Contabilidad online: Herramientas y prácticas para una gestión ágil y eficiente

Los programas de contabilidad online permiten automatizar numerosas tareas para ganar en eficiencia y productividad en la empresa.

• Es importante tener el software cloud actualizado para que no se quede obsoleto ni haya problemas de compatibilidades con otras soluciones.
• Los programas de contabilidad online deben ajustarse a las necesidades de las pymes, pero también proporcionar una buena experiencia al empleado.

Estar al día en tecnología no siempre es fácil. Los avances tecnológicos se suceden en el corto plazo. Dar el paso para cambiar los equipos informáticos o programas que se emplean en la empresa es una decisión que se ve dificultada por la existencia de numerosas aplicaciones. 

Todos estos factores explican que haya compañías, especialmente pymes, que todavía están utilizando tecnología obsoleta. Los datos de la encuesta realizada por Ricoh entre 1.000 empleados de oficina de siete países, incluido España, reflejan una brecha. Alrededor del 39% de los empleados consultados en este estudio apunta que su empresa se está quedando atrás en la utilización de la tecnología. 

Este dato saca a la luz una situación preocupante porque no disponer de la tecnología adecuada o bien que esté obsoleta tiene numerosos inconvenientes. También puede generar problemas como sucede en la contabilidad online por no tenerla actualizada o no poder emitir facturas electrónicas con la próxima entrada en vigor de la Ley Antifraude. 

En el día a día, hace que la carga administrativa sea mayor por una falta de eficiencia en el proceso. Son algunos impactos no deseados que puedes solucionar si conoces el problema, empleas herramientas adecuadas y sigues una serie de consejos.  

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Uso aplicaciones de tecnología, pero aumenta mi carga administrativa. ¿Por qué?

La relación entre tecnología y cargas administrativas es directa. Uno de cada tres empleados de la encuesta de Ricoh indica que su empresa no le está proporcionando las herramientas necesarias para realizar bien su trabajo. Es más, el 77% de la plantilla opina que podría aportar más valor a la compañía si tuviera las herramientas y aplicaciones tecnológicas adecuadas. 

La baja productividad es una de las primeras consecuencias de no tener el software adecuado. Esto se nota sobre todo en la contabilidad online porque, incluir los datos de una nueva factura, puede tardar más minutos de los necesarios. Este tiempo de más está detrás de un auténtico cuello de botella. Pero aún hay más efectos no deseados: 

• Desánimo: no realizar el trabajo con eficiencia frustra a muchos empleados. De hecho, el 26% apunta que la calidad de los programas y de los equipos tecnológicos es uno de los principales motivos para buscar otro empleo. También dificulta atraer talento. 

• Obsoleto: los programas y equipos no actualizados dejan de ser compatibles con otros por lo que ya no funcionan bien. Esto afecta a la contabilidad online. Las soluciones cloud también tienen actualizaciones.

• Antigüedad: el software y los dispositivos tecnológicos tienen una vida útil. A algunos se les deja de dar soporte por lo que ya no son operativos.

• Seguridad: un equipo o un programa tienen brechas de seguridad si no se pueden actualizar, no tienen soporte y están obsoletos. Son la puerta de entrada a vulnerabilidades hacia otras aplicaciones, incluidas las cloud, con datos sensibles de la empresa como los de la contabilidad online.  

Herramientas para una contabilidad online eficiente

Todas las aplicaciones tecnológicas, incluidas las de contabilidad online, no tienen las mismas funciones. Para que el trabajo sea eficiente, es importante que te fijes en una serie de factores que te cuento a continuación:

• Soluciones de automatización: el programa debe incluir herramientas de automatización. Esto agiliza los flujos de trabajo porque, por ejemplo, es posible reutilizar cómodamente los datos de cada proveedor o cliente para no incorporarlos al registrar cada documento. 

Consejos y buenas prácticas para sacarle partido a los sistemas contables en la nube

Además de elegir bien la solución de contabilidad online, es importante emplearla bien. Es clave que sigas una dinámica de trabajo para evitar acumulación de las cargas administrativas en la empresa. 

En resumen, siguiendo estos consejos podrás manejar tu software de contabilidad online con confianza y mantener tus finanzas al día sin complicaciones. La clave está en la organización y en aprovechar al máximo las herramientas disponibles para simplificar tus tareas diarias.

¡No dejes que la contabilidad sea un obstáculo y conviértela en una aliada para tu éxito financiero!