¿Cómo detectar y depurar errores contables?

La contabilidad de una empresa debe ser íntegra y para ello debe estar libre de errores contables significativos y cumplir una serie de requisitos.

• Conoce los requisitos que debe cumplir la contabilidad de tu empresa.
• Te explicamos cómo detectar y depurar los errores que pueda tener tu contabilidad.

El Plan General de Contabilidad hace referencia a los requisitos que debe cumplir la información contable que compone las cuentas anuales. Entre estos requisitos hace referencia a la integridad.

La integridad de la información contable se alcanza cuando está libre de errores significativos. Esto quiere decir que contiene de forma completa todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin ninguna omisión de información significativa.

Los errores contables son un quebradero de cabeza para contables y empresas.

• Los contables deben revisar periódicamente que la contabilidad refleje la imagen fiel de la sociedad, para lo cual esta debe estar libre de errores.

• Las empresas deben realizar controles en su contabilidad para garantizar que está sin fallos. Estas deben destinar suficientes recursos, tanto humanos como materiales.

Requisitos que debe cumplir la contabilidad de una empresa

La contabilidad debe reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. El principal objetivo de la contabilidad es suministrar información fiable y de utilidad para los diferentes usuarios, que les permita la toma de decisiones informadas.

Para que la información contable cumpla su objetivo debe satisfacer los siguientes criterios:

• Fiabilidad. Es decir, debe reflejar la realidad económica de la empresa.

Para ello, debe ser:

• Veraz. Es decir, debe representar fielmente la situación patrimonial, financiera y de resultados de la empresa. Para ello, la información contable reflejada en las cuentas anuales debe estar libre de errores contables significativos.
• Completa. Debe incluir todos los datos relevantes para la toma de decisiones.
• Neutral. Debe estar libre de sesgos.
• Realizarse conforme a la legalidad vigente. Se debe de aplicar en su realización de manera sistemática y regular los requisitos, principios y criterios contables recogidos en el Plan General de Contabilidad y en las NIIF.

• Relevancia. Debe ser útil para los usuarios para tomar decisiones.

• Oportunidad. Es decir, debe estar disponible a tiempo para que los usuarios puedan tomar decisiones informadas.

• Comparabilidad. Deben poder compararse tanto las cuentas anuales de una empresa en el tiempo, como las de diferentes empresas para el mismo periodo de tiempo. La comparabilidad debe permitir contrastar la situación y rentabilidad de las empresas.

• Claridad. Los usuarios de las cuentas anuales, mediante un examen diligente de la información suministrada, deben poder formarse juicios que les faciliten la toma de decisiones.

Además, la contabilización de las operaciones debe atender a su realidad económica y no solo a su forma jurídica.

En caso de conflicto entre principios contables, prevalecerá el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

¡TUITÉALO! Detectar y depurar errores contables es clave para una contabilidad íntegra. Contables y empresas deben realizar revisiones periódicas para garantizar una imagen fiel. Descubre cómo hacerlo.

¿Cómo detectar errores contables?

Los contables procesan a diario un gran número de asientos contables, por lo que hasta al más eficiente se le puede ir un dedo y cometer un error.

En el caso de que se cometa algún error, es labor del propio contable, de su jefe de administración o director financiero detectarlos y subsanarlos. Para ello se pueden utilizar diferentes técnicas.

Gracias a la automatización de tareas de Sage 50, cometerás menos errores contables y podrás gestionar tu negocio de la manera más eficiente.

Revisión del balance de sumas y saldos o de comprobación

Es de gran utilidad para identificar errores contables y como herramienta de trabajo, ya que se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza. Es decir, clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor. Esto no quiere decir que obligatoriamente exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes. Se debe revisar el mayor de la cuenta contable para asegurarse de que el saldo es correcto.

Comparar las cuentas contables de los pasivos bancarios con la CIRBE

Con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa. En la CIRBE se reflejan los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España por las entidades financieras con las cuales la empresa está endeudada. Esto es de gran utilidad para contrastar la integridad de las cuentas del pasivo con entidades de crédito. Hay que tener en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a declarar créditos por importe inferior a 6.000 euros.

Realizar un «checklist» de comprobaciones

Es conveniente elaborar un «checklist» de comprobaciones a realizar para asegurarnos que no nos olvidamos de ninguna revisión. Esta lista de revisiones a realizar debe estar adaptada a cada empresa, ya que la casuística de cada una es diferente.

Por ejemplo, en una empresa que emite facturas de alquiler, revisar que se han emitido y contabilizado todas puede ser uno de los puntos a chequear. Otra revisión que podemos realizar es buscar importes elevados en cuentas de servicios exteriores, por si están contabilizadas como gasto, partidas que deben contabilizarse como inmovilizado.

Revisar la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación

En esta cuenta se registran partidas que en muchos casos se desconoce cómo registrar contablemente. Es una de las primeras cuentas que se debe revisar en cualquier contabilidad. El buen contable tendrá esta cuenta controlada en cada momento, o directamente no la utilizará, aplicando cada partida correctamente en el momento de su registro contable.

Realizar conciliaciones bancarias

Los saldos de las cuentas corrientes bancarias y las pólizas de crédito deben conciliarse con los que reflejan las cuentas contables. Llevar al día esta conciliación minimizará los errores. Si se tienen controladas estas cuentas se tendrá manejada una parte muy importante de la contabilidad. Sage 50 te ayuda con las conciliaciones bancarias.

Realizar arqueos de caja para identificar errores contables

Los arqueos de caja pueden ayudar a detectar errores contables. Por ejemplo, si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería de haber, falta dinero, faltan justificantes o facturas.

Si se realiza a diario, será más fácil acordarse si se produce algún descuadre.

Revisar las cuentas contables del empresario

Es conveniente revisar las cuentas del empresario con la empresa y viceversa, sobre todo en las empresas más pequeñas, donde es más habitual que se mezclen gastos personales con empresariales. Se deben revisar las siguientes cuentas:

• 550. Titular de la explotación
• 551. Cuenta corriente con socios y administradores

Revisar las amortizaciones

Puede haber activos no amortizados correctamente o sencillamente no amortizados. La correcta amortización del inmovilizado puede afectar no solo al resultado de la empresa, sino al impuesto sobre beneficios. Asegurarse de que se están amortizando todos los inmovilizados es otro punto clave de control.

Por lo tanto, todo buen contable debe revisar que su contabilidad esté libre de errores contables. Debe realizar revisiones periódicas y sistemáticas de sus registros contables. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.