Contabilidad básica

La guía definitiva de contabilidad básica para empresas

En el caso en que hayas decidido crear una empresa o tengas un negocio en marcha, necesitarás saber cómo gestionar las finanzas de tu negocio. Tener el control de tus finanzas es fundamental para mantener tu negocio vivo y activo. Por así decirlo, las finanzas son el corazón de tu empresa. Son vitales y complicadas a partes iguales.

Sin duda, esto puede hacer que, al principio, no resulte fácil tenerlas bajo control. ¿Qué es lo primero que hay que hacer en lo que respecta a la contabilidad para empresas? ¿Qué documentación necesitas? ¿Qué elementos debes supervisar y qué señales debes advertir para comprobar si estás haciendo bien las cosas? Aunque hay una gran cantidad de consejos disponibles en Internet, ¿cómo vas a encontrar el tiempo necesario para dar con los más relevantes para tu empresa?

¿Estás preparado? Empecemos.

1. Elige un tipo de negocio y regístralo
2. Abre una cuenta bancaria para tu empresa
3. Gestiona tu flujo de caja
4. Sigue de cerca los cobros atrasados
5. Ingresos y gastos
6. Gestión de impuestos para empresas
7. Estrategias para el crecimiento

1. Elige un tipo de negocio y regístralo

Si todavía no tienes una empresa y estás pensando en crearla, necesitarás decidir qué forma empresarial es la más adecuada para ti. Es importante decidir esto al principio del proceso, ya que será determinante para la estructura de tu pequeña empresa y muchos otros factores en el futuro.

La estructura de empresa adecuada para ti depende de muchos factores como el nivel de responsabilidad que estés dispuesto a aceptar. Existen varias opciones, cada una con sus ventajas e inconvenientes en lo relativo a impuestos, opciones de financiación, procedimientos administrativos y flexibilidad de las operaciones. Vamos a analizar las opciones más comunes.

Empresario individual (autónomo)

La primera opción para crear una empresa es establecerte como empresario individual o autónomo, pero en este caso tú eres responsable personalmente de las deudas de tu negocio. Basta con darte de alta en la Seguridad Social y en Hacienda. En el caso en que te des de alta como autónomo podrás proteger el nombre de tu empresa como un nombre comercial a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas.

Como autónomo también tienes algunas obligaciones contables. Tendrás que llevar:

• Un libro registro de facturas recibidas
• Un libro registro de bienes de inversión
• Un libro registro de gastos

Sociedad mercantil

Crear una sociedad mercantil (sociedad anónima o sociedad limitada, entre otras) es un poco más complejo que darse de alta como autónomo. Tendrás que seguir los siguientes pasos:

• Elegir un nombre para tu empresa.
• Solicitar una certificación negativa del nombre de la sociedad en el Registro Mercantil.
• Abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad.
• Redactar los estatutos sociales.
• Otorgar la Escritura Pública de Constitución ante Notario.
• Obtener el NIF.
• Darte de alta en el IAE.
• Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil.

Una vez registrado en el Registro Mercantil, el nombre de tu sociedad estará protegido y no podrá ser utilizado por otra empresa. Cuando la escritura de constitución de la sociedad se haya inscrito en el Registro Mercantil te la entregarán con un documento del Registro en el que se hacen constar los datos de inscripción.

Es habitual que los socios de una sociedad mercantil también trabajen en ella como administradores o empleados y obtengan una remuneración que puede estar compuesta por los beneficios obtenidos por la sociedad.

Las sociedades mercantiles pagan el impuesto de sociedades cuando sus beneficios superan un determinado umbral y se benefician de una serie de desgravaciones fiscales, exenciones y gastos deducibles. La gestión de los impuestos de las empresas es más compleja y muchos empresarios contratan a un experto contable y fiscal para asegurarse de cumplir sus obligaciones contables y fiscales.

