Hazte estas cinco preguntas antes de elegir un software de contabilidad

Elegir el software de contabilidad adecuado para un negocio o empresa, puede ser tan determinante que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

• Antes de elegir un software de contabilidad debes hacerte algunas preguntas.
• Asegúrate que eliges un proveedor de software contable solvente y con potencial de crecimiento. 

Contenido del post

1. ¿Se actualizará y mejorará el software de contabilidad en los próximos años?
2. ¿Pueden las personas adecuadas acceder a la información que necesitan?
3. ¿Seguirá el ritmo de la tecnología del futuro?
4. ¿Me facilitará el software contable el cumplimiento normativo?
5. ¿Qué informes y paneles tendrás disponibles desde el principio?

El amplio abanico de programas de contabilidad existente en el mercado, con precios y prestaciones muy dispares, implica tener que realizar una profunda reflexión antes de formalizar la elección de un software de contabilidad.

Incorporar el mejor software de contabilidad a tu empresa te permitirá, entre otras cosas, gestionar casi sin esfuerzo tu flujo de caja, conocer el estado financiero de tu negocio en todo momento y llevar a cabo un seguimiento de tus facturas pendientes de cobro.

Para que puedas reflexionar antes de elegir un software contable, te dejamos algunas preguntas que puedes hacerte, para ayudarte a tomar la decisión.

1) ¿Se actualizará y mejorará el software de contabilidad en los próximos años?

Un buen programa de contabilidad debe tener detrás a un gran equipo y a una empresa sólida.

Si adquirimos un software barato, pero no se actualiza o introduce mejoras, tendremos que cambiarlo en un futuro próximo, realizando una migración a otro programa de contabilidad.

Plantéate dónde va a estar tu proveedor de software en los próximos años y analiza la solvencia de su empresa, ya que si adquieres un software contable y la empresa cierra en pocos años, tendrás un problema importante.

Un buen software de contabilidad crecerá contigo, con paquetes adicionales del mismo proveedor de software que entrarán en juego a medida que tu empresa tenga nuevas necesidades, por ejemplo, añadir un CRM a tu software contable.

En este sentido, Sage y ForceManager han hecho un acuerdo para incluir un add-on de CRM al producto Sage 50. Han incorporado también una nueva funcionalidad que permite conectar Sage 50 con Sage Despachos Connected, facilitando la conexión entre el cliente y su despacho de asesores.

¡COMPARTE! Antes de elegir un software de contabilidad, hazte las preguntas clave. ¡No te arrepentirás! ¡Sage 50 te ofrece todas las ventajas y más!

2) ¿Pueden las personas adecuadas acceder a la información que necesitan?

En una empresa moderna y con visión de futuro, los datos financieros se comparten con los que los necesitan, y se hace de forma instantánea. Por ejemplo, es posible que un equipo de ventas tenga acceso a un panel con determinados datos financieros, que les servirán de ayuda en su trabajo.

La capacidad de crear paneles o informes personalizados es una necesidad, al igual que la capacidad de compartirlos con facilidad con las partes interesadas clave.

El mejor software de contabilidad y finanzas adopta un enfoque democrático con respecto a los datos financieros. Evidentemente, no se deben compartir todos los datos, pero permitir que las personas adecuadas conozcan la información pertinente puede suponer una auténtica revolución para un negocio.

Antes de adquirir tu software, puedes responder a las siguientes preguntas:

• ¿Está mi software de contabilidad diseñado solo para profesionales de las finanzas, o está pensado para toda la empresa?
• ¿Se pueden compartir datos clave con aquellos que lo necesiten dentro del negocio de forma sencilla?

3) ¿Seguirá el ritmo de la tecnología del futuro?

Con el uso de la inteligencia artificial (IA), tan solo estamos en la primera fase de una evolución, que implica el poder facilitar a los empresarios la información contable que necesitan de un modo que les permita usarla y comprenderla, para así mejorar la toma de decisiones.

Otra tecnología prometedora desde la perspectiva de la contabilidad es el blockchain.

Además, debe ser accesible desde cualquier dispositivo móvil y estar instalado en la nube, tal y como funciona Sage 50.

La elección del software de contabilidad correcto puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu negocio.

Asegúrate de considerar la actualización y mejora futura del software, la accesibilidad de la información, la adaptabilidad a la tecnología del futuro, el cumplimiento normativo y los informes disponibles.

4) ¿Me facilitará el software contable el cumplimiento normativo?

Adam Prince es vicepresidente de gestión de productos, cumplimiento y migración en Sage. Concretamente, en relación con el software de contabilidad, comenta: “Nunca ha sido tan importante cumplir las normativas”.

“Los impuestos, la legislación laboral, la protección de los datos y otros aspectos deben ser prioritarios para cualquier empresario, sin importar el tamaño del negocio, y todos ellos se ven empujados por el ritmo de la digitalización”.

“Pero el software adecuado te ayuda a hacer las cosas bien, sin estrés y sin tener que preocuparte por todos los detalles”.

Nadie dijo que hacer negocios fuera sencillo, en especial si eres un nuevo empresario. Los requisitos legales que debes cumplir se acumulan, pero si no cumples en tiempo y forma con tus obligaciones mercantiles y fiscales tendrás contados los días de tu negocio.

Además, es fundamental que tu software contable te permita mantener tus datos seguros para no infringir las leyes de protección de datos o arriesgarte a perderlos.

5) ¿Qué informes y paneles tendrás disponibles desde el principio?

El panel de control de un software de contabilidad tiene como objetivo proporcionarte la información clave que necesitas de un vistazo. El mejor software incluye al menos un panel de control para facilitar la gestión de tu negocio. En vez de tener que generar un informe cada vez que quieras ver determinados datos, basta con echar un vistazo al panel de control para visualizar información en tiempo real, tal y como sucede con el panel de control de Sage 50.

Poder ver los datos de esta forma significa que puedes reaccionar ante ellos y realizar un verdadero seguimiento de las tendencias y avances, o evitar un problema antes de que se produzca.

Sin embargo, la información de la contabilidad no es la única que puede aparecer en un panel de control, ya que tu programa de contabilidad debería permitirte configurar paneles de control personalizados, que puedan ser de utilidad a otros departamentos de la empresa.  

Por lo tanto, la capacidad del software de permitirte ir más allá del panel básico se convierte en una necesidad. Y ese tipo de funciones solo las incluye el mejor software de contabilidad.

Elegir el software adecuado es más que elegir un programa para llevar la contabilidad de tu empresa, ya que te facilitará el cumplimiento de los objetivos de tu negocio.

El software idóneo apoyará a tu empresa a medida que crezca y te preparará para los desafíos futuros. Tomar la decisión adecuada puede requerir un esfuerzo adicional, pero procrastinar un cambio de software que garantice el futuro de tu empresa puede tener un coste inasumible a largo plazo.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.