Eficacia, productividad, eficiencia, ¿sabes distinguir estos conceptos?

En un entorno empresarial dinámico, los conceptos de eficacia, eficiencia y productividad son cruciales para el éxito de cualquier organización.

• Aprende a distinguir y manejar los conceptos de eficacia, eficiencia y productividad, términos cercanos pero que no significan lo mismo.
• Con un enfoque práctico, en este artículo podrás explorar la importancia de aplicar correctamente estos conceptos en el ámbito profesional.

Eficiencia, eficacia y productividad son conceptos relacionados. Sin embargo, en absoluto son equivalentes y conviene no confundirlos. Corres el riesgo de emplear un término incorrecto o de no comprender lo que se nos explica.

Estos conceptos son muy importantes porque te hablan de algunos objetivos de la vida empresarial. Lo podemos entender mejor con el ejemplo de una asesorías o despacho profesional. En cierto modo, sirven de traducción a términos más concretos del éxito y el fracaso.

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¿Qué significa la eficacia?

El propio nombre de este término ya es muy indicativo, ya que deriva de la palabra efecto. Lógicamente, es eficaz aquella acción o proyecto cuyo resultado es el deseado o esperado.

La eficacia desde un punto de vista técnico

Técnicamente, los procesos son eficaces cuando a su fin se produce el resultado previsto. Por ejemplo, una contabilidad, teóricamente, podría llevarse de muchas formas. Nos podemos imaginar el contable con manguitos que lleva la contabilidad a mano y en papel. También podría hacerse con un programa informático instalado en un ordenador. Y nos podríamos decantar por llevarla con una solución en la nube.

Si nuestro objetivo es llevar un libro diario, mantener libros auxiliares y formular unas cuentas anuales, cualquiera de las opciones es eficaz. Las tres alternativas producen ese resultado final.

Sin embargo, que las tres opciones sean eficaces no significa que sean equivalentes. No solamente te interesan los resultados finales del proceso, sino también los medios empleados.

De hecho, el ejemplo de la llevanza de una contabilidad conforme a las normas es muy ilustrativo de la importancia del entorno. En este caso, es la ley antifraude la que te marca unos medios concretos para organizar tus cuentas con sistemas electrónicos o informáticos. Solo con ellos, alcanzarás tus objetivos.

La ley, los contratos, las condiciones del mercado o la estructura interna son ejemplos de restricciones del entorno que pueden hacer que para alcanzar tus objetivos necesites hacerlo por unos caminos determinados.

La eficacia, la planificación y el control

La planificación exige diseñar programas de actuación, concretar objetivos y realizar previsiones. La eficacia implica que los objetivos se van cumpliendo.

En ese punto, es donde mejor podemos comprender la relación entre eficacia y eficiencia. Ningún plan puede entenderse cumplido únicamente en función de los resultados alcanzados. Ha de hacerlo con los recursos previstos o incluso menos. De lo contrario, será necesario modificarlo para incluir más recursos o deberemos renunciar a lo que nos proponíamos.

Por ejemplo, si un contable tiene diseñado su trabajo para poder llevar las cuentas de un determinado número de clientes, sus planes habrán fallado si acaba necesitando personal de refuerzo no previsto inicialmente para poder cumplir con sus encargos. No habrá sido eficaz.

Si, por el contrario, sí alcanza el nivel previsto de actividad, sus planes habrán sido eficaces. Sin embargo, ello no garantiza que hayan sido eficientes, ya que para ello no solamente lo debería haber lograrlo con los recursos previstos, sino que éstos deberían ser los mínimos necesarios.

¿Qué implica la eficiencia?

La eficiencia requiere, en primer lugar, ser eficaz. Si no se logran los resultados pretendidos, no existe eficiencia. Pero, además, exige que se produzca el mínimo empleo de recursos.

La eficiencia desde un punto de vista técnico

Técnicamente, se es eficiente cuando no existen recursos sobrantes. Por ejemplo, si un despacho contable puede ofrecer el mismo nivel de servicio con un trabajador menos y empleando las mismas cantidades de otros recursos, no estará siendo técnicamente eficiente.

La eficiencia económica

La eficiencia económica va un paso más allá de la técnica. Generalmente, se puede producir de muchas formas. Por ejemplo, es posible que la realización de determinadas inversiones haga necesario emplear menos trabajadores para alcanzar la misma producción.

