Cuando hablamos de albarán nos referimos a un documento que prueba la entrega de un producto o la realización de un servicio. Quizá también hayamos oído hablar del albarán como nota de entrega, ya que se proporciona al comprador que lo firma como medio de prueba de que ha recibido ese material y a modo de comprobación de que lo que se suministra es lo que se había solicitado. El comprador se quedará con el original mientras que se entrega una copia al proveedor (o, si es el caso, al mensajero o transportista).
Qué es un albarán
Pero ¿cuáles son los requisitos mínimos que debe cumplir un albarán correcto? Principalmente ha de ser lo más explícito posible. Es decir, para que no existan dudas posteriores sobre la entrega de ese bien o la prestación del servicio. Así que una buena práctica será que incluya la fecha de la entrega del bien o prestación del servicio, la denominación y resto de datos que identifiquen al cliente (el código de identificación fiscal, la dirección, el teléfono), y el lugar dónde ser realiza la entrega o se ha prestado el servicio. También es fundamental que muestre los artículos que se han enviado al cliente con su información específica y las cantidades del mismo. Los datos identificativos y domicilio del vendedor también serán necesarios, así como una firma y sello del receptor de la mercancía.
Dependiendo de los datos que se incluyan, un albarán puede ser valorado o sin valorar:
- El albarán valorado servirá para acreditar una transacción o una entrega de producto incluyendo la información de precio de la operación individual, así como el precio total de la operación (pudiendo así anotar cuál es el valor de lo que vendes o del servicio que prestas). Generalmente es usado por empresas que hacen facturas a los clientes por diferentes periodos de tiempo (suele ser semanalmente, quincenalmente o mensualmente).
- El albarán sin valorar será simplemente un documento mercantil que sirve para agregarle una descripción a los productos entregados (o servicios prestados), y de las cantidades que son manejadas, en el cuál no se podrán incluir el precio ni unitario ni total. Es decir, solamente servirá para asegurar que el producto o servicio fue entregado/prestado correctamente.
Albarán, ¿vale como factura?
A menudo se comete el error de utilizar los albaranes en sustitución de las facturas, pero la gran diferencia entre ambos documentos es que el albarán no tiene validez fiscal (solo valdría como justificante de la compra o prestación de servicio). Mientas que la factura si se considera un justificante fiscal de la entrega de un producto o provisión de un servicio, que tiene una afectación para el obligado tributario emisor (es decir, el vendedor) y para el obligado tributario receptor (o comprador). Por lo tanto, nunca podrá ser posible utilizar un albarán en sustitución de una factura.
