En este artículo encontrarás los pasos a seguir para cobrar una factura impagada y un ejemplo de cómo desarrollar la comunicación.
- Las facturas impagadas son un problema para la tesorería y la relación con los clientes.
- En general, son preferibles los medios amistosos para resolver los retrasos en el pago.
El envío de las facturas en el formato adecuado es clave para evitar retrasos en los cobros. Sin embargo, siempre habrá clientes que se demoran y el impago es una posibilidad real que puede quitarte el sueño. Es lógico, por tanto, que saber cómo cobrar una factura impagada se vuelva una preocupación habitual.
¡TUITÉALO! ¿Sabes cómo cobrar una factura impagada? Aquí tienes los pasos que debes dar y las alternativas que puedes tomar.
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EMPRENDER PASO A PASO: De la mano del experto David Tuneu, descubre qué es una factura y qué tipos de facturas existen.
Por supuesto, ante este tipo de situaciones, el sentido común puede ayudar mucho. Por ejemplo, la comunicación será la primera baza, en especial con clientes habituales. De todos modos, siempre debes estar preparado para iniciar una batería de pasos a seguir para cobrar las facturas impagadas.
Qué hacer cuando no te pagan una factura
- Antes de empezar a reclamar la factura impagada, comprueba si tiene los datos correctos para evitar que te lo indique tu cliente. Por ello, debes revisar:
- Cada dato y cada cifra.
- La fecha de la factura y los importes.
- Los datos del cliente.
- El nombre la empresa en el Registro Mercantil.
Además, conviene conservar toda la correspondencia. Te ayudará a valorar cada factura como se merece y puede que la necesites en caso de acudir a los juzgados.
Hay aplicaciones como Sage que te permiten saber si han consultado la factura.
- Anota las fechas y horas de las llamadas de teléfono, así como el nombre de la persona con la que hablaste.
Haz un resumen de la conversación que tuvisteis. Envía también una copia a la persona con la que hablaste. Le dará la oportunidad de comprobar lo acordado.
Ejemplo práctico: pasos a seguir cuando no te pagan una factura
Imaginemos que has enviado una factura el 1 de abril, con un plazo de pago de 30 días. En el cómputo, se excluye el propio día 1 de abril. Por lo tanto, el 2 será el primero, el 3 el segundo y así sucesivamente. El día 30 habrán pasado 29 días y el plazo vencerá el día 1 de mayo.
En principio, si no señalamos otra cosa, el plazo vence un día que es festivo nacional. El acreedor podría pagar hasta esa fecha. De todos modos, supongamos que habéis acordado que el pago se realice el 3 de mayo para dar la facilidad de que haya pasado el festivo nacional y el autonómico de la Comunidad de Madrid, que es el día 2.
Dos días después: recordatorio y comprobaciones
En este momento, ya sabes que la factura se retrasa. Tienes varias tareas que cubrir para poder cobrar la factura impagada:
- Asegúrate de dirigirte a la persona adecuada y pregunta por la persona de contacto para cuestiones de contabilidad.
- Recuérdale educadamente que existe una factura sin pagar y pregúntale directamente si recibió la factura original. La típica excusa para no pagar una factura es “Es que no la he recibido”.
- Adjunta una copia.
Cómo sería un ejemplo de correo electrónico:
Fecha: 4 de mayo
Asunto: Recordatorio de factura
Hola, [cliente]:
Espero que todo vaya bien.
Me permito recordarte que tu factura con fecha de 1 de abril aún no ha sido abonada.
Te adjunto una copia de la factura para tu comodidad.
Atentamente,
[Tu nombre]
Siete días después (11 de mayo): nuevo recordatorio
- Envía otro correo
- Mantén la cordialidad y pregunta directamente si existe alguna razón para el retraso: un problema con el importe, los servicios, etc. indicados en la factura.
Aquí tienes un ejemplo del correo electrónico:
Fecha del correo electrónico: 11 de mayo
Asunto: Nuevo recordatorio de factura
Hola, [cliente]:
Como continuación de mi correo electrónico del 4 de mayo, me permito recordarte que nuestra factura del 1 de abril permanece impagada.
