Cinco pasos para realizar una preselección de candidatos

Tras abrir un proceso de selección de candidatos para cubrir un puesto de trabajo, probablemente nos encontraremos con un gran número de solicitudes a discriminar. Ahora, nuestra labor consistirá en encontrar los perfiles más adecuados para que pasen a la siguiente fase del proceso de selección.

Los pasos necesarios para que este procedimiento sea lo más perfecto posible, pasan por la organización y el método. El agotamiento del seleccionador no debe jugar a la hora de no analizar correctamente los perfiles, por lo que también puede ser importante repartir la tarea y controlar los tiempos.

Orden y objetividad

El análisis de una candidatura comienza por el conocimiento adecuado de las necesidades del puesto que vamos a cubrir, ya que en ello radica el fondo de la cuestión. No en nuestras consideraciones personales, sino en términos prácticos. Por ello, los cinco pasos fundamentales a la hora de hacer una preselección de candidatos son los siguientes:

• Repasar el análisis del puesto a cubrir, o toda la información que dispongamos del mismo.
• Estudiar el perfil de candidato ideal, que debería haberse creado tras el análisis de puestos de trabajo.
• Detectar los requisitos entre las candidaturas
• Clasificar las candidaturas según cumplan más o menos los requisitos
• Responder a los solicitantes, ya sea de forma positiva o negativa

Como vemos, en los pasos no he optado por una simple discriminación en términos absolutos, desechando curriculums tras el primer vistaso por considerar que no cumple de forma perfecta con lo que buscamos, ya que ¿en qué grado esa posible candidatura desechada era mejor o peor que otra que si ha sido seleccionada?

Con el método más rápido y subjetivo no se realiza una buena selección, ya que no se atienden las solicitudes de forma adecuada. Otra cosa es que la empresa marque ciertas líneas rojas, de modo que los candidatos que se salgan de forma evidente de los límites marcados, si podrían ser directamente rechazados.

¿Cómo clasificar las candidaturas?

Los métodos de calificación son muy variados y también depende de si contamos con los curriculums/cartas de presentación de forma física o por email, etc… lo ideal sería normalizar todas las candidaturas a un formato, pero esto no siempre es productivo, así que puede repartirse la tarea por volúmenes o medios, haciendo que una persona califique las candidaturas recibidas por email, otras por plataformas online y otra las recibidas por correo o de forma directa.

Si esto no es posible (como suele ser habitual), hay que actuar con calma y afrontando los diferentes medios uno a uno, evitando mezclar tareas. Podemos calificar las candidaturas en tres grupos:

• Interesantes: cumplen los requisitos y en principio formarán parte de la siguiente fase de selección
• Dudosos: no cumplen todos los requisitos o falta información sobre algunos aspectos. Los consideraremos reservas y en ciertos casos podremos pasarlos a la siguiente fase con el fin de aclarar los puntos grises en la entrevista personal
• Desestimadas: posiblemente el montón más voluminosos, ya que no cumplen la mayoría de exigencias requeridas para el puesto.

Para llegar a este punto podemos apoyarnos en un cuestionario. Estos irán encabezados con el nombre del candidato y podremos ir marcando con «ticks» los requisitos que cumple (1 punto), incumple (-1 punto) o que se desconocen (0 puntos). A efectos de mejorar el sistema, se pueden ponderar algunos requisitos con mayor o menos puntuación según la importancia relativa que tenga para la empresa.

También dejaremos espacio para las anotaciones personales sobre la candidatura, destacando los puntos que deberían aclararse. Al final tendremos una puntuación que habrá que comparar con el total, correspondiente a la suma del total de requisitos cumplidos del cuestionario. Por ejemplo, un candidato interesante podría obtener 8 de 10 puntos posibles.

Todo esto nos ayudará a establecer los tres grupos mencionados, según el grado de cumplimiento de los requisitos. Aunque el cuestionario puede llevar un tiempo en hacerse (es de gran ayuda el estudio del puesto y podría haberse confeccionado desde dicho momento), será muy productivo y de gran ayuda para realizar una discriminación efectiva de candidatos.

Además, salvo cambios radicales en el puesto, nos servirá en futuros procesos y es algo a considerar especialmente en el caso de los puestos con más rotación.