Para el correcto registro contable de los gastos, es importante saber cuándo estamos ante un IVA deducible y cuándo no, ya que por la mesa de los contables pasan todo tipo de documentos, entre ellos facturas de proveedores y acreedores con su IVA soportado correspondiente, pero también otros que se le parecen, como recibos de gastos, tiques de restaurantes, facturas de combustible donde no se indica el nombre de la empresa destinataria, etc.
La neutralidad del IVA se obtiene permitiendo a los empresarios o profesionales deducir las cuotas soportadas en la adquisición o importación de bienes o servicios, pero es importante conocer qué IVA es deducible y cuál no, ya que no todo el IVA soportado se puede deducir.
¡Comparte! ¿Cuándo nos podemos deducir el IVA de una factura? Conoce todos los supuestos
IVA deducible, ¿en qué condiciones podemos aplicarlo?
Para que el IVA soportado sea deducible, se deben cumplir las siguientes condiciones:
1. Los gastos deben de estar vinculados a la actividad económica desarrollada
Por lo tanto, se debe discernir entre los gastos vinculados a la actividad económica de los privados, los cuales muchas veces se pagan con las tarjetas de empresa. Por ejemplo, muchos de los gastos pagados con las famosas tarjetas black, al ser del ámbito privado, no serían deducibles.
Aquí nos encontramos principalmente con dos tipos de gastos, que suelen generar bastantes dudas de cara a la determinación de la deducibilidad de su IVA, que son:
Los derivados del uso de un vehículo
En este caso, la deducibilidad de los gastos relacionados con el vehículo, tales como combustible, peajes y aparcamiento en parkings públicos, quedará condicionada a que el vehículo que genera dichos gastos tenga la consideración de elemento patrimonial afecto a la actividad económica desarrollada, para lo cual su uso debe ser necesario para la obtención de los rendimientos de la actividad.
No se entenderán afectados:
- Aquellos que se utilicen simultáneamente para actividades económicas y para necesidades privadas, salvo que la utilización para estas últimas sea accesoria y notoriamente irrelevante de acuerdo con lo previsto en el apartado 4 de este artículo. En este sentido, es muy importante tener en cuenta que la Agencia Tributaria nos indica que:
«Se considerarán utilizados para necesidades privadas de forma accesoria y notoriamente irrelevante los bienes del inmovilizado adquiridos y utilizados para el desarrollo de la actividad económica que se destinen al uso personal del contribuyente en días u horas inhábiles durante los cuales se interrumpa el ejercicio de dicha actividad.»
- Aquellos que, siendo de la titularidad del contribuyente, no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad económica que esté obligado a llevar el contribuyente, salvo prueba en caso contrario.
Por lo tanto, a la hora de registrar los gastos de los vehículos, además de estar este afecto a la actividad, debemos de saber cuándo y para qué se han utilizado, para poder discernir si el IVA de gastos tales como combustibles, peajes o aparcamientos es deducible tal y como se indica en la consulta vinculante V0901-14 de abril del 2014. De esta manera, cuando se proceda al registro contable de dichos gastos, debemos tener a mano el calendario para ver si se se pasan gastos de días no laborables, los cuales no serían deducibles.
El IVA deducible de los gastos de viajes
Los gastos por viajes profesionales se considerarán fiscalmente deducibles cuando vengan exigidos por el desarrollo de la actividad, y siempre que, además, cumplan los demás requisitos legales y reglamentarios.
En el caso de que no existiese vinculación o ésta no fuese suficientemente probada, estos gastos de viajes no podrán considerarse fiscalmente deducibles de la actividad económica y, por consiguiente, no se podrán deducir las cuotas de IVA soportadas.
En la valoración de esta correlación también deberá tenerse en cuenta el importe individualizado de los gastos, de manera que aquellos que sean excesivos o desmesurados, respecto de los que, con arreglo a los usos y costumbres, puedan considerarse gastos normales, pueden considerarse como no deducibles, pues se trata de conceptos fronterizos entre los gastos exigidos por el desarrollo de la actividad y aquellos que vienen a cubrir necesidades particulares.
2. Los gastos deben encontrarse debidamente justificados
Para poder ejercitar el derecho a deducción, los empresarios o profesionales deberán estar en posesión de la factura original, o del documento en que conste la liquidación practicada por la Administración en el caso de las importaciones, de la autofactura en el supuesto de inversión del sujeto pasivo o del recibo original firmado por el titular de la explotación en el pago del recargo de compensación en el régimen especial de la agricultura.
Pueden también surgir dudas en relación a las facturas enviadas por email y/o en formato pdf, las cuales son perfectamente válidas siempre que se garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido, según se recoge en la consulta vinculante V0068-14 de 15 de enero de 2014.
Para poder deducir el IVA con factura simplificada (antes tiques), estas deben contener necesariamente:
•NIF del destinatario y domicilio.
•Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
3. Los gastos deben estar debidamente registrados en la contabilidad
Los gastos deben estar debidamente registrados en el libro registro de IVA y debidamente contabilizados para que las personas físicas o jurídicas que realicen una actividad profesional puedan deducirlos.
IVA no deducible de determinados gastos
No puede deducirse el IVA soportado en la adquisición de ciertos bienes o servicios, como son las joyas y alhajas; los alimentos, bebidas y tabaco; los espectáculos y servicios de carácter recreativo y los destinados a atenciones a clientes o terceras personas, así como los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que sean un gasto deducible en el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) o en el impuesto sobre sociedades (IS).
Es importante, pues, que tengamos todo esto en cuenta para identificar si el IVA de una factura es o no deducible.
Subscríbete a la newsletter de Sage Advice
Recibe nuestros consejos más recientes directamente en la bandeja de entrada de tu correo electrónico.
