar el libro de actas

A continuación, se describen los pasos para rellenarlo adecuadamente:

1. Identificación de la reunión. Cada acta debe comenzar con la identificación clara de la reunión, indicando fecha, hora, lugar y tipo de reunión.
2. Lista de asistentes. Es crucial registrar el nombre y la firma de los participantes de la reunión, así como cualquier persona invitada o representante legal.
3. Aprobación del acta anterior. En algunas ocasiones, se procede a la aprobación del acta de la reunión anterior. Esto implica que los asistentes revisen el contenido del acta previa y realicen correcciones o precisiones antes de aprobarla formalmente.
4. Desarrollo de la reunión. Se debe realizar una descripción detallada de los temas tratados durante la reunión, las decisiones y acuerdos tomados. Es importante ser claro y preciso en la redacción para evitar malentendidos o interpretaciones erróneas en el futuro.
5. Votaciones y resultados. Si durante la reunión se llevaran a cabo votaciones, se deben reflejar los resultados de cada una.
6. Firma y cierre. El acta debe finalizar con la firma de todos los asistentes que participaron en la reunión, certificando la veracidad de los hechos registrados.

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¿Cómo legalizar el libro de actas?

La legalización es un proceso obligatorio para otorgarle validez legal al documento.

Se debe presentar en formato electrónico en el Registro Mercantil de la provincia. Se comprobará que cumple con todos los requisitos legales y se validará.

Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización.

Los administradores deberán presentar en el Registro Mercantil, dentro de los ocho días siguientes a la aprobación del acta, el testimonio notarial de los acuerdos inscribibles (Art. 26, Código de Comercio).

En cada ejercicio se deberá legalizar las actas del ejercicio precedente. El libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad y para cada uno de los órganos colegiados. Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

Diferencias en los libros de actas según el tipo de empresa

Las diferencias en el proceso de legalización del libro de actas pueden variar según el tipo de empresa o firma que lo presente. Encontramos las siguientes distinciones:

• Sociedades Anónimas (S.A.) y Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.): el libro de actas debe ser presentado en el Registro Mercantil donde la empresa esté inscrita. Además, se requiere el cumplimiento de ciertos requisitos adicionales como la presentación de las cuentas anuales en el plazo legalmente establecido.
• Autónomos y profesionales en Régimen de Estimación Directa Normal y Simplificada: en el caso de las empresas individuales o autónomos que tributan en el IRPF no se requiere un libro de actas formal. Es recomendable mantener un registro escrito de todas las decisiones y acuerdos importantes tomados en el desarrollo de la actividad empresarial.
• Entidades civiles: no necesitan presentar el libro de actas para su legalización en el Registro Mercantil.

Por lo tanto, el libro de actas es un documento valioso que puede ayudar a proteger tu empresa en caso de litigio. Es importante que lo mantengas actualizado y lo legalices en el Registro Mercantil.