Mejora la gestión de documentos empresariales: Estrategias para una administración efectiva

En este artículo repasamos distintas estrategias para lograr una administración efectiva de documentos en tu empresa.

• Te dejamos algunos consejos para que puedas realizar una gestión documental efectiva.
• Conoce los motivos por los que es tan importante la administración efectiva en tu empresa.

La gestión de los documentos que sirven de soporte para llevar la contabilidad es fundamental para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector.

Los documentos empresariales contienen importante información. Puede ser necesario consultar esta información internamente o aportar a usuarios externos, como entidades financieras o a la Agencia Tributaria.

Si trabajas de contable recibirás todo tipo de documentos en formato papel o electrónico. Por ello, es importante que cuentes con un sistema de gestión documental eficaz. Este te permitirá organizar, almacenar y recuperar tus documentos de forma rápida y sencilla. La administración efectiva es primordial.

Entre los documentos que puede tener que gestionar un contable se encuentran: contratos, facturas, órdenes de compra, recibos bancarios, etc.

¡TUITÉALO! Gestiona con eficacia los documentos empresariales. Pon en práctica las estrategias para una administración efectiva.

¿Por qué es importante realizar una administración efectiva?

Theodore Roosevelt dijo una vez la célebre frase “con autodisciplina y orden, casi todo es posible”. Estas son dos de las principales virtudes que debe tener un contable.

El orden en la gestión documental es tan importante por los siguientes motivos:

• Cumplimiento normativo: El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio. Los conservarán ordenados durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Este plazo no coincide con los 4 años de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la liquidación. Por lo tanto, puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito. Si es el caso, el empresario deberá conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.

Debe tenerse en cuenta que las comprobaciones e investigaciones podrán extenderse a ejercicios prescritos cuando los hechos surtan efectos fiscales en períodos no prescritos (art. 115 LGT). En el caso de la compensación o deducción de determinados créditos fiscales, funciona de diferente forma. La Administración dispondrá de 10 años para comprobar la procedencia de la compensación o deducción originada (art. 66 bis.2 LGT).

Una administración efectiva y bien organizada facilita la recuperación de información necesaria para auditorías e inspecciones fiscales.

• Toma de decisiones informadas: La disponibilidad de información financiera actualizada y precisa es esencial para tomar decisiones estratégicas.

• Ahorro de tiempo y recursos: Un sistema de gestión de documentos bien implementado ahorra tiempo y lo libera para tareas de un mayor valor añadido.

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Consejos para realizar una administración efectiva de documentos

• Establece un sistema de clasificación: Esto permitirá organizar los documentos de forma lógica, facilitar su búsqueda y recuperación.

Toma en cuenta estos criterios generales:

• Tipo de documento: facturas, contratos, órdenes de compra, recibos, etc.
  • Fecha: mes, año, etc.
  • Cliente o proveedor: se suele utilizar el nombre.
  • Proyecto o departamento: nombre, número de proyecto, etc.

• Digitaliza los documentos: La digitalización de los documentos es una forma eficaz de optimizar su gestión. Esto facilitará su búsqueda, almacenamiento y recuperación.

La digitalización de los documentos puede ayudar a reducir el espacio de almacenamiento físico y mejorar la seguridad de los datos.

• Utiliza un software de gestión documental: Te puede ayudar a automatizar las tareas de clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos.

• Establece políticas de archivo y conservación: Estas definirán la forma en que se deben archivar los documentos y el tiempo que estos se deben conservar.

Estas políticas deben cumplir con lo relativo al Reglamento General de Protección de datos (RGPD).

• Forma al personal: Esto te ayudará a garantizar que los documentos se gestionen de forma correcta y eficiente.

• Establece controles de acceso: Limita el acceso a documentos financieros sensibles solo al personal autorizado.

• Realiza copias de seguridad de tu sistema de archivos electrónico: Establece un plan de recuperación de datos en caso de fallo del sistema.

Por lo tanto, una administración efectiva te permitirá ahorrar tiempo y recursos y será un factor determinante para el éxito de tu negocio. Y recuerda que soluciones como Sage Active te pueden ayudar a mejorar la gestión de documentos empresariales con funcionalidades que permiten automatizar tareas, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.