COVID-19: tres consejos para que el coronavirus no ralentice tu negocio

A la luz del brote de coronavirus (COVID-19), contar con un plan de contingencia se ha convertido en algo para tener en cuenta dentro de las empresas de todo el mundo.

• Este tipo de planificación es útil, en cualquier caso, ya sea por el coronavirus (COVID-19), por el mal tiempo o por una huelga del transporte público.
• Es algo que quizá puede quitar el sueño a los directores o gerentes, pero no debería ser así si las empresas cuentan con planes que les hagan ser resilientes ante este tipo de circunstancias.

Ante una situación como la que estamos viviendo, se antoja imprescindible contar con asesoramiento en varias áreas de la empresa, para que los equipos de trabajo puedan seguir funcionando sin importar lo que esté sucediendo en el mundo.

Con Sage nunca estás solo. Las pymes y autónomos son los héroes de nuestra economía. Por eso, hemos creado un espacio con información, novedades legales y consejos útiles sobre COVID-19 para que puedan seguir gestionando sus negocios. Echa un vistazo a nuestro contenido.

1. Coronavirus: teletrabajo

Gracias a la tecnología en la nube, una empresa puede facilitar a sus empleados el teletrabajo desde la comodidad de sus hogares, en el caso de que haya cierres de la oficina física.

Por ejemplo, el equipo de finanzas podrá mantenerse al tanto de la gestión del flujo de caja y la facturación al poder acceder al software de contabilidad incluso sin estar en la oficina.

Muchas empresas saben que el trabajo flexible es beneficioso para la cultura empresarial. Según una investigación de MindMetre Research, el 82% de los empleados de organizaciones que lo ofrecen dicen ser más productivos, mientras que un 58% afirma que mejora la satisfacción laboral.

Consejo 1

• Considera la necesidad de una estrategia de teletrabajo para aquellas áreas del negocio que pueden ofrecer soporte de forma remota.
• Una solución podría ser trabajar con software en la nube para tener los datos almacenados en un mismo sitio y acceder a ellos con solo tener una conexión a Internet.

Consejo 2

• La tecnología es esencial para garantizar que el personal permanezca conectado en situaciones como la ocasionada por el COVID-19, no solo con la empresa, sino también con los clientes.
• Así, garantizarás que el trabajo pueda realizarse en tiempo real y que la colaboración se pueda realizar entre todas las áreas sin problemas.

Consejo 3

• Anima a los empleados a llevarse los portátiles, tablets y teléfonos móviles de trabajo a casa cada noche. En caso de que el negocio o su entorno cierre después de un brote, estarán todos equipados para trabajar.
• Equipa a tu personal para trabajar desde donde sea: en la oficina, en el hogar o incluso de camino a una visita a un cliente.

Consejo 4

• Los viajes de cualquier tipo pueden verse afectados por una situación como la provocada por el COVID-19. Es posible que haya prohibiciones para viajar y moverse, por lo que el trabajo del personal de ventas podría verse afectado.
• Sin embargo, la tecnología que permite el trabajo en remoto también hará que puedan continuar haciendo sus gestiones a través de reuniones virtuales (en vez de cara a cara).

2. Coronavirus: asesoramiento laboral y comunicación

Mantener al personal conectado, comprometido y actualizado es clave cuando se trata de la continuidad del negocio. Es fundamental contar con los mecanismos correctos y utilizarlos en el momento adecuado para garantizar que no haya pánico o información errónea sobre lo que se debería hacer.

Será importante ponerse en el lugar de los empleados, enviándoles comunicaciones sobre la información que podrían esperar de la empresa en momentos así. Además de informarles sobre qué espera realmente la compañía de ellos.

Consejo 1

• Es importante tener canales establecidos que permitan enviar actualizaciones por escrito y, en caso de emergencias, también vía móvil.
• Será importante contar con herramientas que permitan la colaboración entre los equipos que trabajen juntos (como Slack o Microsoft Teams).

Consejo 2

• Manda actualizaciones periódicas pero que no sean demasiadas, ya que esto podría preocupar en lugar de tranquilizar a los empleados, proveedores y/o clientes.

3. Coronavirus: plan de trabajo para emergencias

Con todo lo comentado anteriormente puedes aprovechar para empezar a crear un plan de contingencia que se ajuste a cualquier situación crítica o de emergencia que pueda afectar al negocio, empleados, proveedores o clientes.

Aquí hay cinco sugerencias sobre cómo comenzar:

1.Asigna un propietario

Todos los planes necesitan un único punto de contacto y una sola persona propietaria del plan.

• No tiene que ser necesariamente un directivo o gerente: lo importante será que todo el personal la tenga identificada.
• Esta persona deberá ser el verificador clave del plan: quien garantiza que tiene sentido y que se seguirá correctamente.

2.Cuenta con distintos puntos de vista

Dependiendo de las necesidades del plan, será oportuno contar con aportaciones de distintas áreas a la hora de crearlo.

• Puedes decidir que cada función o departamento necesite su propio plan e incluso que pueda ser creado por ellos mismos.
• Pero todos deberían sincronizarse y combinarse en un plan de trabajo más amplio.

3.Ten en cuenta todo el ecosistema

Desde el proveedor hasta el cliente, el plan podría incluir una lista de proveedores alternativos para ciertos recursos clave (para usarlo si el existente no está disponible).

• Puedes incluir planes específicos sobre cómo tratar a los clientes individuales, especialmente los más grandes y / o más importantes.

4.Convierte este documento algo vivo

No lo crees una vez para luego olvidarte del mismo. Será importante asegurarse de que el plan se revise periódicamente, sin tener miedo a hacer cambios si fuera necesario.

5.Comunícate una vez creado el plan

Asegúrate de que esté disponible para todos, y de que todos los interesados sepan qué es, dónde se puede encontrar y qué significa para ellos.

Conclusiones

Si una empresa cuenta con raíces tecnológicas sólidas y buenos procesos de comunicación, el negocio podrá continuar operando de manera efectiva (incluso cuando se enfrenta a incidentes fuera de su control).

En definitiva: combina esto con una cultura de trabajo flexible y de apoyo, que capacite y permita a los colegas tomar las decisiones correctas, y descubrirás que tu empresa no tiene que reducir la velocidad en una recesión.