Sociedad anónima y sociedad limitada

Las sociedades anónimas y las limitadas son las dos formas societarias más habituales de las empresas. Una sociedad anónima se diferencia de una sociedad limitada en que el capital mínimo es superior y en que el capital social está dividido en acciones y no en participaciones, entre otros aspectos.

Si eres socio de una sociedad anónima o limitada debes saber que:

• No responderás personalmente de las deudas sociales.
• Los socios pueden ser sociedades o personas físicas.
• Tendrás que pagar los impuestos que correspondan en base a los beneficios que obtengas.
• En el caso en que crees una sociedad limitada o anónima, tu patrimonio estará separado del de la sociedad y podrás obtener beneficios a través de la sociedad una vez descontados los impuestos y los gastos.
• Los Estatutos Sociales por los que se regirá la empresa tendrán el siguiente contenido mínimo:
  • Denominación de la sociedad, objeto social y NIF
  • Domicilio
  • Forma de administración (Administrador Único, Administradores solidarios o mancomunados, Consejo de Administración)
  • Capital social, clases de acciones (en la S.A.) o participaciones (en la S.L.) y restricciones a la transmisión de acciones o participaciones
  • Formas de deliberar y adoptar acuerdos
  • Fecha de inicio de operaciones
  • Fecha de cierre del ejercicio social
  • Derechos especiales de los socios fundadores

  Comunidad de bienes

  Si tu empresa va a estar compuesta por más de una persona y los trámites para constituir una sociedad te resultan demasiado complicados tienes la opción de constituir una comunidad de bienes.

  Una comunidad de bienes se crea cuando la propiedad de un bien o derecho pertenece proindiviso a varias personas y forma parte de la actividad empresarial que realizan en común.

  La responsabilidad en estos casos puede afectar a tu patrimonio personal.

  Proceso de constitución:

  • Firma de contrato privado por todos los comuneros En ese documento se expresan las aportaciones y el porcentaje de participación de cada comunero en la comunidad de bienes.
  • En el caso en que se aporten bienes inmuebles o derechos reales la constitución se realizará ante Notario en Escritura Pública.
  • Cada comunero debe darse de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
  • Se debe obtener un Número de Identificación Fiscal (NIF) en la Agencia Tributaria

2. Abre una cuenta bancaria para tu negocio

Además de los pasos anteriores relativos a las sociedades mercantiles, deberás abrir una cuenta bancaria a nombre de tu empresa antes de constituir la sociedad ante Notario. En esa cuenta tendrás que depositar el capital mínimo que corresponda según cada situación y cada tipo de sociedad. Ponte en contacto con tu banco para informarte de las comisiones que cobra y de las ofertas que tiene.

La cuenta bancaria te servirá más adelante, además, para recibir los pagos de tus clientes. Lo importante en ese sentido es que facilites el pago dando varias opciones a tus clientes, de forma que el cobro se produzca de forma rápida y sencilla.

Según informe realizado por el Centro del Sector Financiero de PwC junto a IE Business School el pago en efectivo prevalece en España (84% del total de las transacciones), seguido por las tarjetas y las transferencias. Los cheques casi han desaparecido.

3. Gestiona tu flujo de caja

Para los nuevos propietarios de una empresa puede resultar muy difícil asegurarse de que entra más dinero del que sale cada mes. La buena noticia es que existen soluciones que facilitan las cosas, como contratar a un contable o utilizar un software de contabilidad basado en la nube.

Sin embargo, aunque delegues las funciones relativas a la contabilidad o utilices un software de contabilidad en la nube, debes conocer conceptos contables básicos como el flujo de caja y saber en qué se invierte tu dinero y cuáles son las fuentes de ingresos de tu empresa. Esto te ayudará a:

Los principios que rigen una buena gestión del flujo de caja son sencillos, sin embargo, pueden resultar un desafío para muchas empresas. Si das los pasos en la dirección correcta desde el principio, estarás asegurando el futuro de tu negocio. En primer lugar, debes asegurarte de que entra más dinero del que sale. También es importante que el dinero llegue a tiempo para poder pagar a los proveedores e invertir en existencias y suministros.

