Autónomos y la Seguridad Social, ¿qué diferencia hay entre la SEDESS y el sistema RED?

Describimos las principales diferencias entre las alternativas de comunicación electrónica entre los autónomos y la Seguridad Social: SEDESS y el sistema RED

• ¿Qué necesita un autónomo para utilizar la SEDESS? Tramitar por medios telemáticos exige una conexión a Internet, un ordenador o smartphone y poder identificarnos de forma electrónica
• El sistema RED está pensado para que los autorizados gestionen con la Seguridad Social los trámites de todos los trabajadores o autónomos, actuando en nombre de terceros

Desde el pasado 1 de octubre de 2018 los autónomos están obligados a realizar cualquier tipo de trámite con la Seguridad Social a través de su Sede Electrónica. Esto puede suponer una ventaja por el ahorro de tiempo y desplazamiento o un problema si no tienen los conocimientos necesarios para hacerlo. Las alternativas son utilizar la SEDESS o el sistema RED.

Ya llevamos, por tanto, ocho meses en los que los autónomos tienen que realizar sus trámites con la Seguridad Social de forma telemática. Esto implica que ya no pueden pedir cita previa, esperar a que les atiendan en la oficina de su zona y entregar su petición vía formulario manuscrito. Los inscritos en el RETA tienen que tramitar con la Seguridad Social a través de Internet, ya sea de forma individual a través de la SEDESS o delegando en un autorizado con acceso al sistema RED.

Acceso a la SEDESS para el autónomo

La obligación de tramitación de forma electrónica obliga a todos los trabajadores autónomos por cuenta propia, los inscritos en el Sistema Especial de Trabajadores Agrarios y los del Régimen Especial de Trabajadores del Mar.

Podrán llevar a cabo todos los trámites relacionados con altas, bajas, modificación de actividades, informes de cotización, solicitud de certificados, modificación de datos personales o aplazar deudas con la Seguridad Social entre otros.

Para poder acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social, lo primero es disponer de un acceso a Internet y un ordenador, aunque también se podrían realizar trámites desde un smartphone. Aunque pueda parecer que este acceso a la red es universal, dentro del colectivo autónomo puede que algunos no tengan esta posibilidad.

Después, es necesario poder identificarse de forma electrónica para realizar la solicitud. Para eso se requiere disponer de:

• Certificado electrónico, que se puede solicitar de forma gratuita a la FNMT y requiere para su obtención personarse en una de las delegaciones para que se confirme nuestra identidad. Posteriormente, queda instalado como un pequeño programa en el ordenador que podemos utilizarlo para identificación y firma de documentos telemáticos.
• Estar de alta en el sistema Cl@ve puede ser la opción más sencilla. Basta con solicitar el acceso, para que nos envíen una carta a casa con un código que nos facilita terminar el proceso. Lo ideal es darnos de alta con usuario y contraseña, una Cl@ve permanente que nos va a facilitar la tramitación de forma muy sencilla. Además, no todos los trámites de la Seguridad Social están habilitados para el uso de Cl@ve PIN, pensado para utilizarse de forma ocasional.
• DNIe y un lector de tarjetas inteligentes conectado al ordenador. Si tenemos un DNIe ya tenemos un certificado electrónico dentro del mismo. Lo normal es que muchos ni siquiera lo hayan activado, por lo que tendrían que pasar por una oficina donde se expide el DNIe y hacerlo a través de uno de más máquinas habilitadas a tal efecto. El problema para utilizarlo es que luego necesitaremos un lector de tarjetas instalado en nuestro ordenador. El sistema es muy seguro, aunque puede resultar farragoso, incluso para aquellos que tienen conocimientos informáticos avanzados.

El sistema RED y la delegación en un autorizado

• La otra opción para tramitar de forma telemática con la Seguridad Social es el sistema RED, que las empresas y autónomos con empleados ya lo estaban utilizando para realizar altas, bajas o modificación de datos, así como el envío de bajas médicas con partes de incapacidad temporal, etc.
• Para que un autónomo pueda utilizar el sistema RED, tiene que hacerlo a través de un autorizado RED. Esto, normalmente, suele significar que tiene que delegar en una asesoría o gestoría que tenga acceso al servicio para que lo haga en su nombre. Lógicamente, esto tendrá algún coste para el autónomo, aunque si ya utilizamos los servicios de las asesorías para otras cuestiones como impuestos, pago de IVA, etc., no tendría que ser una gran diferencia.
• Es la mejor opción para autónomos inexpertos o aquellos que no tienen la mejor relación con ordenadores y las nuevas tecnologías. Solo puede haber un autorizado RED, por lo que, si cambiamos de asesoría a lo largo del tiempo, también tendremos que cambiar de autorizado para que nos gestione los trámites que necesitemos. El sistema sería similar al implantado en la Agencia Tributaria con el apoderamiento electrónico.

Las notificaciones también llegan de forma telemática

• Pero además de los trámites con la Seguridad Social el autónomo tiene que estar pendiente de las notificaciones electrónicas. Hasta ahora, cuando tenían que notificarnos algo, llegaba una carta por vía postal a nuestro correo. Un ejemplo podría ser la obligación de los autónomos de elegir mutua para cubrir sus bajas por enfermedad común, sobre todo si habían elegido hacerlo con la Seguridad Social en su momento al entrar en vigor las nuevas coberturas.
• Dichas notificaciones llegan ahora a través de un buzón electrónico, donde el autónomo puede recogerlas y firmarlas. Esto obliga a estar pendiente del buzón para que no se pasen los plazos legales para realizar alegaciones en caso de ser necesario. Si tenemos notificada nuestra dirección de correo electrónico, debería llegarnos un aviso a la misma de la puesta a disposición de la notificación, pero no es algo obligatorio. Podría darse el caso de tener una notificación pendiente, que no nos hubiera llegado el aviso al correo electrónico y los plazos siguieran contando.

Facilidad y dificultad para los autónomos del uso de ambos sistemas

• Los nuevos sistemas de comunicación con la Seguridad Social ofrecen un ahorro de tiempo y desplazamientos. No obstante, si el autónomo tiene que tramitar por su cuenta de forma telemática, se puede encontrar multitud de dudas, empezando por problemas para firmar un documento o identificarse. No todos tienen especialmente buena relación con las nuevas tecnologías.
• Por otro lado, están las dudas relativas a la petición que se va a tramitar. Acudir a la sede implicaba que teníamos delante a una persona que realizaba este tipo de peticiones de forma constante, por lo que podía resolver nuestras dudas de forma sencilla. Ahora se encuentran solos, por lo que un error al presentar la documentación puede implicar el rechazo de la petición.

Quizás por esto la gran mayoría de los autónomos prefieren delegar en un autorizado RED para que les realice las gestiones en su nombre y olvidarse de perder el tiempo intentando hacerlo ellos mismos por su cuenta.