Cómo contabilizar los embargos de las nóminas de los trabajadores

En este post de contenido actualizado te enseñamos a contabilizar correctamente los embargos de las nóminas de los trabajadores de tu empresa. ¡Toma nota!

• La contabilización de los embargos de las nóminas presenta cierta controversia.
• Puede ser razonable contabilizarlo como una deuda con la Administración.

Dentro de la realización de embargos de las nóminas de los trabajadores, ya hemos visto el procedimiento por el que se lleva a cabo.  Pero, además, hay otro aspecto que también nos interesa: el tratamiento contable de los embargos de las nóminas.

Se trata de un supuesto que suscita cierta controversia contable. La razón es que el tratamiento del embargo de las nóminas no está previsto en el Plan General de Contabilidad. Y tampoco hay consultas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas al respecto. Veamos cómo podemos proceder.

Cuándo reflejar un pasivo

En primer lugar, tenemos que valorar si el embargo es un pasivo o no para la empresa y cuándo lo es. Podemos tener diversas situaciones:

• En el momento de notificarnos el embargo, normalmente no surgirá ningún pasivo. La empresa no asume una obligación de pago.
• Una excepción será el caso en el que la empresa tenga una responsabilidad solidaria o subsidiaria. Entonces, la notificación nos da a entender que tendremos que desprendernos de recursos en el futuro (en el momento en el que nos reclamen nuestra responsabilidad) y sí correspondería reflejar un pasivo. Al fin y al cabo, alguien está reclamando a nuestro empleado (de ahí el embargo) y el siguiente paso será reclamarnos a nosotros.
• Cuando se devengue la nómina, sí reflejaríamos un pasivo para hacer constar que debemos un dinero hasta que lo entreguemos.

El embargo de una nómina es un momento de importante responsabilidad, ya que afecta al empleado y a terceras personas.

Qué cuenta usar para reflejar la retención de los embargos de las nóminas

El Plan General de Contabilidad no especifica nada sobre qué cuenta debemos usar para reflejar la retención del salario embargado. No obstante, ello tampoco es un problema muy importante. La parte de cuadro de cuentas y las relaciones contables no tiene carácter obligatorio, excepto en aquellos aspectos que contengan criterios de registro o valoración.

En todo caso, a lo que sí tenemos que prestar atención es a la repercusión en las cuentas anuales. Por ejemplo, en el modelo normal de balance, figuran en distintas partidas las deudas a corto plazo de diferentes tipos de acreedores, como la Administración o el personal.

Lo principal es que, en el momento de presentar las cuentas, la cantidad retenida por el embargo y aún no desembolsada figure en la partida correcta del balance.

En este punto, hay cierto debate. Algunos contables consideran que desde que se devenga el salario hasta que se entrega la cantidad correspondiente al embargo debe reflejarse la deuda en cuentas de deudas con la Administración. Otros, sin embargo, opinan que es mejor contabilizarlo como una retribución pendiente de pago. Veamos en qué se basan ambos puntos de vista.

La cantidad embargada como deuda con la Administración

En principio, los embargos pueden tener dos fuentes:

• El embargo administrativo. La Administración tiene la potestad de decidir qué es lo que corresponde y ejecutarla por sí misma. Ejemplos de esto último serían los embargos procedentes de Hacienda o la Seguridad Social.
• El embargo judicial. Cuando alguien tiene que cumplir con una deuda y no lo hace, se puede solicitar la ejecución al juzgado. Normalmente, se hace tomando como base un título ejecutivo o una sentencia judicial que haya declarado qué es lo que procede. El embargo se ejecuta en la cuenta bancaria que designe el letrado de la Administración de Justicia.

Por lo tanto, en ambos casos, actúa la Administración o, más bien, los poderes públicos, incluyendo la Justicia. En ese sentido, desde que se devenga el salario correspondiente hasta que se entrega el dinero embargado, podríamos verlo como una deuda con la Administración.

Desde esta perspectiva, no consideraríamos la cantidad retenida a consecuencia del embargo como una retribución salarial pendiente. Por eso no cabría asignarlo a la cuenta 465 como remuneraciones pendientes de pago.

Por tanto, aunque pueda considerarse un pago en nombre del trabajador, no procedería darle el tratamiento de retribución salarial. Al fin y al cabo, una vez notificado el embargo, la obligación de entregar la cuantía embargada queda dentro de la empresa.

Siguiendo este criterio, el reflejo de la deuda desde el devengo del salario hasta la entrega del dinero embargado puede encajar en cuentas del subgrupo 47. Podríamos crear subcuentas específicas dentro de la 475 o emplear la cuenta 478, que queda libre. De cualquier forma, puede ser útil efectuar un desglose por tipo de embargo (procedente de la Seguridad Social, Hacienda, otras administraciones, la Justicia…).

La cantidad embargada como deuda con el trabajador

En principio, en la relación laboral, el trabajador presta sus servicios y la empresa tiene la obligación de retribuirlos a través del correspondiente salario. Otra cuestión es que esta nómina sufra un embargo. Desde este punto de vista, algunos contables ven la deuda que surge desde el devengo del salario hasta la entrega del dinero del embargo como una deuda con el trabajador.

En ese caso, contablemente, correspondería reflejar esa deuda en la cuenta 465. Es decir, lo anotaríamos como una remuneración pendiente de pago. El problema es que no podemos obviar que no podemos liberarnos de nuestra obligación pagando al trabajador. Desde la notificación del embargo, eso ya no sería legal.

Asientos contables a realizar en los embargos de las nómina

Con la exposición realizada, si nos decantamos por considerarlo una deuda con la Administración, la contabilización del embargo es sencilla. En el momento del devengo del salario, haríamos un asiento en el que:

• Cargaríamos las cuentas:
  • 640 por el importe bruto de la nómina.
  • 642 por la Seguridad Social a cargo de la empresa.
• Con abono a las siguientes cuentas:
  • 476 por la cuota de Seguridad Social (a cargo de la empresa y del trabajador).
  • 4751 por las retenciones del IRPF del trabajador.
  • La cuenta correspondiente del subgrupo 47 por la cuantía embargada en la nómina.
  • 465 por el líquido pendiente de pago después del embargo.

Para la cancelación contable del embargo, en el momento del pago, cargaríamos la cuenta del subgrupo 47 creada para reflejar el embargo con abono a cuentas de tesorería.

Y, por supuesto, a la hora de efectuar el embargo y su contabilización, es imprescindible contar con una gestión ágil de la información sobre nóminas.

Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2015 y actualizado en 2023 por su relevancia.