Ruego que me indiques si existe cualquier problema con la factura que justifique el retraso.
Atentamente,
[Tu nombre]
Al día siguiente (12 de mayo): primer contacto telefónico
De no haber tenido una respuesta satisfactoria, habrás preparado el terreno con el correo electrónico para los siguientes pasos:
- Llama por teléfono.
- Coméntale educadamente si recibió los dos emails que le enviaste.
- Pregúntale directamente cuándo tendrá lugar el pago.
- Ofrece facilidades para evitar el paso del tiempo.
Un ejemplo de la comunicación podría ser:
Fecha de la llamada: 12 de mayo
Hola [nombre del cliente]
¿Qué tal todo?
Te llamo a propósito de nuestra factura del 1 de abril. ¿Recibiste el email que te enviamos ayer?
Me gustaría saber si ha habido algún problema con la factura, algo que quieres que comentemos.
El importe es correcto, ¿verdad?
¿Puedes decirme por favor cuándo podrás pagar la factura?
Muchas gracias [nombre del cliente]. Saludos.
Haz un resumen de lo que habéis hablado por teléfono. A continuación, envíale inmediatamente un correo electrónico como prueba escrita para darle la opción de argumentarlo o confirmarlo.
Una semana después (19 de mayo): segundo contacto telefónico
Después de 7 días:
- Vuelve a llamar
- Sé justo y razonable, pero pregunta directamente los motivos por los que el pago sigue sin haberse realizado
- Pregunta cuándo se realizará
La comunicación podría ir en este tono:
Fecha de la llamada: 17 de mayo
Hola [nombre del cliente]
¿Qué tal va todo?
Te llamo a propósito de nuestra factura del 1 de abril y nuestra conversación telefónica de la semana pasada.
Quisiera saber por qué la factura aún no ha sido pagada.
¿Podrías confirmarme por favor que puedes proceder al pago para el [introduce una fecha 5 días a partir de esta segunda llamada]?
Gracias [nombre del cliente]. Saludos.
Vuelve a hacer un resumen de lo que habéis hablado por teléfono. A continuación, envía un correo electrónico sin dilación como prueba escrita. Les darás la opción de argumentarlo o confirmarlo.
Una semana después (26 de mayo): comunicación por correo ordinario
- Envía una carta formal desde tu empresa.
- Indica que se están empezando a aplicar intereses (lo hacen desde el vencimiento de la deuda) que están incrementando el importe de la factura y que, cuanto antes se abone, menos intereses tendrá que pagar.
Un ejemplo de la carta:
Fecha de la carta: 26 de mayo
Estimado/a, [nombre del cliente]:
Te escribo a propósito de nuestra factura del 1 de abril por importe de [introducimos el importe exacto] en concepto de [el tipo de entrega de bienes o prestación de servicios que corresponda].
Te he enviado dos recordatorios por correo electrónico, concretamente el 4 y el 11 de mayo. Además, hablamos por teléfono el 12 y el 19 de mayo para saber si había algún problema con la factura o alguna razón por la que aún no se había pagado.
Me confirmaste que la factura estaría pagada para el 24 de mayo [o la fecha convenida].
Tampoco mostraste desacuerdo con la factura en sí ni con su importe.
Por lo tanto, nos vemos obligados a aplicar intereses a la factura en cuestión, cuyo importe se incrementará en [el importe que corresponda] por día a partir de la fecha de vencimiento del pago y hasta que dicho importe sea abonado en su totalidad.
El importe total para pagar hoy es de [la cantidad que corresponda].
Ruego procedas al pago total inmediatamente para evitar nuevas medidas.
Atentamente,
[Tu nombre]
Dos semanas después (9 de junio): nueva carta formal
Envía una carta de advertencia a través de un abogado u otro tipo de carta formal como un burofax que provenga directamente de ti y que incluya:
- La fecha de la factura original.
- El importe debido.
- El concepto de la factura.
- El nombre de la persona de contacto que aceptó el servicio prestado o aprobó los productos enviados.
