Replanteando flujos de trabajo: las pymes, la nube y la evolución de la computación [Enrique Dans, Profesor de Innovación y Senior Advisor IE Business School]

En ocasiones, resulta interesante plantearse la manera en que llevamos a cabo nuestro trabajo, las metodologías y herramientas que utilizamos para ello.

Las personas tenemos una manera curiosa de plantearnos el uso de herramientas: por lo general, las adoptamos en función de su disponibilidad y beneficios: así hablemos de un simple pedazo de sílex golpeado para dotarlo de un filo o de un sofisticado programa informático, tendemos a utilizarlo hasta el límite, incluso a sublimar su uso para terminar dándole usos para los que ni siquiera estaba originalmente diseñado.

En el caso de las herramientas de piedra, esto redunda en hallazgos arqueológicos de montones de ellas: se utilizaba una hasta que ya no cortaba suficientemente bien, y se pasaba a tallar otra, sin prácticamente ningún cambio en la forma de hacerlo más allá de la práctica obtenida. Los cambios importantes, las innovaciones como tales, sólo se producían en algunos asentamientos o tribus, que pasaban a obtener con ellos algún tipo de ventaja competitiva, y acababan con las otras tribus o las sometían, difundiendo con ellas el cambio tecnológico en cuestión.

Una adopción tecnológica pasmosamente lenta

En realidad, no hemos cambiado gran cosa. Cuando, como parte de mi tesis doctoral, estudié los procesos de adopción tecnológica en las pymes, me encontré una situación similar: las compañías adoptaban la tecnología disponible con un ritmo pasmosamente lento, muy inferior al que seguían las compañías grandes con abundancia de recursos ociosos para plantearse costosas inversiones.

El supuesto dinamismo de las pymes no provenía de su capacidad de cambio individual o de una mayor flexibilidad, sino del hecho de que morían muchas y aparecían otras nuevas. Pero más allá de cuestiones económicas, la realidad era que las pymes no se planteaban determinadas inversiones porque con la tecnología anterior pensaban que podían sobrevivir perfectamente, porque no la veían imprescindible.

Sublimaban el uso de la generación tecnológica anterior con la que tenían cierta familiaridad hasta sus límites, hasta que, realmente, la diferencia entre el estado de la tecnología dentro y fuera de las compañías resultaba ya insostenible.

Algunas compañías, como la Microsoft de entonces, entendieron este fenómeno perfectamente bien, y se dedicaban conscientemente a introducir limitaciones en la compatibilidad inversa para conseguir que quienes pretendiesen permanecer en una generación tecnológica anterior, sufriesen incomodidades y terminasen por actualizarse.

La comodidad de estar en las nubes

Hace ya casi catorce años que, en colaboración con una revista, llevé a cabo el experimento de trasladar todas mis metodologías de trabajo a la nube. Funcionó bien, evidenció que la tecnología estaba perfectamente a la altura: no solo podía trabajar sin problemas, sino que, además, ganaba algunos elementos en el proceso tan interesantes como una mayor seguridad o mucha más comodidad cuando trabajaba con otros o cuando cambiaba de dispositivos.

La tecnología, como tal, ya estaba madura hace más de diez años, aunque tal vez la conectividad no tuviese la misma ubicuidad que tiene ahora y, definitivamente, mucho menor ancho de banda. Pero aún así, funcionaba a un nivel que, cuando poníamos en la balanza las posibles incomodidades y los beneficios que podían obtenerse, justificaba claramente su adopción.

La mayoría del tejido empresarial, sin embargo, ha sido mucho más lento en esa transición. Incluso ahora, si nos asomamos a muchas pymes y examinamos sus metodologías de trabajo, nos encontraremos, sorprendentemente, con que difieren muy poco de los que se utilizaban a principios de este siglo, o incluso a finales del pasado.

En una gran cantidad de compañías, las personas trabajan sus archivos en su ordenador, los graban en su disco duro y, cuando quieren enviarlos a otros, lo hacen como un fichero adjunto a un correo electrónico. La metodología de trabajo está tan aceptada que nadie osa replanteársela… aunque en realidad, sea un maldito desastre en términos de funcionalidad y de seguridad. Pero así seguimos, sublimando la herramienta hasta que no dé más de sí.

