El certificado de retenciones es una de las obligaciones formales de los retenedores. No implica pagar un dinero, pero no por ello tiene menos importancia. Aunque existen otros, el más común de los certificados de retenciones es el que se envía a los trabajadores. Por ello, comprenderlo nos puede evitar problemas no solo fiscales, sino en nuestras relaciones con otras personas, empresas o entidades y, muy en especial, con los trabajadores.
Qué es el certificado de retenciones
Es un documento que la empresa entrega al trabajador con el fin de poder realizar la declaración de la renta, donde se recogen todas las retribuciones que el trabajador ha percibido por parte de la empresa durante todo el año anterior, así como también todas las deducciones y retenciones que en se han aplicado en las nóminas.
Este certificado es el justificante de que la empresa ha ingresado esta cantidad de retención por los trabajadores. Es obligatorio que se facilite a cada trabajador y que sea original y esté firmado y sellado.
Durante el mes de enero de cada año, los retenedores envían a Hacienda los resúmenes anuales de las retenciones que han practicado durante todo el año anterior. Lo hacen a través de diversos modelos, entre los que destaca el modelo 190, que incluye las retenciones de las empresas a sus trabajadores. Estas retenciones la empresa las ha ido ingresando trimestralmente mediante el modelo 111.
Si no se dispone del certificado de retenciones, existen dos vías para obtener el certificado de retenciones de IRPF:
- La habitual es acudir a la empresa que practicó las retenciones. Se solicita que emitan un nuevo certificado de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF.
- Sin embargo, si se dan situaciones anómalas, tales como que ya no se trabaja para la empresa y las relaciones no son buenas con ella, se puede acudir a Hacienda para conseguir el certificado. El trámite para conseguir el documento acreditativo se puede realizar de forma telemática a través de la web de la Agencia Tributaria.
Para saber si la retención está bien calculada, se puede emplear la calculadora de retenciones de la propia Agencia Tributaria.
Qué importancia tiene
El certificado de retenciones tiene dos motivaciones principales:
- Hacer saber al trabajador que las retenciones se han practicado.
- Que quede constancia, frente a posibles comprobaciones de Hacienda, que se ha comunicado.
Para el trabajador, supone una fuente de tranquilidad y le da unos datos útiles para comprobar sus datos fiscales. Cuando le llega el borrador o los datos fiscales, simplemente tiene que verificar si coincide la información o hay algún error y, en ese caso, investigar de dónde viene.
En qué términos se regula
El artículo 108.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es el que regula los términos en el que deben certificarse las retenciones. Lo hace en los siguientes términos
Quién debe emitir un certificado de retenciones
Debe hacerlo el retenedor u obligado a ingresar a cuenta. Por lo tanto, en este caso, da igual que la renta se haya satisfecho sea monetaria o en especie.
También están obligadas las entidades domiciliadas, residentes o representadas en España, que paguen por cuenta ajena rentas sujetas a retención o que sean depositarias o gestionen el cobro de rentas de valores.
A quién se dirige
Al contribuyente, es decir, a la persona que ha obtenido la renta gravada por el IRPF y que ha sido satisfecha por el retenedor.
Contenido del certificado de retenciones:
- Acreditación de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados.
- Los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual de las retenciones e ingresos a cuenta correspondiente. Esta se presenta cada año en el mes de enero a través de diferentes modelos:
- Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas (modelo 190).
- Rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos (modelo 180).
- Rentas o rendimientos del capital mobiliario procedentes de operaciones de capitalización y de contratos de seguro de vida o invalidez (modelo 188).
- Modelo 193 y su versión simplificada 193-S para determinados rendimientos del capital mobiliario.
- Rendimientos del capital mobiliario y rentas derivadas de la transmisión, amortización, reembolso, canje o conversión de cualquier clase de activos representativos de la captación y utilización de capitales ajenos (modelo 194).
- Modelo 196 para rendimientos del capital mobiliario y rentas obtenidas por la contraprestación derivada de cuentas en toda clase de instituciones financieras.
Cuándo debe emitirse el certificado de retenciones
Deberá emitirse antes de la apertura del plazo de declaración por el IRPF, es decir, antes de que empiece la campaña de la renta.
Las sanciones por no emitir certificado de retenciones
El artículo 206 de la Ley General Tributaria lo tipifica como infracción leve y establece una multa de 150 euros por no emitirlo.
Por su parte, el artículo 19 del reglamento sancionador establece que a estos efectos, “se entenderá cometida la infracción cuando los obligados tributarios que deban retener o ingresar a cuenta no pongan a disposición de los perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, antes de los plazos de presentación de las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes de devolución del tributo al que se refiera dicha retención o ingreso a cuenta, el certificado que deben expedir en favor de dichos perceptores, en los términos previstos en la normativa reguladora del tributo”.
Por lo tanto, habrá que estar a lo que dice la normativa específica de cada tributo. En el caso más habitual (las retenciones de los rendimientos del trabajo y otras también del IRPF), se deben seguir las condiciones exigidas por el artículo 108.3 del reglamento del IRPF.
