Cómo dedicar menos tiempo al papeleo

Llevar una pequeña empresa puede ser un desafío por lo que la automatización de tareas administrativas puede ayudar. Al compaginar una gran variedad de tareas, desde la comunicación con los equipos de marketing o finanzas hasta la contratación de personal, sacarlo todo adelante puede requerir mucho tiempo.

• En este artículo te contamos cómo, con frecuencia, gran parte de ese tiempo se va en tareas administrativas.
• Recuerda que contar con una solución integral de contabilidad y facturación te facilitará la automatización de las tareas administrativas.

En un estudio reciente de Plum Consulting y Sage, las empresas estimaban una pérdida de 71 días al año en este tipo de tareas. Es decir, 14 semanas laborables dedicadas exclusivamente al trabajo administrativo.

Un tiempo que, en definitiva, no se puede dedicar al desarrollo del negocio ni a actividades que realmente te apetece hacer.

«Siempre presto a mis clientes el 100 % de atención que demandan y necesitan», afirma Sarah Burns, propietaria de Prizeology, una agencia de marketing promocional. «Eso es lo único que nos importa a mí y a mis compañeros, pero a veces las tareas administrativas nos impiden hacer el trabajo porque se comen todos los recursos».

Precisamente, es habitual que los empleados tengan que hacer papeleo por diversas razones. Por tanto, ¿qué puedes hacer para reducir esta carga de trabajo en tu PYME?

Adopta la automatización de las tareas administrativas

En los últimos años, la tecnología (sobre todo la tecnología móvil) ha significado una revolución en nuestras vidas en todos los aspectos. Empezó por cambiar los hábitos personales, pero se ha extendido también a la forma en que trabajamos.

Algunos ejemplos claros son:

• Si vas a volar, un teléfono móvil puede sustituir a una tarjeta de embarque.
• Si usas aplicaciones de contabilidad, puedes emitir facturas de forma electrónica. Incluso puedes sacar una foto de un recibo o factura para que todos los datos se incorporen automáticamente a la contabilidad.

Todas estas opciones eliminan el papeleo y demuestran que la automatización de las tareas administrativas no tiene por qué resultar complicada.

«La automatización de las tareas administrativas consiste en aprovechar al máximo las capacidades humanas», dice Jen Stirrup, fundadora de Data Relish, una consultora ‘boutique’ de ciencia de datos e inteligencia empresarial. «Esto se consigue simplificando y automatizando las tareas administrativas que los humanos no hacemos demasiado bien pero que los ordenadores están diseñados para realizar».

«El objetivo es ajustar los procesos para poder acelerarlos, pero también conviene tener un freno que permita la intervención humana para controlar o revertir una decisión tomada por la inteligencia artificial si algo no es correcto».

Como hemos mencionado, la automatización ya está bien establecida en los principales sistemas de software empresarial, donde el papeleo es una actividad en vías de extinción.

Por ejemplo, muchas empresas usan un sistema de gestión de relaciones con el cliente o CRM. Este se encarga de todas las interacciones con los clientes, desde la identificación de clientes potenciales hasta su tratamiento una vez que se convierten en clientes de facto. En ningún momento hay necesidad de imprimir formularios para enviárselos a los clientes o tomar nota en papel de las transacciones.

«La mejor tecnología es invisible, simplemente no te das ni cuenta», añade Stirrup. «Se limita a cumplir su función. Cuando la automatización de las tareas administrativas funciona bien no se nota, pero sigues confiando en ella».

La automatización robótica

En lo que respecta a nuevas tecnologías, la automatización robótica de procesos (RPA) representa el nivel básico en la creación de tareas reproducibles. Esto es algo característico del software de contabilidad y facturación online.

«En un entorno de oficina, puede ayudarte a rellenar automáticamente los campos de formularios», afirma Stirrup. «Me parece una tendencia importante en el sector ahora mismo, y creo que acabará siendo predominante a medida que más personas empiecen a conocer la automatización de bajo impacto».

La inteligencia artificial (IA) es cada vez más popular, y se hace más sofisticada cada día que pasa.

Ahora mismo, la mayoría de las implementaciones son de inteligencia artificial estrecha (ANI, por sus siglas en inglés).

«La inteligencia artificial estrecha significa que la IA tiende a ser muy buena en una sola tarea», añade Stirrup. «Un buen ejemplo son los dispositivos Alexa de Amazon: les pides que hagan algo como poner una canción, y lo hacen. Hacen esta tarea realmente bien.

También existe la IA general como la que podemos ver en pelis como Terminator, pero aún queda bastante para eso».

Cómo dedicar menos tiempo al papeleo

Rachel Baker, directora de contenido en la empresa de gestión documental Cleardata, afirma que hay muchas formas en las que una PYME puede reducir el tiempo que emplea en procesar el papeleo. Algunos de estos métodos son:

Servicio virtual de clasificación de la correspondencia

• Si usas este servicio, el correo entrante de tu empresa se enviará directamente a la empresa de gestión documental, que abrirá, clasificará y digitalizará los documentos recibidos en tu nombre. Los documentos se escanean y después se envían directamente a quien corresponda en formato digital.
• Las facturas, por ejemplo, pueden enviarse directamente al sistema de contabilidad de la empresa. Esto ahorra tiempo a tus empleados, un tiempo que podrán dedicar a tareas más productivas. También hace posible que se puede tener fácil acceso a los documentos a través de cualquier dispositivo electrónico.