De todas las formas técnicamente eficientes, la más barata será eficiente económicamente. Habrá una para cada posible nivel de producción, dados los precios de los recursos necesarios para producir.

Las ganancias de eficiencia

Una ganancia de eficiencia implica lograr algo que, con los mismos recursos, antes no era posible. Por ejemplo, gracias a mejoras técnicas y al enfoque colaborativo, un contable puede conseguir llevar las cuentas de más empresas sin realizar más inversiones, ni contratar más personal y sin necesitar más recursos de ningún otro tipo.

Las ganancias de eficiencia pueden tener diversas fuentes, entre otras:

• Nuevas técnicas para producir.
• Mejora del capital humano de la empresa.
• Cambios organizativos.
• Un entorno más favorable.
• Incorporación de tecnologías de nueva generación.

Las tecnologías colaborativas en la nube son un factor que ha propiciado ganancias de eficiencia en muchos sectores, entre ellos las asesorías y despachos profesionales.

La medición de la eficiencia

No existe una unidad de medida de la eficiencia. No podemos decir algo así como “nuestra empresa ha sido 0,6 eficiente”. Sin embargo, sí podemos evaluar si se producen despilfarros de recursos.

En general, toda empresa puede tener ineficiencias. Se podría lograr más con menos. Sin embargo, hay que analizar con precaución cada una de las fuentes de derroche. Con cierta frecuencia, lo que parece un mal empleo de los recursos, simplemente es una práctica necesaria para poder hacer compatibles distintos objetivos.

Un ejemplo lo tenemos con el tiempo. Muchas actividades pueden parecer, a primera vista, innecesarias. Podríamos alcanzar la misma producción sin realizarlas. Sin embargo, no es raro que se efectúen por otros motivos como razones de relaciones públicas, atención al cliente, mejora del ambiente laboral, etc. Por tanto, la perspectiva de ese análisis debe ser global, teniendo en cuenta el conjunto de la empresa.

La relación y las diferencias entre eficiencia y eficacia

Como ves, la eficacia es un requisito para la eficiencia, pero no el único. Además, es necesario emplear los mínimos recursos posibles. Por tanto, todo lo eficiente ha de ser eficaz, pero no todo lo eficaz es necesariamente eficiente.

También tienen mucho que ver la forma en la que se analiza la eficacia y la eficiencia. Exigen respuestas de sí o no. En cada aspecto que analizamos, se es o no eficiente o eficaz, lo cual no es siempre sencillo de determinar.

Lo que sucede es que ese análisis, con frecuencia, incluye muchos aspectos, de manera que puedas, en cierto modo, graduar la eficacia o la eficiencia alcanzada. Por ejemplo, si pretendemos alcanzar un objetivo todos los días, diremos que somos más eficaces si lo logramos el 99% que si lo hacemos el 90% de las jornadas.

No obstante, al analizar la eficacia y la eficiencia no debemos perder de vista un aspecto cualitativo. En el ejemplo anterior, aunque solamente fallemos uno de cada cien días, si lo hacemos en la jornada clave, los perjuicios pueden ser mucho peores que si lo hacemos en un 10% de menor importancia para la empresa.

La aproximación a la eficiencia de una empresa o despacho exige un análisis minucioso de su realidad.

De ahí que te importe saber ya no solamente en qué fallas o cuando empleas más recursos de los necesarios, sino el impacto de esas disfunciones. Es decir, cuánto pierdes y en qué varía la empresa por ello.

¿Qué representa la productividad?

La productividad relaciona la producción alcanzada con los recursos empleados. A diferencia de la eficiencia o la eficacia, puede medirse en unidades físicas o monetarias. Por ejemplo, hablarás de tantas unidades por trabajador o por máquina.

Cuando la mides en unidades monetarias, lo que estás analizando, en realidad, es el valor de la productividad. Es decir, los recursos se emplean para producir, pero más tarde se alcanzan unos ingresos por las ventas. Por lo tanto, el precio cobrado por cada una de esas unidades físicas también influye en el valor de la productividad.