¿Qué tiene de malo trabajar “en tu ordenador”? ¿No se hizo para eso? Sí, claro… se hizo para eso ¡¡hace más de veinte años!! La evolución de la computación en todo ese tiempo ha sido rapidísima, nos ha dotado de dispositivos de todas formas, tamaños y colores, y nos ha llevado a una situación en la que mantener un archivo mínimamente importante en un dispositivo es, sencillamente, una temeridad.

Del mismo modo que pasamos de tener pozos en nuestras casas a depender de los servicios de una compañía de aguas que nos garantizaba un suministro más controlado y con una calidad fiable, hemos pasado de depender de nuestros ordenadores, con discos duros y componentes que pueden fallar, a poner nuestros archivos en proveedores de espacio y prestaciones en la nube, que se especializan en ofrecer un servicio infinitamente más fiable.

Todo son ventajas en la nube

Al optar por soluciones cloud, no solo obtenemos más espacio o más seguridad: obtenemos, además, funcionalidades importantísimas para el trabajo en grupo, la capacidad de acceder a ese archivo desde cualquier dispositivo en cualquier sitio, o la posibilidad de sofisticar notablemente las cosas que hacemos con lo que hay en él.

El machine learning, por ejemplo, una de las tecnologías que más está redefiniendo nuestro futuro, solo es planteable para una pyme cuando sus datos están en la nube, al alcance de los algoritmos que corren en ella, dentro del esquema que se ha dado en llamar Machine Learning as a Service, o MLaaS.

De la mentalidad de producto, “mi ordenador”, a la mentalidad de servicio, ordenador como ventana para acceder a la nube y trabajar sobre ella. Parece sencillo, pero existen infinitas precauciones, miedos y mitos infundados que han hecho que compañías de todo tipo frenen esta transición que ya forma parte de la historia de la computación.

Algún tipo de atavismo nos lleva a pensar que ese ordenador que vemos y tocamos va a ser más seguro que uno que está en un sitio que no podemos ver ni tocar, en un etéreo lugar al que llaman “nube”.

Nada más lejos de la realidad: por supuesto, habrá proveedores de nube buenos, malos y regulares como en todo, pero una compañía dedicada a proporcionar ese tipo de servicios siempre tendrá mejores prácticas de seguridad en todos los sentidos que la pyme media. Cualquier planteamiento que se haga en sentido contrario, lo siento, es erróneo. Y si alguien te insiste en ello, simplemente está desactualizado, apegado a lo que conoce, incapaz de aceptar que los tiempos han cambiado.

Adiós al viejo trabajo

La transición a la nube, en pleno 2018, ya no es una cuestión estética o siquiera conveniente: es una necesidad. Si tus datos siguen viviendo en ordenadores personales, estás haciendo una barbaridad, incluso en el hipotético y desgraciadamente poco probable caso, en el mundo pyme al menos, de que tus prácticas de copias de seguridad sean buenas. Si viven en un servidor privado, examina tus costes: lo más probable es que estés perdiendo no solo dinero, sino también calidad de servicio y seguridad.

Con la nube, por supuesto, viene el replanteamiento de otras metodologías de trabajo. El trabajo actual ya no nos vincula necesariamente a los medios de producción, a la oficina, al propio lugar de trabajo como tal: el ordenador deja de ser un anclaje físico para ser una ventana, y todos tenemos ya una pléyade de dispositivos, desde portátiles a smartphones, pasando por tablets en los más variadas configuraciones: plantearse extraer valor a ese ecosistema no es ya una cuestión de capricho, sino de adaptación al entorno.

Además, va a traer consigo un cambio fundamental en la manera en la que entendemos el trabajo, alejado finalmente de aquellas connotaciones procedentes de la revolución industrial de “número de horas en un lugar determinado”, una reconversión que requerirá un fuerte cambio cultural, pero que resulta cada día más fundamental emprender lo antes posible.

La nube supone un cambio importantísimo en el modelo de computación que hemos vivido durante las últimas décadas. Entenderlo y abrazarlo no es ya una opción: es, como ya hemos dicho, una necesidad. Si no te lo has planteado todavía seriamente, empieza a hacerlo.