Cómo hacer una factura en 7 pasos

¿Necesitas emitir una factura, pero no sabes por dónde empezar? Crear una factura puede parecer complicado, pero siguiendo los pasos que te detallamos a continuación, verás lo sencillo que puede llegar a ser.

• Te explicaremos qué es una factura, qué datos debe incluir y cómo crearla de forma correcta. 
• Conoce paso a paso cómo crear una factura profesional de forma sencilla y rápida.

Realizar de forma correcta y profesional una factura es una tarea clave para cualquier negocio, independientemente de su tamaño. La emisión de una factura correcta no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también facilita la gestión de cobro y transmite seriedad y confianza a tus clientes. 

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¿Qué es una factura y por qué es importante?

Una factura es un documento legal que detalla una transacción comercial entre un proveedor y un cliente. En ella se reflejan los bienes o servicios vendidos junto con su precio correspondiente.

Su correcta emisión es esencial porque:

• Sirve como justificante fiscal y contable.
• En ellas se refleja la base imponible para calcular impuestos como el IVA, las retenciones del IRPF o aranceles en las importaciones o exportaciones.
• En caso de disputas es el soporte para poder reclamar, ya que es la prueba de la transacción. En ella se recogen las condiciones, precios y plazo de pago.

Generar facturas correctas y profesionales es clave para cumplir con la normativa y proyectar confianza en tu negocio.

Elementos esenciales de una factura

Toda factura debe contener, como mínimo, los siguientes datos:

• Datos del emisor: nombre, dirección, NIF o CIF, y datos de contacto. Si se desea, puede indicarse adicionalmente el nombre comercial, marca, logo, así como otro u otros domicilios adicionales, pero ello no exime de incluir la información obligatoria.
• Datos del receptor: nombre, dirección, NIF o CIF, y datos de contacto.
• Número de factura: un número único que identifique la factura. El número debe ser correlativo con la última factura emitida.
• Serie de la factura: pueden crearse tantas series distintas como se precise.
• Fecha de expedición: la fecha en la que se emite la factura.
• Fecha de operación: si es distinta de la de expedición. Fecha de devengo del Impuesto sobre el Valor Añadido. En general cuando se entrega la mercancía o se realiza el servicio.
• Descripción de los bienes o servicios: detalle claro y conciso de lo que se ha vendido o prestado, de forma que se pueda identificar claramente la operación facturada.
• Cantidad y precio unitario: el número de unidades de cada producto o servicio y su precio individual.
• Impuestos aplicables: el tipo de IVA u otros impuestos aplicables y su importe. Salvo en el caso de las facturas simplificadas en que, opcionalmente, puede indicarse la expresión “IVA INCLUIDO”)
• Total a pagar: el importe total de la factura, incluyendo impuestos.
• Forma de pago: las condiciones de pago acordadas y el vencimiento de la factura.
• Referencia a la factura rectificada: en las facturas rectificativas que rectifiquen a otra emitida.
• Información mercantil: datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil (folio, libro, tomo y hoja del apunte), siendo sancionable la omisión. 

Menciones en situaciones especiales

• En operaciones exentas hace referencia a la normativa que declara la exención.
• En caso de que la factura sea realizada por el cliente, la mención “facturación por el destinatario”.
• Mención a “inversión del sujeto pasivo”, cuando se den las circunstancias legales para que sea el receptor de la factura quien deba autorepercutirse el IVA.
• Mención a “Régimen especial de Agencias de viajes” o “Régimen especial de bienes usados (REBU)” en los casos en que son de aplicación.

Cómo crear una factura paso a paso

Para hacer una factura profesional solo tienes que dar los siguientes siete pasos:

1. Reúne toda la información. Antes de comenzar, asegúrate de tener a mano todos los datos necesarios del emisor y del receptor, así como una descripción detallada de los bienes vendidos o los servicios prestados.
2. Elige el método de facturación. Puedes hacer facturas manualmente o usar un software de facturación y contabilidad como Sage Active. De esta forma automatizarás todo el proceso y será mucho más sencillo emitir y llevar el control administrativo y contable de tus facturas. 
3. Elige un formato. Puedes crear una factura utilizando una plantilla prediseñada o diseñando tu propia plantilla. Con Sage Active podrás diseñar diferentes plantillas para tus facturas y contabilizar tus facturas automáticamente. 
4. Completa los datos. Rellena todos los campos de la factura con la información correcta. En el apartado anterior te indicamos los datos que debe tener una factura. 
5. Realiza los cálculos. Calcula los importes totales, los impuestos y el importe final a pagar. Herramientas como Sage Active podrás realizar los cálculos de tus facturas de forma automática. 
6. Revisa tu factura. Antes de emitirla, revisa cuidadosamente todos los datos para asegurarte de que no haya errores.

Envía la factura. Una vez generada, puedes enviarla al cliente en papel o PDF. Si has emitido una factura electrónica tendrás que enviarla por medios digitales.

Ejemplo de factura

A continuación, te dejamos un modelo de factura.

Crear una factura de manera manual puede ser una tarea tediosa y propensa a errores. Un software de facturación, como Sage Active, te permite automatizar el proceso, ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores. Es más, podrás crear facturas profesionales con pocos clics, gestionar tus clientes y cobros pendientes, y llevar un control total de tu contabilidad.