Cómo convertir una factura en la mejor carta de presentación de tu empresa

Una factura refleja en gran medida la imagen de una empresa. No es lo mismo presentar una factura en blanco y negro, sin diseño alguno, que una factura en color, con un esmerado diseño, en donde se reflejen hasta las redes sociales.

• Aprende cómo convertir una factura en una carta de presentación de tu empresa y diferenciarte de la competencia.
• Recuerda algunos puntos a tener en cuenta en relación a la expedición de facturas.

Una factura debe ser clara y fácil de registrar contablemente por el cliente que la recibe. No obstante, hoy en día, también se le puede dar una mayor proyección. En lugar de limitarla a ser un documento exclusivamente destinado para acreditar una transacción, puede convertirse en todo un instrumento de marketing y reventa.

Y es que una imagen vale más que mil palabras y la primera imagen es la que queda en muchos casos. Es por ello, que hay que cuidar al detalle la imagen de nuestras facturas, ya que muchas veces es la primera imagen que se tiene de nuestra empresa. Lo mismo ocurre con los presupuestos.

Formas de emisión de las facturas

Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico (e-facturas), que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Desde el 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Publicas deberán ser electrónicas. Estas facturas deben conservarse igual que las facturas presentadas en papel, por lo que es conveniente contar con un software que permita emitir y conservar facturas electrónicas.

¿Cómo diseñar una factura atractiva?

Para diseñar una factura atractiva podemos seguir los siguientes pasos:

• Elegir una plantilla con un diseño atractivo: la elección de una buena plantilla es la base para el diseño de una factura atractiva.
• Añade tus logotipos: el logotipo es un elemento visual que facilita al receptor de la factura su identificación. Un logotipo bien diseñado hará la factura más atractiva. Además, si eres miembro de algún órgano relevante o estás certificado o premiado, conviene destacarlo.
• Presenta los datos bien estructurados: hay facturas a las que cuesta encontrarle el CIF del emisor, o lo que es peor el teléfono o datos de contacto. Una buena presentación de los datos clave de la factura es importante para facilitar el contacto con nuestros clientes y la contabilización de la factura.
• Añade colores a tu factura: una factura en blanco y negro puede ser un poco cutre si queremos dar una buena imagen a nuestros clientes. Añadir colores, a juego con el logo, ayudará a que la factura tenga una mejor presencia.
• Incluye tus redes sociales: incluye iconos de tus redes sociales y de tu página web. Así facilitaras a tus clientes que te puedan seguir en redes sociales o que conozcan más de tu empresa y de tus productos.

Para ayudar a autónomos, emprendedores y micro-empresas, Sage ha elaborado la siguiente infografía en la que además se recogen los elementos obligatorios de una factura.

Puntos para tener en cuenta en relación con la expedición de facturas

Hay algunos aspectos en relación con la emisión de facturas que destacan por su importancia. Entre ellos podemos destacar los siguientes:

1. Cobro de las facturas

Además de facturar, hay que cobrar las facturas. La utilización del crédito comercial como una herramienta para incrementar ventas puede tener sus riesgos, sobre todo si no se analiza bien la solvencia de los clientes a los cuales se les otorga el crédito. En este sentido, las ventas a crédito pueden asegurarse en empresas de crédito y caución.

2. Obligación de expedir y entregar las facturas

Es obligatorio expedir y entregar las facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. El plazo de prescripción a efectos tributarios es de 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto, por lo que como mínimo las facturas se deben de conservar durante este periodo de tiempo.

3. Conservación de las facturas

No es obligatorio conservar las facturas emitidas o recibidas en formato papel, ya que según la Agencia Tributaria, «los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos”.

4. Expedición de facturas falsas

Se tipifica como infracción muy grave la expedición de facturas o documentos sustitutivos con datos falsos o falseados, siendo la sanción una multa pecuniaria proporcional del 75 % del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.

Por lo tanto, además de atractiva y tener todos los datos obligatorios, los responsables de la facturación de las empresas tienen que prestar especial atención a las obligaciones mercantiles y a las consecuencias fiscales y contables de las facturas.

Si cuentas con una herramienta de contabilidad online como Sage Active (Contabilidad y Facturación), con la que llevas tu facturación en la nube y controlas el estado de tu negocio, te será mucho más fácil la emisión de facturas, su gestión y por supuesto su cobro.

Si, además, sigues estos consejos, tus facturas podrán convertirse en una herramienta de marketing más para tu empresa.

Nota del editor: Este artículo e infografía fueron publicados con anterioridad y actualizados a 2022 por su relevancia.