Cómo emitir facturas a un cliente extranjero

Sigue estos consejos y descubre cómo emitir facturas a un cliente extranjero.

• Facturar en el extranjero exige valorar y comprobar muchos detalles.
• La internacionalización es un proceso de adaptación y recepción de enseñanzas. ¡Te damos las pautas de cómo hacerlo!

Emitir facturas a un cliente extranjero por primera vez puede mezclar sentimientos de satisfacción y responsabilidad. Supone un hito en el camino emprendedor, pero también reclama mucha atención.

Por ello, debes considerar algunos requisitos legales. Además, conviene que sigas ciertos consejos para garantizar el éxito comercial y financiero de tus primeros pasos en el extranjero. 

Cuándo hay que emitir facturas a un cliente extranjero conforme a normas españolas

Con más de un país implicado, hay que considerar qué reglas hay que aplicar para facturar. El reglamento de facturación, en su artículo 2.3, sujeta a las normas españolas las siguientes operaciones:

• Las que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del IVA, salvo excepciones.
• Las del régimen especial del IVA que se aplica a las ventas a distancia y a determinadas entregas interiores de bienes y prestaciones de servicios, siempre que España sea el estado miembro de identificación. Entre estos regímenes especiales se incluyen varios de ventanilla única, muy importantes en el comercio electrónico. Por otro lado, el estado miembro de identificación está definido para cada régimen y suele ser aquel en el que se tiene la sede o establecimiento. 
• Determinados casos en los que la operación no se entiende realizada en el territorio de aplicación del IVA, pero quien la realiza tiene cierta vinculación con dicho territorio.

El idioma y la moneda de la factura

Al emitir facturas a un cliente extranjero, debes tener en cuenta estas dos reglas:

• Puedes emitirlas en cualquier moneda. Sin embargo, el importe del IVA que se repercuta debe expresarse en euros.
• También puedes elegir cualquier lengua. No obstante, con motivo de cualquier investigación fiscal, la Administración puede pedirte una traducción a alguna de las lenguas oficiales en España.

Aspectos que debes considerar al facturar al extranjero

Vender fuera de tu país es uno de los puntos de arranque más habituales de la salida al exterior. En ese sentido, la experiencia en los primeros contratos y facturas de venta será muy enriquecedora. Seguro que obtendrás enseñanzas que trasladarás a otras facetas del proceso de internacionalización. Para ello, debes prestar atención a algunos aspectos.

El análisis previo de una operación en el extranjero debe ser incluso más minucioso del realizado para las ventas y prestaciones de servicios en nuestro propio país.

Imposición indirecta

Los tres más importantes son:

• El IVA. En la Unión Europea, se encuentra armonizado. En otras partes del mundo existen figuras semejantes. Algunos países, sin embargo, tienen tributos con funcionamiento diferente, en los que, por ejemplo, las empresas no se deducen las cantidades soportadas.
• Los impuestos especiales. Gravan solo algunos tipos de bienes. Lo más habitual es que se centren en hidrocarburos y otras fuentes o formas de energía, bebidas alcohólicas, tabaco y determinados medios de transporte. 
• Aranceles. Desde hace décadas, hay una tendencia global a su reducción. No obstante, se siguen pagando en algunos casos.

Imposición directa

En general, pagarás en tu país de residencia los impuestos que graven las rentas generadas por tus ventas o prestaciones de servicios internacionales. No obstante, es posible que en el país de destino tengas que pagar algún tributo semejante al impuesto sobre la renta de los no residentes españoles. En cualquier caso, si existe, deberás consultar lo que establece el convenio para evitar la doble imposición entre ambos países.

Los pagos

El cobro de la venta suele parecerse tanto más a una operación realizada en el interior del país, cuanto menor es el importe y más conocido es el comprador. En operaciones de elevado valor con clientes no habituales suele ser útil la incorporación de intermediarios en el pago. También es frecuente que se establezcan condiciones para la realización del pago y la entrega de los bienes y los documentos.

La realización de operaciones físicas

Debe quedar claro si determinadas operaciones las realiza el comprador, el vendedor o un tercero y, en este último caso, cómo se elige. Además, deberán considerarse quién cubre los costes de cada operación y quién cubre los riesgos. En ese sentido, suele ser habitual el uso de incoterms. Dependiendo de cuál se contrate variarán las condiciones de operaciones como:

• La recogida en fábrica.
• Los trámites aduaneros de exportación.
• El transporte terrestre en el país de origen.
• La carga y la estiba.
• El transporte marítimo, su flete y su seguro.
• La desestiba y la descarga.
• Los trámites aduaneros de importación.
• El transporte en el país de destino.
• La entrega en el lugar de destino.

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La valoración de riesgos

Las ventas internacionales suelen tener riesgos diferentes a las nacionales. Entre los más importantes que debes valorar, se encuentran:

• Impagos. Pueden ser más elevados por desconocimiento del cliente.
• Riesgos cambiarios, en especial, en operaciones con pago aplazado. No obstante, existen múltiples opciones para su cobertura. 
• Los asociados al transporte. Es habitual la contratación de seguros especiales.
• Riesgos ligados a decisiones soberanas de los estados. En especial, suele ser importante tener en cuenta la posibilidad de que tengamos restricciones para sacar del país el dinero de las ventas.
• Los ligados al entorno. Si quieres vender con habitualidad en otros países, deberás seguir la evolución de sus coyunturas económicas. Puede que sean distintas a la del nuestro. En el fondo, eso puede ayudar a diversificar los riesgos de tu actividad.

Factores digitales

Buena parte de las comunicaciones ligadas al comercio exterior suele ser a través de medios digitales. Con ellos, se realizan órdenes de pedido, negociaciones, contratos, pagos, peticiones de mantenimiento, etcétera. Por ello, deberás prestar atención a lo que la normativa de cada país exija sobre cuestiones como:

• Certificados, firmas, claves y otros mecanismos de autenticación e identificación.
• Protección de datos y derechos digitales de cada parte.
• Normativas sobre conocimiento de los clientes.

Normativas específicas

Al estar involucrados dos o más países, deberás tener un asesoramiento jurídico completo. Deberás estar al tanto de requerimientos legales de consumo, seguridad, salud, ambientales, contratación pública, plazos de pago, gestión de residuos, transportes, cuestiones laborales… No debe quedar una duda sin resolver. Es la forma de depurar tus procesos, mejorar tu cumplimiento normativo y evitar riesgos jurídicos.

Como ves, las ventas internacionales exigen cierta atención adicional. Como contrapartida, ofrecen no solo oportunidades de crecimiento, sino un aprendizaje que te brindará mucho conocimiento empresarial.