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Tipos de factura: ¿Proforma, ordinaria, electrónica o recibo? Diferencias y cuándo usarlas

Conoce las diferencias entre factura proforma, simplificada, ordinaria, electrónica y más. Aprende cuándo y cómo usar cada tipo en tu negocio.

¿Tienes dudas sobre qué tipo de factura usar en cada situación? Elegir el documento adecuado puede evitarte errores fiscales y mejorar tu gestión contable. A continuación, te explicamos las diferencias clave entre los distintos tipos de facturas y cuándo utilizar cada una.

• Identifica el documento fiscal correcto según el tipo de operación que realices.
• Evita errores contables y sanciones al conocer la validez de cada tipo de factura.

Cada tipo de factura tiene su singularidad y se deberá utilizar en unas características concretas, pero ¿sabes qué diferencia existe entre una factura simplificada, una factura proforma y una electrónica? ¿Qué tipo de documento debes utilizar en tu negocio y cuándo?

Hoy vamos a detallarte no solo los tipos de facturas que existen sino también cómo, para y por qué debes usar cada uno de ellos. ¡Presta atención!

Contenido del post

1. Factura simplificada: sustituta del recibo tradicional

Antes de 2013, el recibo o tique era el documento habitual para justificar el pago de productos o servicios. Desde entonces, fue reemplazado por la factura simplificada, un formato más estructurado pero con requisitos menores que la factura ordinaria.

Este tipo de factura puede ser emitido por autónomos y empresas que tributan en régimen de estimación objetiva y no están obligados a emitir una factura completa. Además, otros profesionales también pueden utilizarla, siempre que el importe de la operación no supere los 400 euros (IVA incluido).

Dato relevante: La factura simplificada no suele incluir los datos del comprador, salvo que el cliente los solicite expresamente.

2. Albarán: sin valor fiscal

El albarán es un documento habitual en la gestión logística de muchas empresas. Sirve como justificante de que una mercancía ha sido entregada al cliente, funcionando como comprobante de entrega.

Aunque es útil como documento de apoyo, no tiene validez fiscal ni sirve como justificante de pago. No obstante, debe conservarse cuando esté expresamente referenciado en una factura, ya que puede formar parte de una auditoría o inspección.

3. Factura ordinaria: documento legal de la transacción

La factura ordinaria es el documento fiscal por excelencia. Sirve para acreditar una operación comercial y justificar ingresos o gastos ante la administración tributaria. Es obligatoria para todos los autónomos y empresas que tributan en régimen de estimación directa.

Debe cumplir ciertos requisitos formales, como:

• Numeración correlativa y única.
• Inclusión de los datos fiscales del emisor y receptor.
• Fecha de emisión, concepto detallado y desglose de impuestos aplicables.

Este tipo de factura permite la deducción del IVA y es esencial para el control contable y fiscal de cualquier negocio.

4. Factura proforma: presupuesto sin efectos fiscales

La factura proforma es un documento informativo utilizado para presentar una oferta comercial previa a una venta. Aunque su formato es muy similar al de una factura ordinaria, no tiene validez fiscal ni contable.

Se usa con frecuencia en el comercio internacional o en operaciones donde el cliente necesita conocer los costes estimados antes de aceptar la transacción. Su finalidad es únicamente informativa.

Es fundamental que lleve claramente indicado que se trata de una factura proforma, para evitar confusiones con una factura real. También suele incluir un plazo de validez, tras el cual los precios podrían variar.

Dato relevante: Aunque no justifica un pago, sí puede utilizarse para documentar presupuestos o respaldar trámites aduaneros.

5. Factura electrónica: digital y válida solo con consentimiento

La factura electrónica tiene la misma validez legal y fiscal que una factura ordinaria, pero se emite y recibe exclusivamente por medios telemáticos o digitales.

Este tipo de factura es común en entornos empresariales digitalizados, y desde hace años es obligatoria para proveedores de la Administración Pública. Sin embargo, en el ámbito privado, solo puede utilizarse si el receptor la acepta expresamente.

Aunque ya no es obligatorio incluir una firma electrónica avanzada, su uso sigue siendo recomendable para garantizar la autenticidad e integridad del documento.

6. Factura recapitulativa: operaciones dentro de un mismo mes natural

Este tipo de factura se emite para agrupar varias operaciones realizadas con un mismo cliente durante un mes natural. De este modo, se resumen en un solo documento todas las facturas emitidas en ese periodo. La factura recapitulativa debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que correspondan las operaciones.

Para que tenga validez legal y fiscal, es necesario anular todas las facturas individuales incluidas en la recapitulativa y adjuntarlas como respaldo. Además, estas facturas anuladas deben conservarse durante un mínimo de cinco años, ya que pueden ser requeridas por la Agencia Tributaria en cualquier momento dentro de ese plazo.

7. Factura rectificativa: corrige errores de forma legal

La factura rectificativa se utiliza cuando se detecta un error en los datos del emisor o receptor, en el importe del producto o servicio, en el tipo impositivo aplicado o cuando faltan datos obligatorios. Este documento permite corregir de forma legal dichas equivocaciones.

Debe especificarse claramente que se trata de una factura rectificativa y señalar a qué factura original está corrigiendo.

Con estos conceptos claros, ya puedes determinar con precisión qué tipo de factura necesitas emitir según cada situación específica con tus clientes.

Entender los diferentes tipos de facturas y saber cuándo utilizar cada una es fundamental para garantizar la correcta gestión contable y fiscal de tu negocio. Ya sea que necesites emitir una factura ordinaria, recapitulativa o rectificativa, aplicar correctamente la normativa vigente te permitirá evitar errores, cumplir con Hacienda y transmitir una imagen profesional a tus clientes.

Mantente al día con tus obligaciones fiscales y asegúrate de que cada documento esté correctamente emitido, archivado y respaldado. Una buena facturación no solo es clave para la contabilidad, sino también para el crecimiento y la sostenibilidad de tu actividad.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.