Calendario de vacaciones: Cómo planificarlo sin generar conflictos y que la productividad no se vea afectada

Es momento de gestionar el calendario de vacaciones y siempre termina siendo un quebradero de cabeza. Por eso, en este post te contamos cómo hacerlo evitando conflictos y respetando los derechos de los trabajadores. 

• Aprende a planificar el calendario de vacaciones en tu empresa cuadrando los turnos de descanso a gusto de todos los trabajadores.
• Descubre cómo conseguir que la productividad y los derechos de los trabajadores no se vean afectados.

Hoy en día es raro que las empresas cierren un mes al año, algo muy habitual en el pasado y que permitía que todos los empleados se fueran de vacaciones a la vez. Lo más habitual es organizar las vacaciones de los empleados en quincenas, semanas o días laborables. Pero no es sencillo crear un calendario de vacaciones sin generar conflictos y sin que la productividad se vea afectada.

En verano, además de la jornada intensiva en muchas compañías, llega el momento de dar vacaciones. A la hora de elegir fechas, no es raro que haya tensiones o surja alguna disputa que el empresario debe resolver evitando conflictos entre trabajadores que han elegido las mismas fechas. 

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¿Qué establece el Estatuto de los Trabajadores sobre las vacaciones?

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece lo siguiente: 

1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.

2. El periodo o periodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.

En caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción social fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente.

3. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

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Derechos de los trabajadores para elegir sus vacaciones

En base a lo anterior podemos desglosar los derechos de los trabajadores en cuanto a la elección de las vacaciones: 

• Las vacaciones no pueden tener una duración inferior a 30 días al año. 
• El periodo de disfrute se fija por acuerdo entre empresario y trabajador. 
• El calendario de vacaciones debe estar publicado al menos con dos meses de antelación para que los trabajadores puedan planificarse.
• Los trabajadores con hijos en edad escolar a su cargo tienen preferencia para elegir vacaciones en este periodo. Aquí se puede aplicar tanto al verano como a las vacaciones de Navidad, por ejemplo. Esta norma no deriva del Estatuto de los Trabajadores sino de una sentencia de la Audiencia Nacional de marzo de 2004 que estableció la preferencia a los trabajadores con cargas familiares para descansar durante el periodo de vacaciones escolares. 
• En el caso de tener dos empleados que sean pareja de hecho o matrimonio, suelen tener derecho al menos a disfrutar 15 días de vacaciones juntos, aunque depende del convenio colectivo.
• En muchos convenios también se reconoce el derecho del trabajador a elegir la fecha de al menos 15 días de sus vacaciones y la empresa puede fijar los otros 15 cuando estime oportuno.
• Si antes del periodo de vacaciones se produce una baja laboral y se prolonga durante las fechas previstas para el descanso, el empleado tendrá derecho a disfrutarlas una vez finalizada dicha baja.

Según un Sentencia de la Audiencia nacional, los trabajadores con hijos en edad escolar tienen prioridad a la hora de elegir las vacaciones. 

Claves para organizar las vacaciones de los trabajadores

Para que el calendario de vacaciones funcione, es necesario que sea flexible. No siempre es fácil organizar las fechas de cada empleado, Sage HR puede ser una herramienta útil para poder llevar todo en orden. Se deben considerar varios aspectos a la hora de organizar las vacaciones de los empleados: 

• La empresa es quien fija el número de empleados que pueden coincidir en las fechas de las vacaciones por cada departamento. 
• La prioridad es la de cubrir los servicios que presta la empresa. 
• Por lo general, hay días en las que no es posible coger vacaciones debido a la acumulación de trabajo. 

Libertad para elegir: la clave para evitar conflictos

Para que un calendario de vacaciones funcione, es necesario que sea flexible. No siempre es fácil cuadrar el descanso de cada trabajador para que pueda estar con su familia. Las claves para que todo funcione son las siguientes. 

• Priorizar la productividad y que ningún servicio quede desatendido. 
• Fijar un criterio a la hora de adjudicar los días de vacaciones. Teniendo en cuenta lo que nos impone el Estatuto del Trabajador y los convenios, cada organización selecciona una alternativa. En muchos es la antigüedad la que rige, y los empleados más veteranos eligen primero sus fechas. En otras es simplemente el primero que sabe qué fechas desea pedir el que se las adjudica si están libres.
• Es fundamental ser justos en los conflictos. Muchas veces, los empleados no se ponen de acuerdo en las semanas de vacaciones y ambos quieren las mismas fechas. En estos casos es el empresario el que tiene que decidir.
• Otra alternativa consiste en que el calendario de vacaciones de verano se alargue y no sea solo en julio y agosto. Es normal que sea de mayo a septiembre, incluso octubre, algo que se suele fijar en el convenio colectivo.
• En algunos convenios se establecen mecanismos compensatorios para aquellos trabajadores que quieran trasladar sus vacaciones de verano a otra época del año.

Contratar más personal para mantener la productividad

Por último, en muchos sectores, el verano es una época de incremento del trabajo y compaginar el descanso de personal con la productividad, es un problema. La solución puede ser contratar más personal.

En cualquiera de los casos, es fundamental que el responsable de recursos humanos sepa mediar en conflictos para que todas las partes se queden satisfechas y evitar que un problema con las vacaciones afecte al clima laboral. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.