Cómo «sufrir» menos en la gestión de gastos de una empresa

La gestión de gastos empresariales implica un equilibrio delicado entre mantener la agilidad operativa y garantizar un control financiero riguroso, lo que la convierte en una tarea desafiante y multifacética.

• Para cualquier propietario de una empresa llevar un registro y seguimiento eficiente de los gastos puede parecer algo no prioritario.
• Pero, a largo plazo, la automatización puede ahorrar tiempo y dinero, además de mostrar una visión global del rendimiento del negocio.

Que la gestión administrativa de los gastos de un negocio sea igual a guardar los recibos de modo desordenado en un cajón o caja de zapatos no es lo más eficiente.

Hoy día, lograr esta eficiencia es ya una realidad. Y es que la combinación de un software de gestión comercial y de contabilidad  y las apps de intercambio de recibos, tiques y facturas, pueden hacer la vida más fácil a las empresas. Así que, ¿a qué esperas? 

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Entendiendo la importancia de una buena gestión de gastos

La gestión eficiente de los gastos es una piedra angular en la solidez y sostenibilidad financiera de cualquier empresa. Aunque pueda parecer una tarea administrativa más, su impacto va mucho más allá, influenciando directamente la capacidad de la empresa para crecer, innovar y competir en el mercado.

Y es que, si se lleva una gestión ineficaz de los gastos, pueden aparecer algunos problemas. Algunos tan comunes como que los gastos excedan al presupuesto, que se tomen decisiones estratégicas ineficientes e incluso puede llevar a errores en las obligaciones fiscales y contables.

Por qué necesitas llevar un registro de los gastos del negocio

Mantener organizados los registros de los gastos es esencial para cumplir con los requisitos legales y fiscales. Así, evitarás un pago excesivo de impuestos, impulsar la eficiencia y, en definitiva, llevar a tu negocio por la senda del crecimiento.

Pero mantener al día esta actividad no se trata solo de marcar correctamente las casillas de los impuestos. Sino que significa tener clara la situación financiera del negocio en cualquier momento, para poder así tomar mejores decisiones.

También será esencial si en un momento dado necesitas crédito para invertir o pagar alguna deuda, ya que los bancos u otros posibles prestamistas querrán saber de la salud financiera de tu empresa.

Los gastos que no debes descuidar

Para poder presentar las cuentas anuales y la declaración de impuestos, deberás tener registros de todo el dinero que has gastado, por ejemplo, en recibos, libros de caja y en programas de contabilidad. También se deberá tener control de todos los bienes comprados y a quién se compró. Además de cualquier otro documento relevante, por ejemplo, estados de cuenta bancarios y correspondencia.

¿Por qué las hojas de cálculo y las “cajas de zapatos” no son eficientes?

No hay reglas escritas sobre cómo llevar los registros de gastos. Puedes mantenerlos en papel, en una hoja de cálculo o en tu programa de contabilidad.

Pero, para que sean legibles y completos, la mejor manera de llevarlos es con un software de contabilidad. Y es que los avances en los sistemas de contabilidad han hecho que sea más fácil y barato almacenar, organizar y compartirlos de forma clara y precisa. Además, al integrarse con apps de captura de recibos y tiques, puede hacerse sobre la marcha, en cualquier lugar y momento.

Los programas de software también pueden almacenar una copia digital de un recibo con la transacción contable, asegurándose de que los registros tengan la información apropiada en un solo lugar (no enterrada en el fondo de una “caja de zapatos”). La automatización también facilita la comparación de los registros con los años anteriores, para ayudar a rastrear y visualizar el progreso de los beneficios. Por último, reduce los errores, con la seguridad de tener la información precisa y actualizada que necesitas para dirigir el negocio.

Cómo «sufrir» menos en la gestión de gastos

Mantener los registros de gastos actualizados regularmente en un software de contabilidad puede aliviar significativamente los “quebraderos de cabeza” que puede suponer el cuadrar la contabilidad al final del año.

Y es que presentar documentos y más documentos sobre los impuestos, implica muchos datos. Información que, si está desorganizada y en múltiples lugares, convierte esta tarea en incómoda y frustrante. Hasta el punto de postponerlo hasta el último minuto, añadiendo a sus niveles de estrés de la temporada la declaración de impuestos. Incluso si tienes un sistema de archivo organizado, puede ser mucho más difícil localizar los registros en comparación con un sistema de almacenamiento digital basado en la nube. 

Esta última opción te permitirá encontrar los artículos en segundos, desde cualquier dispositivo o ubicación. En definitiva, los programas de gestión comercial y contabilidad eliminan todos estos problemas.

Adoptar el mantenimiento de registros automáticos elimina la carga de la contabilidad de un plumazo. Con procesos y tecnología finamente ajustados, puedes asegurarte de que pagarás los impuestos correctos. Y, por consiguiente, terminarás las tareas de contabilidad rápidamente para pasar a actividades de mayor valor añadido. En definitiva, te prepara para un crecimiento más rápido y, finalmente, te permitirá tirar a la papelera esa “caja de zapatos” con recibos desordenados.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.