El balance o balance de situación, desde el punto de vista contable, es un documento estático que representa la situación económica y financiera de una empresa (es decir, el patrimonio) y recoge, con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Se puede definir también como el estado contable que refleja la situación patrimonial de la empresa en un momento dado, es decir, bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Este balance no es útil para ver la evolución de la empresa sino para consultar los datos mencionados en un momento dado.
El balance es, junto con la Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas.
El balance, al igual que el resto de cuentas anuales, se elabora con una periodicidad de doce meses, excepto en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio o disolución de la sociedad.
Según el artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital: «Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados». Como el balance de situación es una cuenta anual, entra dentro de este requisito. Además, según el mismo artículo, el balance debe ser firmado por todos los administradores. En el balance y las demás cuentas anuales ha de constar la fecha en que se hayan formulado, se identificará la empresa sobre la que se formulan las cuentas anuales, se indicará la denominación del documento, y el ejercicio al que se refieren. Por último, los valores se expresarán en euros, siendo admitido los valores en miles o millones de euros cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje.
En el balance (y en las otras cuentas anuales), hay que cumplir una serie de normas:
- A efectos de poder efectuar comparaciones, en cada partida deberán figurar, además de las cifras del ejercicio que se cierra, las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.
- No se podrá modificar la estructura de un ejercicio a otro, salvo excepciones que se indicarán en la memoria.
- Se podrán incluir nuevas partidas a las previstas en los modelos normales y abreviados.
- Se podrá efectuar una subdivisión más detallada de cada una de las partidas, al igual que se podrán realizar agrupaciones.
En el balance han de figurar:
- Activo. Los bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa. Incluye, debidamente separados, el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente.
- Pasivo. Son las obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados. Están incluidas las provisiones. Incluye, también debidamente separados, el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente.
- Por último, el patrimonio neto, constituido por la parte residual de los activos de la empresa y una vez deducidos todos sus pasivos.