Disponer de efectivo también te da un mayor poder para comprar y negociar, lo cual puede ahorrarte dinero a largo plazo. Además, es importante tener una buena previsión de cualquier insuficiencia de fondos. Esto te permite hacer planes de contingencia de liquidez, como extender una línea de crédito:

• Potenciar tu negocio.
• Controlar los impagos.
• Gestionar los impuestos

¿Qué es el flujo de caja o de efectivo?

El flujo de caja es la cantidad de dinero disponible para cubrir deuda o pagar dividendos, después de haber deducido las deudas, en un determinado periodo de tiempo. La principal causa de fracaso en las empresas pequeñas es algún problema con el flujo de caja.

Los principios que rigen una buena gestión del flujo de caja son sencillos, sin embargo, pueden resultar un desafío para muchas empresas. Si das los pasos en la dirección correcta desde el principio, estarás asegurando el futuro de tu negocio. En primer lugar, debes asegurarte de que entra más dinero del que sale. También es importante que el dinero llegue a tiempo para poder pagar a los proveedores e invertir en existencias y suministros.

Disponer de efectivo también te da un mayor poder para comprar y negociar, lo cual puede ahorrarte dinero a largo plazo. Además, es importante tener una buena previsión de cualquier insuficiencia de fondos. Esto te permite hacer planes de contingencia de liquidez, como extender una línea de crédito.

Estos son los 10 consejos que te ayudarán a mantener el flujo de caja:

1.Control de crédito

Crear un sistema de control de crédito no tiene por qué ser una tarea complicada. Se trata de conseguir cobrar lo antes posible y establecer los procesos para prevenir los impagos. Las claves básicas son:

• Establecer límites de crédito y condiciones de pago claros para los clientes.
• Enviar facturas a su debido tiempo.
• Reclamar los pagos pendientes.

2.Previsión de ventas

La previsión de ventas consiste en predecir lo que va a ocurrir en relación a las ventas de tus productos o servicios, a fin de prepararte para los periodos de alta y de baja demanda, que afectarán al flujo de caja. Puedes empezar a prever el flujo de caja una vez que cuentas con los datos de venta del mes anterior. Utiliza tus conocimientos sobre el mercado para pensar en tus precios, los precios de tus competidores, el estado de la economía y así sucesivamente hasta poder tener una estimación de la demanda.

Recuerda: es mejor ser demasiado cauteloso que optimista. Es la mejor forma de evitar sorpresas desagradables.

3.Recorte de costes y gastos innecesarios

A la hora de mantener el flujo de caja hay que analizar a dónde va el dinero que te gastas y reflexionar sobre si ese gasto es necesario. Haz solo las compras que sean imprescindibles para hacer crecer tu negocio. Algunos de los gastos que realices serán deducibles en los impuestos que pagues como empresario.

4.Negociación de términos ventajosos con los proveedores

Siempre merece la pena estudiar y negociar los plazos de pago con tus proveedores, pero ten en cuenta que el plazo de pago no podrá ser superior a 60 días. Por otra parte, solicitar un pago aplazado te puede ayudar a gestionar tu flujo de caja.

5.Gestión de existencias

Supervisar de cerca las existencias y pedir solo lo que necesitas, es esencial para evitar pagos innecesarios. Averigua cuáles son tus ventas más rápidas y rentables para mantener unos ingresos constantes. No inmovilices fondos en artículos de rotación lenta que sean difíciles de vender. Si necesitas una inyección rápida de efectivo, prueba a liquidar existencias antiguas u obsoletas a precios más baratos.

6.No inmovilices efectivo

Cuando empiezas a vender con regularidad, es tentador comprar los equipos más novedosos. Piénsatelo bien antes de derrochar efectivo en compras excesivas y conserva tu liquidez. Pregunta a tu proveedor cuáles son las opciones de financiación para activos tales como los ordenadores.

