Facturación electrónica y software de doble uso, hacia un nuevo escenario

En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, abordo los profundos cambios que la Ley Antifraude trae al panorama empresarial, impactando tanto a las asesorías y despachos profesionales como a las pymes.

• Si eres una asesoría o despacho profesional, te ayudo a entender cómo guiar a tus clientes en esta transición, asegurándote de que tu propio software esté adaptado a las nuevas normativas.
• Si eres una pyme, te explico cómo estas regulaciones impactan en tu día a día y cómo implementar los cambios necesarios para mantener tu negocio en cumplimiento y prosperar.

Cuando escucho hablar sobre facturación electrónica y software que no permita el doble uso, entiendo que, para muchos, tanto en las pymes como en asesorías, puede parecer un cambio abrumador. Sin embargo, lejos de ser una amenaza, este cambio es una gran oportunidad para modernizar procesos y añadir valor al servicio que ofrecemos a nuestros clientes. Existe mucha confusión en la materia y en el presente artículo, quiero aclarar las normativas actuales y compartir contigo cómo adaptarnos a este nuevo escenario.

¡COMPARTE! La Ley Antifraude y la facturación electrónica están transformando la gestión empresarial. Descubre cómo adaptarte y convertir los retos en oportunidades.

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Contexto normativo: Ley de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal

En julio de 2021, mientras muchas empresas y asesorías gestionábamos campañas fiscales, apareció la Ley de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, que lleva aparejados importantes y variados cambios normativos, como:

• La modificación del límite de pagos en efectivo de 2.500€ a 1.000€. 
• Adicional a esta, la buena noticia del beneficio que desde entonces supone la presentación de declaraciones extemporáneas (declaraciones fuera de plazo sin requerimiento previo por parte de la Administración Tributaria), con una importante rebaja en el porcentaje de recargos con respecto a la norma anterior. 
• A su vez, la inclusión de una modificación en un artículo de la Ley General Tributaria que indicaba la obligación a productores, comercializadores y usuarios de programas y sistemas de facturación a cumplir determinadas especificidades técnicas. En síntesis, todo sujeto obligado a facturar debe tener un programa de facturación que debe guardar trazabilidad de toda operación realizada y los datos deben ser inalterables. 

Estos cambios no solo requieren adaptación tecnológica, sino también una nueva mentalidad en cómo abordamos la facturación, tanto en las pymes como en el trabajo diario de asesorías y despachos.

Verifactu: Una herramienta clave

El Reglamento de Desarrollo ve la luz en diciembre de 2023, tras múltiples trámites de audiencia pública. A este Reglamento se le conoce comúnmente como Verifactu. Y, adicional a recoger todos los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación electrónica utilizados por empresarios o profesionales, impone las obligaciones para productores, comercializadores, desarrolladores y fabricantes, que son quienes certificarán a los usuarios, que su programa se ajusta a lo establecido en la normativa. 

Tiene un doble objetivo:

• por un lado, evitar software de doble uso, 
• y, por otro lado, establecer un control fiscal. 

Una Ley impone una obligación, un Reglamento debe matizar cómo se cumple con esa obligación. 

Qué es lo esencial del Reglamento

Las líneas esenciales del Reglamento se simplifican en lo siguiente:

1. No se altera el Reglamento de Facturación vigente desde el año 2012.
2. Toda factura deberá tener un código identificativo alfanumérico conocido como Hash.
3. La factura deberá llevar de forma implícita un código QR.
4. Se deberá elegir entre dos posibilidades: Verifactu o sistema ordinario. 
5. Vocación de universalidad, siendo todas las facturas homogéneas. 
6. Asegurar que se cumplen los requisitos legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. 
7. Regular los requisitos de seguridad de cara a evitar la existencia de utilidades digitales que pretendan la defraudación tributaria. 
8. Garantizar que los sistemas utilizados serán capaces de remitir los registros de forma automatizada. 
9. Finalmente, expresa cómo debe ser la declaración responsable emitida por el fabricante o desarrollador que debemos tener en posesión para garantizar que nuestro software cumple los requisitos normativos y no permite el doble uso.

Verifactu, ¿sí o no?

Dependiendo de la opción elegida, se tendrán más obligaciones o menos. Si optamos por Verifactu, remitiremos a la Administración Tributaria Estatal los registros de facturas emitidas en tiempo real, permitiendo así la cesión a la propia Administración de la responsabilidad de guardar los registros y no ser pedidos vía requerimiento al contar ya con los mismos. 

Si optamos en cambio por el sistema ordinario, tendremos obligaciones adicionales como: 

• firma electrónica de las facturas emitidas, 
• conservación de los registros garantizando su inalterabilidad 
• y guardar un registro de eventos. 

Este segundo sistema se aproxima al actual, donde a requerimiento de la Administración Tributaria, aportamos la información solicitada en el formato que se exige. El matiz radica en que la obligación de salvaguardar la información recae en el empresario o profesional, el asesor fiscal y la empresa suministradora del programa de software, alguno de estos entes quizá no quiera asumir esa responsabilidad. 

Calendario de implementación

El Reglamento establecía el 1 de julio de 2025 como la fecha en la cual todos los empresarios o profesionales obligados a facturar tendrían que tener sus softwares adaptados. Sin embargo, estaba vinculado a que tras la Orden Ministerial que regulaba lo comentado anteriormente, los productores y comercializadores tendrían un plazo de 9 meses para adaptarse. 

Ese plazo no pudo cumplirse, por lo que se espera nuevo Reglamento o Real Decreto que modifique esa fecha. Teniendo previsto tras borrador de documento en trámite de audiencia pública que este plazo se amplie al 1 de enero 2026 para contribuyentes que tributen por Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2026 para el resto.

Esto otorga más tiempo para que las pymes planifiquen sus actualizaciones y para que las asesorías se preparen para apoyar a sus clientes en esta transición.

El sistema Verifactu permite a los destinatarios de la factura la posibilidad de verificar a través del QR contrastar las facturas recibidas en el sistema de la AEAT

Facturación electrónica: Expansión al entorno B2B

En cuanto a la facturación electrónica, su obligatoriedad nace con la Ley Crea y Crece de septiembre 2022, con otras modificaciones normativas como la posibilidad de creaciones de sociedades por 1€ o medidas para evitar el control de la morosidad. Sin embargo, se carece de reglamento de desarrollo. 

La obligación de la facturación electrónica no es algo novedoso, ya que se viene realizando entre empresarios o profesionales con administraciones públicas desde hace años. Simplemente se extiende la obligatoriedad al entorno business to business (B2B), es decir, empresarios o profesionales con empresarios o profesionales. La norma indica que su entrada en vigor se producirá al año de la publicación del Reglamento de desarrollo para empresas que facturen más de 8 millones de euros y de dos años para el resto.    

Los cambios normativos afectan a todos, desde las pequeñas pymes hasta los despachos profesionales más grandes. Este es el momento de actuar: de formar e informar a los equipos, de revisar sistemas y procesos, y de anticiparnos a las necesidades del mercado.

Para las asesorías, estos cambios representan una oportunidad de fortalecer su rol como aliados estratégicos de las pymes. Para las pymes, es el impulso necesario para avanzar hacia la digitalización y mejorar la competitividad.