¿Cómo funciona un programa de contabilidad?

La elección de un programa de contabilidad es una decisión de gran importancia para cualquier empresa, ya sea grande, pyme o un profesional autónomo.

• Conoce en este artículo cómo funciona un programa de contabilidad
• Gestiona tu contabilidad online desde la nube y mejora la movilidad

En la era digital actual, la gestión financiera se ha vuelto más eficiente y precisa gracias al desarrollo del programa de contabilidad. Estos se han convertido en aliados indispensables para los contables y financieros.

Desde que la contabilidad se llevaba manualmente en libros, hasta los modernos programas contables de hoy en día, mucho se ha mejorado. Hoy en día, el software contable facilita el trabajo a contables, administrativos y financieros.

Tareas que facilitan los modernos programas de contabilidad

El programa de contabilidad facilita muchas tareas, entre las que podemos destacar:

• Ayudan a determinar dónde va cada apunte.
• No permiten la creación de asientos descuadrados.
• Facilitan la conciliación de las cuentas.
• Asignan las cuentas de gasto directamente al contabilizar las facturas de proveedores y acreedores.
• Permiten contabilizar los pagos directamente desde las previsiones de pago y las actualizan automáticamente cada vez que se registra un pago.
• Facilitan la elaboración de los presupuestos.
• Facilitan la presentación de los diversos modelos de Hacienda y la contabilización automática del apunte de la liquidación de impuestos.

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¿Por qué cambian las empresas su programa de contabilidad?

Las empresas crecen y si su software de contabilidad y gestión no los acompaña en este crecimiento, necesitan dotarse de mejores programas de contabilidad y facturación. Así, optimizarán su gestión empresarial.

Son muchos los autónomos que, cuando comienzan su actividad, delegan las tareas contables y fiscales a las asesorías y despachos profesionales. Con el incremento de su actividad, tienen que incorporar administrativos, que acaban llevando la contabilidad internamente, siendo necesario incorporar un software contable a la empresa.

La búsqueda de la optimización del control del negocio y el ahorro de tiempo que proporciona un buen software de contabilidad es otra de las razones para abordar el cambio del programa de contabilidad.

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Funcionalidades que debe tener un programa de software contable

Cualquier programa de contabilidad contará con las aplicaciones básicas que permitan llevar la contabilidad. Pero, un buen software contable permitirá optimizar los tiempos de trabajo y los flujos de información, funcionalidades que aportarán un plus y facilitarán el trabajo del departamento.

Algunas funcionalidades complementarias que debería tener un software de contabilidad son:

Simplificar la conexión de las diferentes áreas de trabajo de la empresa

• Un programa de contabilidad debe facilitar que la información fluya entre los diferentes usuarios que manejan la información contable de la empresa, mejorando la productividad.

Facilitar el cumplimiento de las obligaciones contables, legales y fiscales

• Se debe poder extraer la información necesaria para el cumplimiento de estas obligaciones, cumplimentando los modelos tributarios y facilitando su presentación a la Agencia Tributaria.
• De igual manera, debe facilitar la realización del depósito de las cuentas anuales o la legalización de los libros contables.

Integración con Office

• La exportación de información a Excel debe ser una opción obligatoria. Si el software contable facilita informes clave de manera visual o integra cuadros de mando, ya no será necesaria la exportación de la información a Excel y se facilitará la operativa contable.

Posibilitar la movilidad de los usuarios

• Trabajar desde cualquier sitio es cada vez más demandado por las empresas. Un programa contable permite conectarse desde cualquier lugar para presentar impuestos, y facilitará que se puedan entregar desde otro sitio, mediante un dispositivo móvil.

Ofrecer personalización

• Muchas empresas necesitan realizar personalizaciones de su software contable y de gestión, para adaptarlo a las necesidades específicas de su negocio. Por ello, es importante que el programa contable y de facturación facilite estas personalizaciones y que las nuevas versiones respeten totalmente los cambios ejecutados.

Actualización constante

• Los programas contables deben de poder adaptarse a los diferentes cambios sufridos por la legislación contable y fiscal. Próximamente, será obligatorio que introduzcan los cambios regulados en la Ley Antifraude.

Evolución tecnológica

• Es muy fácil gestionar toda la contabilidad de una empresa si se utiliza una solución contable y de facturación online de Sage.
• Te permitirá enriquecer el servicio a tus clientes, mejorar las relaciones con los proveedores y entidades financieras, y establecer un mayor control interno de tu negocio.

Los programas contables modernos como Sage 50 automatizan tareas contables rutinarias y optimizan los procesos, brindando una mayor eficiencia y precisión en la gestión financiera. Además de una amplia gama de funciones que agilizan las operaciones contables.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.