7.Mantén una buena relación con los proveedores de préstamos

Hay que estar preparado para tiempos de escasez. Aunque puede ser difícil obtener un préstamo o una línea de crédito en el panorama actual, vale la pena mantener una buena relación con el banco de todos modos. Mantén siempre tu contabilidad al día para que puedas enseñar tus números en caso de que necesites un préstamo. Si te está costando hacer frente a los plazos, habla con tu banco e intenta buscar una solución.

8.Considera opciones de financiación alternativa

Los proveedores de financiación alternativa se pueden encontrar en plataformas creadas para conectar a inversores independientes y pequeñas empresas. Los propietarios de pequeñas empresas que no pueden obtener fondos a través de préstamos de los grandes bancos, o que desean acceder de forma rápida y flexible a capital, pueden conectar rápidamente con inversores para establecer sus propios términos de financiación.

9.Detección de las señales de aviso

El bajón en la facturación, los retrasos en los pagos de los clientes y los retrasos en los pagos a proveedores, son señales clásicas de que tu flujo de caja está atravesando un mal momento. No hagas caso omiso de los avisos. En general, es más fácil encontrar maneras de aumentar el capital circulante antes de acumular más deuda.

10.Sé realista acerca de tu negocio

A veces hay que pararse a reflexionar y a ver las cosas con claridad. Si tienes siempre problemas de flujo de caja, pregúntate por qué. ¿Tus ventas son demasiado escasas? ¿Es por tus precios? ¿Puedes ser más agresivo a la hora de reclamar los cobros pendientes? Juzga con sensatez a tu empresa y considera su futuro. Si no estás obteniendo beneficios, puede que necesites reflexionar.

4. Sigue de cerca los cobros atrasados

Los cobros atrasados son una de las principales razones por las que las empresas tienen dificultades para mantener el flujo de caja. Las seis principales razones son:

• • • Los proveedores cambiaron sus términos y condiciones
    • Los clientes retienen el pago porque antes de pagar quieren comprobar la calidad del trabajo
    • Los clientes exigen un descuento en el pago no acordado de antemano
    • Los proveedores alargan sus plazos de cobro sin previo aviso
    • Los clientes retienen el pago porque cuestionan la calidad del trabajo o los plazos de entrega
    • Los clientes no tienen liquidez suficiente para pagar.

¿Cómo puedo abordar a ese cliente que se retrasa en el pago? Mike Guttridge, psicólogo empresarial y miembro de la Sociedad Psicológica Británica ofrece una serie de consejos para cobrar. Son los siguientes:

• • Cuando reclames un impago, tienes que decirlo claramente. Asegúrate de que el cliente entiende tu punto de vista. Explícale que tú emitiste una factura hace 30 días, que el importe está ahora vencido, y que esperas cobrar para finales de la semana.
  • Sé amable. Mantén la calma y reclama el pago de la factura con firmeza. Sé claro en tu objetivo.
  • Cíñete a los hechos. Deja clara a tu cliente la fecha de emisión de la factura y las condiciones de pago. Si pasas por alto detalles importantes o te equivocas puedes perder credibilidad y el cliente no considerará importante tu reclamación.
  • Ponte en contacto con la persona que te contrató. Es mucho más difícil rechazar a alguien con el que has trabajado o con el que has entablado una relación. Pregúntale si puede mover algún hilo con el departamento financiero o hablar con el jefe.
  • Sé persistente. Llámales por teléfono periódicamente. Propón una reunión. Ponte en contacto a menudo.
  • Si tienes que tratar con el departamento de contabilidad, sé amable. Averigua el nombre de la persona con la que hablas y trata de entender su punto de vista. ¿Solo realizan pagos en determinados días? ¿La empresa está pasando una mala racha? Trata a todos con respeto, incluso al personal más joven. La amabilidad te ayudará a lograr tu objetivo: cobrar.

