Seguimiento de plazos de pago: Clave para una gestión financiera saludable

En este contenido, te explicamos en qué consiste el seguimiento de los pagos. Además, te damos pautas para que el control de pagos no te suponga ningún problema.

• Un buen control de pagos genera muchas ventajas en diferentes áreas de la empresa.
• La tecnología ha facilitado mucho el seguimiento de los pagos.

El seguimiento de los pagos ejerce un papel muy importante en los negocios. Al fin y al cabo, las finanzas empresariales tratan sobre la dimensión temporal de las decisiones de tu actividad. Y, en ellas, los pagos juegan un papel crucial.

¡COMPARTE! El control de pagos es muy importante para tu negocio. ¡Toma nota de los pasos y herramientas que te facilitarán la tarea!

En cierto sentido, el control de pagos en una empresa es algo así como el mantenimiento de la maquinaria de un reloj. Te ayuda a que todos los sistemas y recursos de la empresa estén acompasados y se desarrollen siguiendo un orden temporal adecuado.

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¿Qué es el seguimiento de plazos de pago?

El seguimiento de plazos de pago puede ser entendido desde dos perspectivas complementarias:

• La individualizada, factura a factura. Parte del análisis de las condiciones pactadas. Más adelante, tienes que evaluar si, antes de vencer el plazo, hay datos que te indiquen si puede o no haber algún retraso o impago.
• Una perspectiva global. Partirá del estudio de cómo influyen las condiciones de pago en las decisiones de tus clientes y cómo insertarlo en tu estrategia comercial y productiva. Deberás analizar segmento por segmento y tomar decisiones sobre tus ofertas. Al mismo tiempo, tienes que controlar que los plazos se cumplan, descubrir por qué se producen desviaciones y trazar medidas para corregir retrasos e impagos.

Los plazos de pago han de ser monitorizados tanto desde una perspectiva individualizada como con una visión global.

Por qué es importante el control de pagos

Los beneficios y funciones del control de pagos proceden de fuentes variadas:

• El principal beneficio se produce en la tesorería. Monitorizar los plazos de pago te permite adaptar tu liquidez a nuevos datos. Si, por ejemplo, un cliente te va a pagar tarde, deberás disponer de otras vías para obtener dinero para efectuar tus propios desembolsos del momento en el que preveías cobrar. Además, deberás ajustar tu planificación para evitar los excesos de tesorería  cuando, por fin, cobres.
• Es una necesidad jurídica desde el punto de vista contable, para poder efectuar correcciones por deterioro de créditos; fiscal, para valorar el impacto en el IVA y en el IS o IRPF y de facturación, ya que, próximamente, las facturas B2B no solo tendrán que ser electrónicas, sino que también incluirán un seguimiento de estados de factura (entre ellos, los ligados al pago).
• Facilita la contratación, no solo para fijar las condiciones con los clientes, sino también las que puedas establecer con diferentes proveedores de servicios ligados al cobro.
• Contribuye a una mejor planificación de la producción y de la gestión de las herramientas del mix de marketing. Los plazos de pago pueden condicionar a qué tipos de clientes quieres dirigirte, la logística y distribución, los precios exigidos e, incluso, motivar modificaciones en el producto y el proceso.

Cómo realizar un seguimiento de pagos

El objetivo debe ser un análisis profundo que te permita describir qué influye en los plazos de pago. Al mismo tiempo, debes saber anticiparte a posibles retrasos o impagos y tomar decisiones para afrontarlos. Por tanto, debes realizar, al menos, las siguientes tareas:

• Comprobaciones de documentos como contratos, albaranes, facturas, contabilidad y cuentas bancarias, en especial en el desarrollo de la conciliación bancaria. Has de asegurarte de que los datos cuadran y que los plazos son congruentes siguiendo todas las fuentes.
• Seguimiento de acciones. En muchos casos, se programan acciones condicionadas al momento de cobro. Por ejemplo, has acordado que solo continúas una obra después de haberte satisfecho el pago de una certificación o el envío de documentos de una mercancía está supeditado a un cobro. 
• Planificación de la comunicación con tu cliente para indicarle detalles sobre el cobro (forma. momento y contenido de los mensajes, documentación adicional, etcétera). Además, en algunos casos pueden intervenir intermediarios.
• Estudio de cómo afectan los plazos de pago a tu circulante y, en especial, a la tesorería. Entre otros aspectos, influyen en el período medio de maduración de tus existencias y al fondo de maniobra y todo ello tendrá un reflejo en los datos.
• Seguimiento del entorno, ya que es uno de los principales determinantes de las fluctuaciones en los plazos de pago.
• Organización de los flujos de datos y los protocolos de seguimiento de los plazos de pago. Es necesario para tener un marco de trabajo que encaje con la planificación y el control de tu negocio.

El papel de la tecnología

En el ámbito tecnológico, se van sucediendo los avances que facilitan el seguimiento de los plazos de pago. En los últimos años, vienen destacando, entre otras muchas, varias herramientas:

• Las soluciones de gestión con enfoque integral, como Sage Active, que permiten conjuntar datos relacionados con los pagos de diferentes fuentes y con procesos distintos.
• La banca abierta, que ha posibilitado emplear tus datos bancarios con otros proveedores de servicios.
• El próximo surgimiento de plataformas de facturación electrónica y de la solución pública, que gestionarán, entre otros aspectos, flujos de datos sobre plazos de pago.
• La cadena de bloques, que encadena registros informáticos para un seguimiento más confiable y abre opciones en automatización de algunas acciones, en especial las ligadas a los contratos.
• Las tecnologías en la nube, que han contribuido a generar una disponibilidad de tecnología y servicios para el seguimiento de pagos.
• Las pasarelas de pago y TPV de las últimas generaciones, que no solo hacen de intermediario tecnológico, sino que facilitan mucho el flujo de datos de pago.
• Los bots que participan en el desencadenamiento de acciones relacionadas con los pagos, que han liberado a los profesionales especialistas en pagos de las tareas más repetitivas.

En definitiva, hoy existen muchas tecnologías al servicio del seguimiento de pagos y, en particular, de sus plazos. Su papel debe ser el de ejercer de palanca para organizar los flujos monetarios, de datos, de trabajo y de movimientos físicos en tu negocio.