Cómo preparar correctamente la certificación en las cuentas anuales

La certificación de las cuentas anuales es imprescindible para realizar el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Esta certificación acredita la veracidad y fiabilidad de la información financiera, ya que en ella se refleja la aprobación de las cuentas por la Junta General de la empresa.

• Conoce los elementos obligatorios que se deben incluir en la certificación de las cuentas anuales.
• Te explicamos cómo realizar la presentación telemática directa de las cuentas anuales y su certificación. 

Las empresas están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el registro mercantil, dentro de los 30 días siguientes a su aprobación por la junta general de socios o accionistas. 

La formulación de las cuentas, informe de gestión en su caso y la propuesta de aplicación de resultados deben efectuarla los administradores en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social. Es decir, si cerramos el ejercicio el 31/12, la formulación de las cuentas tiene como fecha tope el 31/03 del año siguiente.

Para la realización del depósito de las cuentas, es necesario presentar junto a las cuentas anuales una certificación de la junta general. En esta certificación, entre otras cosas, se debe hacer mención a la aprobación de las cuentas anuales y a la distribución de los resultados.

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Certificación de la aprobación de las cuentas anuales 

Una vez formuladas las cuentas anuales deben aprobarse por parte de la Junta General de Accionistas. Esta junta debe celebrarse dentro de los seis primeros meses posteriores al cierre del ejercicio. 

Si las cuentas son aprobadas, se emitirá una certificación de la aprobación de las cuentas anuales, que deberá ser firmada por los administradores y que se adjuntará al envío de las cuentas anuales.

Sage 50 te facilita la presentación directa y automatizada de las cuentas anuales de tu empresa y su certificado utilizando el programa D2. 

Documentos que conforman las cuentas anuales 

Además del certificado de aprobación de cuentas por parte de la junta u órgano social competente, en la que se debe detallar la distribución del resultado, las cuentas anuales deben incluir la siguiente documentación: 

• Instancia de presentación.
• Datos generales de identificación.
• Declaración medioambiental.
• Balance de situación.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo. También se suele denominar estado de flujos de tesorería o estado de cash flow.
• Memoria.
• Declaración de acciones/participaciones propias.
• Declaración de identificación del titular real.
• Informe de gestión.

El certificado de aprobación de cuentas debe incluir las firmas de los administradores.

Para las empresas que requieren auditoría, también es obligatorio adjuntar el informe de auditoría correspondiente.

Por su parte, para las empresas que presentan los modelos de cuentas anuales abreviados, no es necesaria la presentación del estado de flujos de efectivo, ni del estado de cambios en el patrimonio neto.

Para realizar el depósito de las cuentas anuales se debe de estar abonado a los servicios interactivos del Colegio de Registradores y disponer de un certificado de firma electrónica. 

Elementos obligatorios en la certificación del depósito de cuentas

La certificación de las cuentas anuales tiene que incluir una serie de elementos obligatorios para realizar correctamente el depósito de las cuentas.

• Nombre de los certificantes y cargo o capacidad de certificación. Recordemos que tienen capacidad de certificación el Administrador único, administrador solidario, administradores mancomunados, Secretario o Vicesecretario del Consejo de Administración, liquidador, o socio único. En todo caso, el cargo debe estar vigente y constar inscrito en el Registro Mercantil.
• Denominación de la entidad que consta en sus respectivos estatutos.
• Lugar y fecha de celebración de la Junta. Puede ser el domicilio social o el lugar donde se haya celebrado dicha junta general.
• En la certificación debe hacerse constar el acuerdo de aplicación y no solo si ha habido ganancias o pérdidas.
• Fecha de formulación de las cuentas anuales.
• En caso de que la sociedad se encuentre INACTIVA se hará constar esta circunstancia.

Si nos dejamos algún elemento de los obligatorios sin reflejar en la certificación, el registro mercantil no procederá a realizar el depósito de las cuentas anuales.

Las cuentas anuales y el informe de gestión, en su caso, deberán ser firmados en el momento de su formulación por todos los Administradores vigentes en tal fecha. 

La correcta certificación de las cuentas anuales es crucial para garantizar la transparencia y confianza en la información financiera de la empresa.

Presentación telemática directa de las cuentas anuales y su certificación

Las cuentas anuales de las empresas se pueden presentar de forma directa al Registro sin necesidad de acceder al Portal de Registradores. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

• Instala el programa D2: puedes descargarlo aquí. 
• Cumplimenta los datos necesarios.
• Genera la huella digital y elige el tipo de presentación a realizar (mixta o completa).
• Elige la opción “Presentación Telemática”. 

Existen dos formas de realizar la carga del fichero Zip generado por el programa D2 para su presentación en el Registro.

• Carga a través de envío directo del programa D2: a través de la opción “Generar Zip y Enviar”, el programa D2 permitirá realizar la presentación telemática mediante el envío directo integrado en la aplicación. Para ello, es necesario estar abonado al portal y disponer de un certificado de firma electrónica vinculado a la cuenta que se disponga en el portal de registradores.  
• Carga manual en el portal https://www.registradores.org: después de identificarse con el certificado de la firma electrónica en la Presentación Telemática, se debe seleccionar la opción “Presentar cuentas”. Posteriormente se debe seleccionar el fichero ZIP de la legalización. Para ello se debe buscar el fichero en la ruta o directorio de trabajo en el que se hayan guardado las cuentas. 

Calificación registral de las cuentas anuales

En el artículo 280 de la LSC se especifica que, dentro de los quince días a la presentación, el Registrador determinará si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas. Si no apreciare defectos, tendrá por efectuado el depósito, practicando el correspondiente asiento en el libro de depósito de cuentas y en la hoja correspondiente a la sociedad depositante.

La certificación de las cuentas anuales es fundamental para cumplir con la obligación de su depósito en el Registro Mercantil, asegurando así que la información financiera presentada es confiable y ha sido debidamente aprobada por la Junta General de la empresa.

En definitiva, la certificación de las cuentas anuales es un proceso esencial que garantiza la transparencia y la fiabilidad de la información financiera de una empresa. Este procedimiento no solo cumple con las obligaciones legales, sino que también refuerza la confianza de los socios, accionistas y terceros en la gestión financiera de la empresa.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.