5. Ingresos y gastos: qué debes controlar y cómo

Los ingresos y gastos de tu negocio se pueden controlar mediante los informes financieros, por eso es importante saber cómo se generan para controlar la marcha de tu empresa en un momento determinado.

Por otra parte, debes recordar que los libros de contabilidad y la documentación relativa a tu negocio deben ser conservados durante seis años. En relación a los impuestos, debes saber que las obligaciones tributarias prescriben a los cuatro años.

• • • Contabilidad manual

Muchos empresarios comienzan utilizando una simple hoja de Excel y finalmente optan por un software de contabilidad.

• • • Contabilidad electrónica

Utilizar un software de contabilidad para gestionar tu contabilidad ahorra tiempo, dinero y errores humanos. Podrás facturar de forma sencilla, agilizar el cobro de facturas, sincronizar los movimientos de tu cuenta bancaria, gestionar IVA e IRPF, hacer previsiones de tesorería y gestionar tu contabilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Un software de contabilidad en la nube te puede ayudar a conocer la situación de tu negocio y tomar decisiones, diariamente o en momentos puntuales, en base a datos ordenados y actualizados.

Además, hacer un seguimiento de tus ingresos y gastos en tiempo real te permite ahorrar tiempo y dedicarlo al desarrollo de tu negocio. Los tres estados financieros más importantes son: el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujo de caja.

• • • Balance

El balance de una empresa identifica esencialmente su valor neto. Te ofrece una instantánea del estado de tu empresa indicando cuáles son sus posesiones (activos), y cuánto debe (obligaciones). Algunos ejemplos de activos: dinero en efectivo, cuentas pendientes de cobro, inventario, inversiones, terrenos, edificios, equipos y fondo de comercio. Algunos ejemplos de pasivos: préstamos pendientes de pago, facturas pendientes de pago, sueldos y salarios pendientes de pago e intereses pendientes de pago.

• • • Cuenta de resultados

La cuenta de resultados refleja el rendimiento o los resultados de una empresa. Puedes utilizar la información de la cuenta de resultados para controlar cuándo tu negocio produce una ganancia o una pérdida. Este estado se divide normalmente en dos partes: las secciones de explotación y no explotación.

La sección de artículos de explotación refleja los ingresos y los gastos que tienen que ver con la producción, la importación y las ventas. La sección de artículos de no explotación ofrece información sobre los ingresos y los gastos relacionados con actividades que no están vinculadas directamente con las operaciones habituales de tu empresa.

• • • Estado de flujo de caja

Para los propietarios de pequeñas empresas, la manera en la que se gestiona el dinero es especialmente importante ya que el capital de inicio puede no ser suficiente para cubrir los gastos diarios del negocio, y por ello, es necesario prever y planificar la entrada y salida de efectivo con la mayor precisión posible. Conocer y comprender cuáles son los ingresos de tu negocio y de dónde proceden te permite determinar cuánto tienes en el banco para gastar. Esto te ayuda a asegurarte de que podrás pagar a tu personal y a los proveedores a tiempo.

6. Gestión de impuestos para empresas

Además de gestionar tus ingresos y tus gastos, debes asegurarte de controlar tus impuestos. Esto puede parecer una tarea abrumadora, por lo que puedes acudir a un fiscalista para que te ayude a hacerle frente. Debes ocuparte de tres áreas dependiendo de la estructura de tu empresa: IRPF, IVA e Impuesto de Sociedades.

• • • IRPF

El modelo 130 es el modelo por el que se realiza la autoliquidación del pago fraccionado del IRPF y lo tendrán que presentar las personas físicas que desarrollan actividades económicas (autónomos, por ejemplo).

• • • IVA

El Impuesto sobre el Valor Añadido o IVA (modelo 303) es un impuesto que se cobra en la mayoría de los productos y servicios comercializados. Las empresas o personas que entregan bienes o prestan servicios sujetos a IVA deben repercutir el impuesto al consumidor en el momento de la venta y posteriormente declararlo y pagar a la Agencia Tributaria. Tanto en el caso del IVA como en el caso del IRPF se tendrán que hacer declaraciones trimestrales. A efectos del IVA y del IRPF tendrás que darte te alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia tributaria.

