Una de las primeras necesidades que cubre una empresa cuando se pone en marcha es la contratación de un dominio para poder tener las cuentas de correo bajo el mismo, incluso sin llegar a hacer uso de dicho dominio para la creación de una página web. De esta forma se pueden crear cuentas de correo del tipo»[email protected]». No obstante, a la hora de elegir el tipo de cuenta de email, a nivel técnico existen diferencias importantes entre los protocolos POP, IMAP y Exchange que interesa tener en cuenta desde el principio.
El dominio que hemos contratado irá asociado a un tipo de protocolo u otro dependiendo de nuestro proveedor y la decisión que hayamos tomado. Es importante conocer las ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos, ya que, al ser una herramienta muy utilizada en el día a día, marcará de forma decisiva la productividad de nuestra organización.
Ventajas del protocolo de correo POP
POP (Post Office Protocol) es el protocolo de correo más antiguo. Estaba desarrollado pensando en una época donde la conexión a Internet no era constante y las empresas redactaban los correos en su ordenador y luego se conectaban a la red de forma puntual sólo para enviar y recibir correos. El correo POP descarga los mensajes en local, eliminándolos del servidor en ese momento.
Tenemos la opción de decir que guarde los mensajes en el servidor durante X días, como medida de seguridad, pero después, si ya los hemos descargado, los borrará. Lo habitual es gestionar este correo mediante un cliente tipo Microsoft Outlook o Thunderbird, que nos ayuda a organizar nuestra bandeja de entrada y organizar los mensajes en diferentes carpetas. La ventaja de este método es que no importa el tamaño de nuestro buzón, ya que se almacena localmente. De esta forma no es necesario contratar espacio adicional en los servidores de correo, que suelen tener el tamaño de sus buzones bastante limitado.
Para las empresas el mayor inconveniente surge cuando quieren gestionar su correo desde varios dispositivos. El caso del móvil y el ordenador del despacho, por ejemplo, donde se encuentran con mensajes que ya han leído en uno u otro sitio que pueden estar marcados como no leídos en el otro. Al final esto acaba por penalizar la productividad. Tampoco se sincronizan las carpetas, de modo que si enviamos un mensaje desde un dispositivo, no aparecerá en la carpeta de enviados del otro y viceversa.
Los contactos y los calendarios tampoco se sincronizan, lo que hace que se convierta en un freno si una organización quiere tener una agenda organizada a través del correo electrónico. Se puede mejorar su funcionamiento con diferentes métodos y complementos, pero esta es una de sus grandes limitaciones.
Ventajas del protocolo de correo IMAP
El protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol) nos permite sincronizar carpetas, no así contactos y calendarios. En este caso, está pensado para que no se descarguen los mensajes y permanezcan en el servidor, aunque, al igual que en el caso del POP, podemos elegir su gestión con un cliente de escritorio que los descargue localmente.
Lo mejor del protocolo es que, si utilizamos varios dispositivos a la vez, una vez que hemos leído un correo electrónico queda marcado como leído en el servidor y al abrir desde otro equipo diferente también veremos que se ha abierto dicho mensaje. De esta forma es más productivo este protocolo hoy en día que nos movemos de forma habitual entre varias alternativas a la hora de gestionar el correo electrónico. Su talón de Aquiles es que no sincroniza tampoco ni calendario ni contactos.
También el tamaño de los buzones de correo para la sincronización puede ser un problema. Esto se puede solucionar descargando o borrando el correo del servidor una vez descargado al cabo de X días, para que el buzón online no aumente de tamaño de forma constante y el grueso de nuestro correo esté almacenado en local. Esto nos obliga, como en el caso del protocolo POP, a realizar copia de seguridad de nuestros buzones si no queremos perder el histórico de correos que tenemos acumulados si tenemos algún percance.
Ventajas del correo con Exchange
Exchange es un protocolo desarrollado por Microsoft que permite la sincronización de carpetas, calendarios, agendas o tareas entre los miembros de una misma organización. De esta forma, podemos tener una agenda de contactos común que utiliza todo el mundo, y además cada usuario puede tener sus contactos personales que no se comparten, aunque si se sincronizan entre los diferentes dispositivos que utiliza.
Es la forma más productiva de trabajar, aunque el precio por cada cuenta suele ser bastante más elevada que en el caso del correo POP o IMAP. Lo ofrecen diferentes proveedores de correo o también se puede montar un servidor Exchange dentro de la propia organización, aunque sólo será rentable su amortización cuando el número de cuentas que se gestionen sea relativamente alto.
También lo ofrece Microsoft como parte de su portfolio de aplicaciones en la nube, ya sea como servicio independiente o como parte de Office 365. Permite controlar la sincronización que se hace de los buzones desde dispositivos móviles o también crear buzones de correo compartidos, carpetas públicas para intercambiar documentos, etc. A medida que la organización crece o los usuarios tienen más necesidad de movilidad es una solución que se vuelve prácticamente imprescindible.
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