Cómo solucionar los problemas de gestión de existencias (e-book)

La gestión de existencias condiciona muchos aspectos de la gestión empresarial. No solamente se trata de hacer el mejor inventario o de valorar las existencias correctamente, sino que su papel va mucho más allá. Pone a nuestra empresa en relación con el resto de la cadena, tanto con los proveedores como con los clientes, e incluso con los propios procesos y la filosofía con la que se previenen y afrontan los fallos.

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Por eso Sage ha preparado una completa guíapara orientarnos en esta materia. En ella se aborda tanto la forma en la que podemos descubrir los problemas como los aspectos que tenemos que tener en cuenta para encontrar la solución más adecuada.

Por qué gestionar las existencias

La gestión de las existencias es esencial en la de los procesos. Necesitamos saber en cada momento lo que tenemos, lo que necesitamos e, incluso, lo que nos sobra. Debemos diseñar los sistemas para mantener los flujos oportunos de entrada y salida de existencias. Además, tenemos que mantener un correcto seguimiento contable.

Tipos de existencias

Se pueden hacer muchas clasificaciones de existencias. Una muy importante es la que distingue los tipos de existencias en función de su naturaleza. Por ejemplo, el Plan General de Contabilidad distingue las siguientes categorías de existencias:

• Mercaderías o existencias comerciales si son bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación
• Productos terminados si están fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su utilización por otras empresas
• Materias primas si, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados
• Productos semiterminados si están fabricados por la empresa. pero no destinados normalmente a su venta hasta tanto sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior
• Subproductos si tienen carácter secundario o accesorio de la fabricación principal
• Residuos si se obtienen inevitablemente y al mismo tiempo que los productos o subproductos, siempre que tengan valor intrínseco y puedan ser utilizados o vendidos
• Materiales recuperados si, por tener valor intrínseco, entran nuevamente en almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo
• Productos en curso si aún se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad, pero no son ni productos semiterminados, ni subproductos, ni residuos, ni materiales recuperados
• Otros aprovisionamientos como, por ejemplo, los de elementos y conjuntos incorporables, combustibles, repuestos, materiales diversos, embalajes, envases o material de oficina

No obstante, existen otras clasificaciones de existencias. Una de ellas es la que las distingue por su función en las siguientes categorías.

Existencias de seguridad o de protección

Constituyen un «colchón» frente a desajustes entre los ritmos de aprovisionamiento y de demanda. Se mantienen por encima de lo que se necesita para evitar los problemas asociados a dichos desajustes.

Existencias medias

Pueden entenderse como un promedio de las existencias que se mantienen a lo largo de un período. Por simplificar, se pueden aproximar como la mitad de la suma de las existencias finales e iniciales. Un cálculo más ajustado requerirá dividir el período en subperíodos. Por ejemplo, dividir el año en meses. Las existencias medias resultarían de sumar los valores de cada subperíodo y dividirlo entre el número de subperíodos.

Existencias de anticipación

Se acumulan para afrontar con antelación los picos en los que se necesitarán más existencias. Por ejemplo, pueden ser convenientes en los casos en los que se produce estacionalidad o se produce periódicamente.

Existencias sobrantes

No se necesitan, a pesar de estar en buen estado. Es posible que tengamos que deshacernos de ellas o emplearlas de un modo diferente al previsto inicialmente.

Existencias activas

Son las que se consumen normalmente a lo largo de un período de tiempo.

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Problemas de la rotura de stock

En un momento dado, puede surgirnos una necesidad que no podemos cubrir de un determinado tipo de existencias. Normalmente, surge por fallos en la planificación o ejecución de los procesos y por desajustes de las previsiones de demanda.

Los problemas de la rotura de stock vienen ligados, en primer lugar, a los retrasos que provoca. No podemos vender lo que querríamos, tenemos recursos ociosos, nos vemos obligados a satisfacer indemnizaciones y a resolver problemas de los clientes, podemos perder clientes, etc.

En segundo lugar, puede llevarnos a incrementar las existencias para evitar complicaciones semejantes en el futuro, lo que elevará nuestros costes de almacenamiento y gestión de existencias.

Coste y precio de la gestión de existencias

Los costes provienen de diferentes fuentes. Por un lado, están los relacionados con la dedicación de horas de trabajo del personal a estas labores. Además, hay que tener en cuenta las soluciones de gestión y los medios materiales necesarios. Por otro lado, están los costes asociados al almacenamiento de las existencias, su movimiento y los relacionados con la rotura de stock, que serán unos u otros en función del modelo de gestión de existencias adoptado.

Sistemas y modelos de gestión de existencias

Podemos agrupar en dos grandes familias los modelos de gestión de existencias. Por un lado, encontramos los que pretenden evitar los problemas asociados a la rotura de stocks. Buscan garantizar una disponibilidad continua de existencias. Aportan fiabilidad de cara a los clientes, pero exigen mayores costes de almacenamiento.

Por otro lado, existen sistemas que intentan minimizar los stocks de existencias. Un ejemplo de ello es el sistema just in time. Su ventaja más importante es que dejan al descubierto posibles problemas en los procesos de la empresa, en la previsión de la demanda, etc. Con antelación, se intenta depurar al máximo los procesos, pero si surgen complicaciones se analizan detenidamente. También tiene la ventaja de menores costes de almacenamiento. Entre las desventajas encontramos una mayor complejidad y un menor margen con el que evitar incumplimientos frente a los clientes.

La mejora de la logística para la gestión de existencias

Los avances en la logística nos proporcionan cada vez mayor cantidad de información sobre lo que sucede con las existencias. Hay más trazabilidad, conectividad y capacidad de análisis. Por otro lado, también nos facilitan un mejor control de los inventarios y una capacidad de decisión más rápida.

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