- Tus plazos de pago aceptados.
- Haz un último requerimiento de pago.
Informa al cliente de que actuarás judicialmente en caso de no realizar el pago en el plazo de 7 días.
Asegúrate de que puedes demostrar la recepción de la carta: utiliza un servicio de entrega firmado.
Solicita los servicios de una asesoría o despacho profesional para que te ayude a redactar la carta y a tramitar la gestión para cobrar la factura impagada.
Unas semanas después (16 de junio): cambio de planes
Si, a pesar de todo esto, continúas trabajando con él, es aconsejable que cambies los términos de pago de tus facturas y que estas sean pagadas por adelantado.
Opciones de recuperación de deudas para pequeñas empresas o personas físicas
1. La mediación
En principio, siempre es mejor tratar de resolver la situación a través de la mediación. El simple hecho de sentarse a hablar puede resolver un problemas de comunicación o malas interpretaciones. Incluso, un cliente al que, sin quererlo, la situación se le ha ido de las manos se sentirá menos molesto. Además, la mediación suele ser más barata que otras opciones y puede ser suficiente.
2. Las acciones judiciales
Cuando pretendes cobrar una deuda, lo normal es tener que pasar dos veces por el juzgado. En la primera, a través de un juicio declarativo, buscarás que quede claro que la deuda existe. A partir de ahí, tu deudor debería pagar por sí mismo.
Por desgracia, muchas veces esto no sucede. Entonces, necesitamos acudir la segunda vez a un juicio ejecutivo. En este, se plantean medios forzosos para cobrar con intervención judicial.
Estar pendiente de facturas impagadas puede hacerte perder tanto tu energía como tu valioso tiempo para tu negocio
Afortunadamente, te puedes evitar tener que acudir dos veces a juicio si eres previsor El artículo 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece una lista de títulos que llevan aparejada ejecución. Con ellos, el recorrido habitual es ir directamente a un juicio ejecutivo.
En algunos casos, el deudor tiene dificultades serias para pagar a varios acreedores. Lo más habitual es que todo cambie y que haya que recurrir a un concurso de acreedores.
3. Agencias de cobros o compras de deudas
Como último recurso, siempre puedes vender la deuda a una agencia especializada para recuperar un porcentaje de la factura. Aunque pueda ser económicamente ridículo, puedes añadir el coste del cobro de la deuda a tu reclamación. En cualquier caso, debes tener en cuenta que puede enterrar definitivamente cualquier posibilidad de relación futura con tu cliente.
Si decides recurrir a un tercero para cobrar tu deuda, recuerda los siguientes puntos:
- Contrata solamente empresas fiables, ya que estarán representando tu nombre y tu marca.
- Pide referencias y estudia bien tu elección.
- No pagues nada por adelantado ni ninguna cuota de inscripción.
- Contrata solamente un servicio que te garantice que solo pagarás si cobras tu factura.
- Lee bien sus términos y condiciones.
- No contrates a nadie que creas que emplee «métodos sospechosos».
Cobrar a tiempo puede depender simplemente de que tus facturas sean claras y contengan toda la información necesaria.
Y, por supuesto, lo ideal es adelantarte, utilizando un programa de facturación sencillo que envíe facturas profesionales por ti, te recuerde cuándo vencen y se lo recuerde a tus clientes mientras tú te encargas de lo que mejor haces: hacer funcionar a tu negocio.
Aviso legal
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Referencias
https://www.procopywriters.co.uk/2015/06/invoice-payment-well-overdue-heres-what-to-do-next/
https://www.moneyclaim.gov.uk/web/mcol/welcome
http://www.justice.gov.uk/courts/procedure-rules/civil/rules/pd_pre-action_conduct
https://www.gov.uk/statutory-demands/forms-to-issue-a-statutory-demand
https://www.gov.uk/options-if-youre-owed-money
http://civilmediation.justice.gov.uk/
https://www.gov.uk/statutory-demands/forms-to-issue-a-statutory-demand
Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2018 y actualizado a 2022 por su relevancia.
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