Cómo mejorar la gestión de proveedores en tu empresa: Consejos prácticos

La gestión de proveedores requiere de una comunicación directa y fluida para evitar posibles problemas.

• La elección de proveedor es la principal clave para hacer una buena gestión.
• Es conveniente emplear herramientas para controlar los albaranes, facturas y pagos.

La gestión de proveedores es clave en la empresa para ganar en productividad y ser más competitiva. En los últimos años, varios factores son los que han irrumpido y obligado a hacer cambios en la cadena de suministro para poder seguir operando. La geopolítica, con la guerra de Ucrania y el conflicto del Mar Rojo, han sido algunos de los detonantes, al igual que la pandemia de la Covid-19. En todos estos casos, se han repensado los itinerarios y canales de exportación, además de buscar otros proveedores. 

Las compañías han tenido que hacer una gestión de proveedores mucho más activa y adaptada a la realidad del momento ante situaciones imprevistas y cambios que se han sucedido con gran celeridad. En otras ocasiones, el lanzamiento de nuevos productos o el aumento de la capacidad de producción han obligado a las empresas a realizar algunas modificaciones con el fin de dar respuesta a sus necesidades actuales. 

Y, ¿cómo se hace una buena gestión de proveedores? En tiempos de cambio y de incertidumbre como los que vivimos hoy en día, puede parecerte algo complejo. No tiene por qué ser así. Siguiendo unos consejos y utilizando alguna herramienta, es mucho más fácil. Aquí te contamos cómo puedes hacer una gestión de proveedores efectiva que redunde en una mayor competitividad. 

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Sage Active ayuda en la gestión de proveedores al quedar registrados todas las facturas y pagos. 

La elección del proveedor

La gestión de proveedores, ya sea con una persona física o con otra compañía, engloba una serie de procesos relacionados con el bien o servicio que se suministre. Es por ello que el primer factor clave es elegir bien al distribuidor, suministrador o agente, en función de la actividad. 

Y esto es especialmente relevante para que toda la relación comercial funcione bien y haya un beneficio para ambas partes. Especialmente, porque muchos de los proveedores se convierten en parte estratégica de la compañía. Además, no hay que olvidar que los distribuidores o suministradores tienen que ser compatibles. Es raro que una empresa tenga sólo uno. Todos ellos deben integrarse en el sistema porque hay que funcionar como un correcto engranaje.

Llegados a este punto, seguro que te preguntas, ¿cómo elijo bien a un proveedor? Aunque las pautas varían en función de la actividad y del bien, producto o servicio, en general, hay que tener en cuenta:

Confianza 

El proveedor debe ser de confianza porque va a conocer partes sensibles y estratégicas de tu compañía. Además, requiere que la solución o servicio que te preste tenga garantías y sea realmente eficiente. Hay que fijarse en su trayectoria y reputación.

Solución

Es importante cerciorarse de que la herramienta o producto que se suministre o preste realmente sea la mejor que hay en el mercado para las necesidades que tu empresa tiene. Esto te permitirá ser más productivo y más competitivo.

Precio

Es un factor clave, sobre todo cuando se cuenta con presupuestos ajustados o se está comenzando una actividad. En este sentido, hay que valorar la relación calidad-precio y la rentabilidad. También se debe sopesar si existen costes por la instalación de una herramienta tecnológica o equipos o bien son asumidos por el propio proveedor.

Servicios

Es fundamental no fijarse solo en la solución o producto. Conviene que sepas qué prestaciones hay para casos de errores o emergencias, así como si disponen de servicio de postventa en el caso de que se requiera. 

Contrato

Por supuesto, la relación contractual tiene que estar totalmente clara y con mayor nivel de detalle posible para evitar futuros problemas derivados de la operativa o del día a día. 

Es importante seguir buscando nuevos proveedores para afrontar con rapidez cambios por motivos de las compañías o por la geopolítica.

Las claves de una buena gestión de proveedores

Una vez hecha la elección, aún quedan más factores a tener en cuenta para una correcta gestión de proveedores.

• Comunicación: a pesar de que una buena parte del proceso de gestión de proveedores queda automatizada, no es conveniente olvidar mantener una comunicación fluida y periódica. Y esto debe hacerse aunque no haya problemas a resolver. Así se pueden:
  • conocer mejoras que el proveedor tenga previsto hacer,
  • nuevos desarrollos,
  • sus planes de futuro 
  • e, incluso, puede ser un nexo de contacto con otras compañías. 

• Errores: cualquier incidencia o problema, por pequeño que sea, debe indicarse al proveedor. Así se evitará que se haga más grande o derive en otras dificultades que impidan la eficiencia y competitividad de tu empresa. Y, por supuesto, aunque la gestión de proveedores se haga mediante un programa, como Sage Active, del que hablamos en el siguiente apartado, no hay que olvidar repasar albaranes y facturas para que todo esté correcto. Esta comprobación es conveniente hacerlo a su vez con el producto o servicio que se preste. 

• Pago: la gestión de proveedores requiere disponer a su vez de un sistema de pagos en tiempo y forma. Así se impedirá este tipo de errores que suelen ser de los más habituales y que, en muchas ocasiones, hacen que la relación se rompa. 

• Búsqueda: la gestión de proveedores debe ser activa. Es decir, es conveniente seguir buscando nuevos distribuidores, mayoristas… aunque se esté contento con el actual. Pueden surgir nuevas necesidades en la empresa o bien tener que buscar otras soluciones ante tiempos de cambio como ha sucedido con la geopolítica. Tener más de una opción igualmente ayudará a afrontar casos de quiebra o cierre del proveedor actual. Además, no hay que olvidar que, de forma periódica, se lanzan nuevas soluciones que pueden hacer ganar en competitividad.

Herramientas que hacen el día a día más sencillo

La gestión de proveedores es mucho más fácil si se emplea una herramienta que ayude en el día a día. Varias son las opciones disponibles en el mercado. Dentro de ellas, destaca Sage Active. Esta solución es conocida sobre todo por sus funciones para la contabilidad y facturación online, pero tiene muchas más ventajas.

En la gestión de proveedores, esta herramienta te permite automatizar los procesos. De esta manera, se gana en productividad y competitividad. Gracias a ello, este sistema contribuye a una comunicación más fluida y a unas relaciones sólidas con las empresas con las que mantengas vínculo empresarial al quedar todas las operativas y facturas bien registradas. No queda lugar para errores o un malentendido. 

Este seguimiento y disponibilidad de la información en tiempo real te será útil también a la hora de tomar decisiones sobre si mantener o no a un proveedor o bien elegir uno nuevo al comparar las diferentes ratios. 

Todo ello redunda en una gestión de proveedores mucho más simple y sencilla para poner el foco en generar más valor añadido en tu empresa.