Fecha de vencimiento en facturas: Importancia y gestión

Te contamos los detalles más importantes que debes retener sobre la fecha de vencimiento de las facturas. Descubre cómo afecta a tus procesos y qué aspectos debes vigilar y gestionar de forma ordenada.

• Aunque no es obligatorio, sí es recomendable que aparezca la fecha de vencimiento en la factura.
• Existe una normativa antimorosidad en operaciones comerciales que limita el plazo de vencimiento a un máximo de 60 días.

La fecha de vencimiento de las facturas es un detalle de gran importancia. Unas veces viene casi marcado por la costumbre, otras lo fija una negociación; pero siempre es un momento señalado en la relación entre proveedor y cliente.

La fecha de vencimiento de las facturas es muy importante. ¡Toma nota de todo aquello en lo que debes fijarte para que no se te pase!

Por tanto, es necesario comprenderla para afrontar algunos de los hitos más relevantes tanto en los procesos internos como en la relación con terceros. Lo primero es ponerla en contexto con un calendario extenso de fechas que pueden influir en tus facturas.

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Fechas importantes: fechas de vencimiento de facturas

Estas son las principales fechas que influyen en la presentación de las facturas: 

• Fecha de realización de la operación: momento en que se entiende entregado el bien o prestado el servicio.
• Fecha de devengo del IVA: aquella en la que surge la obligación de pago del impuesto. Suele coincidir con la fecha de realización de la operación. La principal excepción son los pagos anticipados, que anticipan también el devengo.
• Fechas de envío y recepción: utilizadas cuando se produce una operación con obligaciones de transporte por parte del proveedor.
• Fecha de liquidación: aquella en la que se determina cuál es el importe que deberá pagarse.
• Fecha de vencimiento: la señalada para la realización del pago.
• Fecha de pago: puede coincidir con la de vencimiento, anticiparse o demorarse. Desde el punto de vista del IVA, se considera que un pago es anticipado cuando se produce antes de la realización del hecho imponible. En el sentido comercial, puede considerarse anticipado un pago que se produce antes del vencimiento o que se acuerda antes de lo acostumbrado.
• Fecha de expedición de la factura: la de emisión de la factura. Normalmente, coincidirá con la de realización de la operación. En todo caso, cuando el destinatario es un empresario o profesional, dispones hasta el día 16 del mes siguiente al del devengo del IVA.
• Fechas de envío y recepción: lo normal es que se hagan de forma simultánea a la expedición. En todo caso, cuando se envían por un medio de comunicación que no sea instantáneo, puede haber un lapso de tiempo entre el envío y la recepción.
• Fecha de devengo contable: momento en el que corresponde registrar la operación en tus libros y reflejarla en tus cuentas. Suele seguirse la fecha en la que se ha producido la corriente real de bienes o servicios.

La importancia de la fecha de vencimiento de la factura

En el contexto del conjunto de fechas que afectan a las facturas, la de vencimiento tiene muchas implicaciones:

• En general, sirve de referencia en las previsiones de tesorería. Permite pensar que puede producirse una entrada o salida de dinero en torno al día marcado. También es importante estudiar los patrones que hacen que el desembolso no tenga lugar en la fecha prevista para el análisis de la morosidad.
• Sirve para poder calcular los intereses de demora. En operaciones comerciales, según la Ley 3/2004, deben devengarse si no se ha pagado al vencimiento siempre que el proveedor haya cumplido y el deudor no pueda probar que no es responsable del retraso. No es necesario, ni siquiera, aviso o intimación alguna. Y el tipo aplicado sería el pactado en contrato o, en su defecto, un 8 % más que el aplicado por el Banco Central Europeo a su más reciente operación principal de financiación efectuada antes del primer día del semestre natural de que se trate.
• En las operaciones comerciales, la Ley 3/2004 permite cierta libertad en la fijación de la fecha de vencimiento de la factura. No obstante, existen límites. No deben superarse los 60 días de plazo de pago. 

La fecha de vencimiento de la factura es un punto de referencia para la tesorería y las operaciones comerciales.

Qué dice el reglamento sobre la fecha de vencimiento de las facturas

El reglamento de facturación guarda silencio sobre la fecha de vencimiento de las facturas. No lo incluye dentro del contenido obligatorio (artículos 6 para las normales y 7 para las simplificadas). Sin embargo, sí dice que, además de lo obligatorio, puedes incluir cualesquiera otras menciones. 

Por tanto, conviene que esta mención haya sido acordada entre proveedor y cliente. En última instancia, es el emisor quien decide qué es lo aparece en la factura, pero debería recoger lo que se ha acordado en el contrato. 

En ese sentido, recuerda que en España puede contratarse incluso de palabra. De hecho, es algo muy recurrente en algunos sectores, como el comercio al por menor. En una tienda, es menos frecuente que ambas partes firmen un papel escrito o un documento electrónico con los detalles del contrato. En todo caso, si redactáis un contrato por escrito, lo ideal es que aparezca en él la fecha o fechas de vencimiento y estas se reflejen en la factura.

Cómo gestionar las fechas de vencimiento

Lo ideal es que cuentes con una herramienta informática que, como Sage 50, te ayude a verificar varios aspectos:

• Debes tener un buen control de las entradas y salidas de existencias de tus inventarios, del momento de las prestaciones o percepciones de servicios y de las fechas en las que se producen las entregas de elementos del inmovilizado. Es usual que el vencimiento de la deuda se fije con referencia a estas.
• Conviene contar con una herramienta que combine facturación y contabilidad. Es la manera de automatizar parte del proceso. Además, es interesante que cuente con alarmas que te puedan avisar de las acciones posteriores de reclamación y de la posible necesidad de reflejar un deterioro del crédito, si fuese el caso.
• También es fundamental contar con una buena comunicación bancaria para poder comprobar si el crédito vencido ha sido o no pagado.
• Con la progresiva implantación de los estados de factura en la facturación electrónica en relaciones B2B, también deberás estar atento a este aspecto. El destinatario deberá, por lo menos, indicar qué ha pasado con la factura: si la acepta o rechaza y si está o no pagada por completo.
• Conviene, además, establecer protocolos de cobro que tomen como referencia la fecha de vencimiento de la factura. Y, tanto con los pagos como con los cobros, también debe organizarse el acomodo de la tesorería a lo que vaya pasando la fecha límite.

En resumen, hay unos ciclos comerciales, de tesorería y facturación que, en parte, dependen de la fecha de vencimiento de las facturas. Lo esencial es que estés organizado para dar fluidez a tus procesos.