Contabilidad automática: Descubre sus beneficios y cómo implementarla

En este artículo podrás descubrir cómo la contabilidad automática está cambiando la forma en la que entendemos los negocios.

• Para las pymes, la contabilidad automática representa una mayor accesibilidad al saber hacer contable.
• Para los profesionales de la contabilidad, facilita la especialización.

Contenido del post

1. Qué es la contabilidad automática
   
2. Para qué sirve la automatización contable
   
3. Cómo implementar la automatización de la contabilidad
   
4. Qué beneficios tiene la automatización en contabilidad

La contabilidad automática es uno de los cambios destacados de los últimos tiempos. En especial, es uno de los apoyos más firmes de la transformación digital de las pymes. Ofrece a estas nuevas posibilidades para acceder a los procesos contables más depurados.

Además, estos cambios son como una mancha de aceite que se extiende progresivamente. Lo hace porque la automatización contable es un campo con continuos desarrollos. Además, ese avance beneficia a otras áreas de las empresas, que ven mejoras en los flujos de datos.

1) Qué es la contabilidad automática

En términos generales, puede decirse que algo es automático cuando funciona, en todo o en parte, por sí solo. Así lo recoge la segunda acepción del Diccionario de la Real Academia Española. 

Dicho de las tareas contables, ello implica contar con una solución técnica que permite avanzar una labor con ninguna o mínima intervención del profesional. En la actualidad, la contabilidad automática tiene reflejo en muchas áreas, entre las que destacan las siguientes:

• Asientos automáticos. Pueden quedar anotados en la contabilidad con mínima intervención del contable por varios procedimientos. Por ejemplo, puede haber herramientas de lectura que traspasan a tus cuentas lo recogido en ciertos documentos, como tus facturas. Además, algunos asientos pueden predefinirse a partir de otros.
• Conciliaciones, en especial la bancaria. Esto es posible gracias a que existen herramientas, como Sage 50, que disponen de los algoritmos informáticos necesarios y conexión con las cuentas bancarias. 
• Conexión entre contabilidad e impuestos. Puede automatizarse gran parte de la contabilización de algunos impuestos. Además, los datos contables pueden descargarse en modelos fiscales.
• Inventarios. Las soluciones contables integrales disponen de muchos datos de la operativa de tus almacenes, que facilitan la contabilización. 
• Informes e indicadores. Tu solución contable puede proveerte formatos estándar en tiempo real sin que tengas que confeccionarlos tú ni manejar los datos.
• Realización de tareas contables del cierre. Muchos de los asientos son automatizables a partir de la información anterior. Lo mismo pasa, por ejemplo, con la elaboración de un balance de comprobación.
• Asesoramiento en dudas contables. Existen herramientas conversacionales que te pueden guiar automáticamente hacia las respuestas.

¡TUITÉALO! La contabilidad automática llama a tu puerta. ¡Toma nota de los cambios que se avecinan!

2) Para qué sirve la automatización contable

La utilidad de la automatización contable se desenvuelve en tres planos principales:

• En las pymes y, en especial, en las micropymes facilita el acceso a un conocimiento contable. Detrás de cada algoritmo de automatización contable hay un saber hacer. Muchas veces, los negocios más pequeños no disponen de personal tan especializado, pero no por ello es menos importante para ellas. Con estas soluciones tienen un acceso inmediato a una dinámica organizada de tareas contables.
• Para los asesores contables externos, la automatización es una enorme oportunidad de generación de valor. Pueden reducir considerablemente el tiempo dedicado a tareas rutinarias y se centran en los problemas y necesidades profundas de sus clientes. Además, disponen de mayores posibilidades de especialización.
• Para los departamentos contables internos, la automatización da fluidez a los procesos. Algunos flujos de datos con otros departamentos se hacen de forma más sencilla. Además, permite mantener la concentración en los asuntos prioritarios.

Para las pymes, la automatización contable es una gran oportunidad para tener sus datos bien organizados y alcanzar el conocimiento para saber usarlos.

3) Cómo implementar la automatización de la contabilidad

Hay diversas aproximaciones para automatizar la contabilidad. Algunas empresas optan por llevar ellas mismas todo el proceso. Requiere tiempo, inversión y conocimiento tecnológico y contable. Una vez terminado el análisis, la programación y la puesta en marcha deben estar pendientes del mantenimiento y actualización de la solución. 

Elige tu Sage 50 y disfruta de sus opciones de automatización contable.

Por ello, la mayoría de las pymes optan por soluciones contables de proveedores externos. Aprovechan su experiencia con multitud de clientes que tienen requerimientos semejantes. Además, existen herramientas como Sage 50, que cuentan con varias modalidades para encontrar la que se adapta a tu negocio como un guante.

4) Qué beneficios tiene la automatización en contabilidad

Los beneficios son múltiples y diversos. Entre ellos, destacan los siguientes:

• Minimización de errores. Siempre se siguen los protocolos establecidos.
• Precisión. Al contrario que los humanos, los algoritmos informáticos no tienen cansancio físico ni emocional y no bajan su rendimiento.
• Disponibilidad. Las herramientas contables automáticas están siempre disponibles, incluso en los días en los que los profesionales del campo están más ocupados.
• Reducción de conflictos. Los errores humanos, en ocasiones, generan discusiones entre distintos miembros de un equipo, lo que puede perjudicar al clima laboral.
• Trabajo menos rutinario. Los contables pueden desentenderse de tareas repetitivas y que, en ocasiones, disminuyen su concentración.
• Especialización. Al poder delegar en las máquinas tareas importantes, los contables pueden formarse y adquirir experiencia en otros campos de su profesión.
• Capacidad de control. Las herramientas informáticas pueden regular algunos aspectos de la gestión automáticamente a partir de datos contables.
• Visión más amplia. En algunas ocasiones, las tareas automatizadas pueden descubrir hechos y circunstancias inadvertidos.
• Productividad. Se puede desarrollar un trabajo contable más esmerado con el mismo personal, lo que redunda en mejoras de salarios y beneficios.
• Soporte. Las herramientas automáticas pueden ser un instrumento cotidiano al que efectuar consultas.
• Rentabilización de inversiones. Algunos algoritmos que afectan a la automatización en otras áreas solo tienen sentido con datos contables automatizados.
• Mejor vigilancia. La emisión de alertas automáticas facilita el cumplimiento normativo y el descubrimiento temprano de eventos.
• Lucha contra el fraude interno. Con algunas tareas contables automatizadas es más difícil que tus propios empleados te oculten o falseen los datos.

En definitiva, la automatización contable cambia las reglas del juego. Tanto los profesionales como las empresas podrán afrontar proyectos más ambiciosos guiados por datos y algoritmos informáticos.