Por ejemplo, una asesoría suele necesitar prestar servicios de mayor valor para sus clientes. Gracias a la técnica y las nuevas formas de organizarse es posible incrementar la actividad con menos recursos. Sin embargo, eso se traduce un precio más reducido que hace los servicios tradicionales más accesibles al cliente. El despacho necesita, por tanto, utilizar las nuevas herramientas para hacer más valiosa su producción, como:

• Abarcar nuevos ámbitos de trabajo complementarios de los anteriores.
• Introducir cambios en los flujos de información que faciliten la toma de decisiones.
• Incorporar verificaciones adicionales que visibilicen el buen desarrollo de los procesos.
• Hacer compatibles los servicios con los de otros proveedores de asesoramiento empresarial.

Tipos de productividad

Para cada recurso productivo existirá una productividad. Hablamos de productividad laboral, de productividad del capital, etc.

Por otro lado, existen diversas formas de valorar la productividad en función del recurso que analicemos. Así, por ejemplo, te puede interesar uno concreto. Por ejemplo, quieres saber cuánto produce un trabajador determinado que tenemos en plantilla.

Otra opción es analizar la productividad media de una determinada clase de recursos. Por ejemplo, tomas toda la producción y la divides entre la plantilla total de una empresa o sección.

Y también puedes extraer muchas enseñanzas del análisis de la productividad marginal. Se trata de un término utilizado por la teoría económica. Se refiere a la producción que añade el empleo de una unidad adicional de un recurso.

La medición de la productividad

Dividir la producción alcanzada entre el número de unidades del recurso empleadas puede ser sencillo. Y es útil en muchas circunstancias, como:

• Realizar comparaciones entre diversas secciones de tu despacho o de las empresas para las que trabajas.
• Valorar cómo varía el rendimiento en diferentes momentos.
• Trazar objetivos.
• Analizar la repercusión de la actividad de los diferentes recursos en los costes.

Sin embargo, esa medición se complica cuando tratamos otros aspectos de enorme interés como, por ejemplo:

• ¿Qué producción añade un trabajador concreto?
• ¿Rinde lo máximo posible un determinado recurso?

En general, es imposible medir con exactitud la productividad de cada trabajador. Necesitaríamos dos empresas iguales, una con esa persona y otra sin ella. Suele estar muy influida por aspectos del entorno. Por ejemplo, un contable será más productivo si tiene compañeros muy competentes, con los que se conjunta bien y está rodeado de los medios más adecuados. No es fácil distinguir lo que es mérito personal de lo que es un éxito de equipo.

Otro punto oscuro en la medición de la productividad es la que se podría alcanzar potencialmente. Eso es especialmente importante en la gestión de los recursos humanos. No es sencillo saber hasta qué punto un trabajador concreto (o tan siquiera un equipo humano) podría producir más.

La relación y diferencias entre productividad y eficacia

La eficacia se determina por la consecución de logros. Para alcanzarlos, deberemos buscar que los recursos se empleen de la forma más productiva posible.

Por otro lado, el propio diseño de los objetivos pretendidos requiere reflexionar sobre la productividad. Si los recursos empleados no van a ser capaces de rendir de la forma planeada, seguramente seremos ineficaces.

Sin embargo, a pesar de la relación entre ambos conceptos, son términos muy diferentes. Se puede ser eficaz pero improductivo. Por ejemplo, se pueden alcanzar los resultados pretendidos con un empleo exagerado de recursos.

La relación y diferencias entre productividad y eficiencia

Ambas relacionan producción y recursos empleados. Sin embargo, lo hacen de forma diferente. La eficiencia implica destinar los recursos de la forma más productiva posible, pero no solamente. Exige, además, que se apliquen exclusivamente los más adecuados.

Por otro lado, la eficiencia es un atributo que los procesos pueden o no tener. Por su parte, la productividad es una magnitud que pretende describir la actividad de la empresa.

Es útil analizar las fuentes de ineficiencia en la empresa y ver cuál puede ser su impacto en la productividad. Puede haber recursos improductivos, mal empleados o insuficientemente aprovechados.

En conclusión, la eficacia, eficiencia y productividad son piezas clave en el rompecabezas del éxito empresarial. Al entender la importancia de no solo lograr objetivos, sino también de hacerlo de la manera más eficiente posible, podemos mejorar nuestras prácticas empresariales y mantenernos a la vanguardia en un entorno competitivo.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.