• • • • Cómo presentar la declaración de IVA

Las declaraciones de IVA se deben presentar trimestralmente y pueden presentarse con los siguientes métodos:

• • • • Declaración de manera electrónica (es obligatoria la firma electrónica avanzada para sociedades anónimas y limitadas) o en papel, en algunos supuestos.
      • Compra un software de facturación, elabora la declaración, guárdala y preséntala.
      • Autoriza a tu fiscalista para presentar la declaración del IVA en tu nombre.

Para el pago del IVA la domiciliación bancaria es la forma más habitual.

• • • Presentar la declaración

Las formas de presentar la declaración de IVA son las siguientes:

• • • • Personas físicas no obligadas a utilizar la firma electrónica avanzada: podrán presentar las declaraciones mediante la Cl@ve Pin o mediante la presentación del modelo 303 impreso (generado en la web de la Agencia Tributaria).
      • Entidades no obligadas a utilizar firma electrónica avanzada. Presentarán la declaración mediante el modelo 303 impreso (generado en la web de la Agencia Tributaria).
      • Obligados a utilizar la firma electrónica avanzada (administraciones públicas, obligados adscritos a la Delegación Central de Grandes Contribuyentes o Unidades de Gestión de Grandes Empresas, obligados cuyo periodo de liquidación coincida con el mes natural y las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada). Deberá presentar la declaración por internet mediante firma electrónica avanzada (certificado electrónico o DNI-e). Recientemente la Agencia Tributaria ha instaurado un nuevo sistema de gestión del IVA, el SII: suministro inmediato de información. Consiste en el envío del detalle de los registros de facturación a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

• • • Cumplir con la legislación vigente:

Para cumplir con la normativa de IVA, una factura debe incluir los siguientes elementos:

• Toda la documentación relativa a tu empresa (libros, correspondencia, documentación y justificantes) deben conservarse durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. En cuanto a las obligaciones tributarias el plazo de prescripción es de cuatro años.
• Es necesario conservar las facturas en su soporte original.

Para cumplir con la legislación vigente en materia mercantil y tributaria debes tener en cuenta los siguiente:

• Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operación si es distinta a la de expedición.
• NIF, nombre o apellidos y razón social o denominación social y domicilio, del expedidor y del destinatario.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo.
• Importe total sin IVA.
• Importe total de IVA.
• Precio por artículo, sin incluir el IVA.
• Cantidad de cada tipo de artículo.
• Importe del IVA cobrado por artículo. Si un elemento está exento de IVA, deja claro que ese artículo no está sujeto a IVA.
• El total de estos valores por separado.

La mejor manera de asegurarte de que tus facturas cumplen siempre con la legislación vigente es utilizar un software para generarlas. Es importante ser escrupuloso con esto, ya que puedes recibir una inspección de Hacienda en la que se revisarán los registros de IVA para comprobar su exactitud.

Impuesto de sociedades

El impuesto de sociedades se aplica a:

• Personas jurídicas que tengan su residencia en España.
• Sociedades agrarias de transformación.
• Uniones temporales de empresas.
• Fondos de inversion, de capital-riesgo, de inversión colectiva de tipo cerrado, de pensiones, de regulación del mercado hipotecario, de titulación, de garantía de inversiones y de activos bancarios.
• Comunidades vecinales titulares de montes vecinales en mano común.

Como propietario de cualquiera de estos tipos de negocios, eres responsable de calcular y declarar el impuesto de sociedades. En el caso en que necesites ayuda para la presentación del impuesto de sociedades puedes:

• Contratar a un contable o fiscalista experto.
• Descargar un programa de ayuda de la Agencia tributaria o ponerte en contacto con ellos.