Captura inteligente de datos

• Una manera excelente de acelerar el procesamiento de papeleo es usar tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar datos de los documentos de forma inteligente.
• Integrado en aplicaciones como Autoentry, esta tecnología puede leer, procesar y digitalizar datos de documentos estructurados, con lo cual estos pueden capturarse mucho más rápido que a través de la entrada manual.
• Es posible extraer los principales datos de las facturas como números de órdenes de compra, nombres de proveedores y cantidades, y después se pueden cotejar con la información existente. Los servicios de escaneado pueden llevar a cabo escaneados OCR masivos de los documentos para que tus empleados puedan dedicar el tiempo a tareas más agradecidas y de mayor valor.

Sistema de gestión electrónica de documentos

• El papeleo suele requerir tanto tiempo debido, en parte, a una organización poco eficiente y a la dificultad de localizar los documentos cuando los necesitas. Un sistema de gestión electrónica de documentos (EDM) te permite buscar y visualizar fácilmente documentos online.
• Un servicio de escaneado profesional y un buen proveedor de EDM pueden digitalizar todos los documentos en papel y llevarlos a un sistema de gestión electrónica, en el que se indexan adecuadamente para hacer búsquedas por nombre, fecha e información clave.

Consejos para reducir el tiempo que se dedica al papeleo

AccountAbility-Plus, una consultora que ofrece servicios de asistencia operativa y back office, nos da estos consejos para dedicar menos tiempo al procesamiento de papeleo en tu negocio:

1. Busca el software adecuado

• Existen diversas opciones de software disponibles para ayudarte en la automatización de las tareas administrativas, pero tienen que encajar con lo que buscas y tienes que sacarles el máximo partido.
• Tienes que probar y ver lo que funciona y lo que no. Es muy probable que el software incluya CRM y contabilidad, así que tómate tu tiempo para averiguar cuál le vendrá mejor a tu empresa.

2. Prueba a externalizar

• No tienes por qué ser un experto en todo. Siempre es más rentable trabajar en aumentar las ventas que centrarse en tareas administrativas, así que plantéate externalizar parcialmente esas tareas.
• Asegúrate de dar con el mejor proveedor: una empresa de asistencia empresarial integral podría ser justo lo que necesitas.
• Una empresa como esta puede ofrecerte una amplia gama de servicios listos para cuando los necesites, o bien un proporcionarte un «back office» completo que se encargue de la parte administrativa de tu negocio.

3. Prioriza tu trabajo

• Asegúrate de establecer la relevancia de tus tareas cada día de modo que empieces por lo más rentable o productivo.

4. Sé consciente del tiempo que dedicas a tareas administrativas

• Haz un seguimiento del tiempo que tardas en hacer las tareas administrativas a lo largo de un mes aproximadamente: es probable que sea más de lo que crees.

5. Dedica tiempo a las plantillas

• Dedica un poco de tiempo a crear un banco de plantillas al que puedas recurrir cada vez que necesites ponerte en contacto con un cliente. Las plantillas podrían incluir tus membretes, presupuestos, facturas y recibos.

6. Asegúrate de que todos tus procesos están en orden

• Decide cómo gestionar los pagos pendientes e invierte en actividades de control de crédito.

7. Asegúrate de que la gente pueda ponerse en contacto contigo

• Nada desanima tanto a un cliente potencial como no poder ponerse en contacto contigo rápidamente. Los contestadores siempre son una opción, pero plantéate invertir en un servicio de respuesta telefónica de modo que no solo tus clientes reciban una atención personalizada, sino que tú también sepas siempre con quién tienes que hablar y por qué.

8. Mantén el control de tus cuentas

• Dedicar tiempo de forma habitual a poner tus cuentas en orden sale muy a cuenta a largo plazo. Habitúate a poner todos los recibos en el mismo sitio para poder encontrarlos cuando los necesites.
• aún mejor: con la solución de contabilidad adecuada, podrás escanearlos con tu teléfono móvil y la información aparecerá directamente en tu software.

Empieza a reducir el papeleo

Procesar el papeleo puede llevar bastante tiempo y ralentizar el funcionamiento cotidiano de tu negocio. Aunque algo de papeleo siempre será necesario, es importante meterse de lleno en la era digital y usar la IA o el OCR para hacer tareas como la facturación, la captura de recibos o el almacenamiento de documentos.

Para empezar, Stirrup sugiere usar Google, pero añade lo siguiente:

«Yo echaría un vistazo a los casos prácticos y después empezaría por determinar cuáles son las tareas engorrosas y repetitivas que no te gusta hacer. Piensa en formas de optimizarlas basándote en lo que han hecho otros.

Algo que hice durante toda una semana fue medir mi tiempo, averiguar a qué lo dedicaba exactamente. ¡La realidad puede ser muy diferente de lo que pensamos! Me di cuenta de que dedicaba 10 horas a la semana a organizar mis redes sociales, así que empecé a automatizar mis tuits y mis publicaciones en LinkedIn. Ahora solo le dedico un día al mes en lugar de una semana.

Te sorprendería saber cuántas tareas pueden automatizarse…».

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.