Así puedes justificar gastos de dietas si eres autónomo

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo trajo algunas novedades. En este post hacemos un repaso a los requisitos a cumplir para justificar gastos de dietas.

• ¿Qué requisitos hay que cumplir para poder deducirse una dieta como autónomo?
• Cuáles son los gastos afectos a la actividad económica y cómo se demuestran

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo trajo importantes novedades, pero más enfocadas a los nuevos autónomos que a aquellos que ya eran parte del RETA. Una de las buenas noticias fue la posibilidad de deducirse gastos de manutención. Para ello, había que cumplir una serie de requisitos presumiblemente fáciles, pero que en la práctica pueden hacer que la deducción sea inaplicable.

Parecía muy bonito sobre el papel. Poder deducirse 26,67 euros al día para gastos de manutención cuando el autónomo está fuera de casa. Una cantidad que ascendía hasta los 48,08 euros si no se encontraba en España y que se duplicaba, en ambos casos, si había que pernoctar fuera de su localidad.

Pero, en la práctica, muchos asesores recomiendan a los autónomos que no se apliquen dicha deducción por la inseguridad jurídica que ahora mismo existe con la actual redacción de la ley. Esto hace que la medida sea papel mojado en la realidad, al menos si no quieren tener problemas ante una inspección de la Agencia Tributaria.

Deducción de gastos de manutención para los autónomos

Los gastos tienen que estar correctamente justificados con una factura y ésta deberá incluir los datos fiscales del autónomo. Además, para el caso de los gastos de dietas, se impone la obligación del pago a través de medios electrónicos. De manera que, si hemos pagado la comida en efectivo, no podremos aplicar la deducción.

A esto se suma que el establecimiento donde se realiza el consumo tiene que tener CIF de hostelería o restauración. Por ejemplo, si se da el caso de que presentamos una factura de nuestra comida deducible como dieta, lo hacemos a nuestro nombre y pagamos con tarjeta de crédito, pero, por lo que sea, dicho local no tiene CIF encuadrado en este sector, entonces tendremos un problema.

Como en otras ocasiones, dichos pagos tendrán que estar debidamente contabilizados en los libros del autónomo. Es fundamental que queden reflejados los gastos de manutención de cada día en su contabilidad.

Problemas para justificar los gastos de dietas

Pedir facturas es un “must”. Llevar la contabilidad al día ya supone un problema para muchos autónomos. Pensamos en el gasto de manutención si tenemos que comer fuera de casa, pero no se suele aplicar si hemos parado a desayunar. ¿Quién pide una factura por un café y un pincho de tortilla?

Además, almacenar todo este papel puede ser un problema para mucha gente, especialmente porque las facturas en estos locales se suelen facilitar en papel térmico. No sería la primera vez que, en caso de necesidad, un autónomo las ha sacado de la carpeta en la que llevan guardadas años y se ha encontrado que están en blanco o prácticamente ilegibles.

Por lo que respecta a dónde se realiza el consumo, es una cuestión sin restricciones, según la ley. En principio, el autónomo podrá deducirse la dieta tanto si el establecimiento donde ha consumido está en la localidad donde tiene su residencia o cerca de su oficina.

¿Qué es un gasto afecto a la actividad económica?

Para que un gasto sea fiscalmente deducible, por norma general, tiene que estar vinculado a la actividad económica desarrollada. Podemos deducirnos el gasto de un taxi si lo utilizamos para desplazarnos a ver a un cliente, pero no podemos hacerlo si cogemos uno para salir a cenar una noche con amigos.

El problema radica en que, al cabo de dos o tres años que se pase una inspección, resulta muy complicado para un autónomo poder demostrar que comió en tal local porque visitó a un cliente, pasó a dejar un presupuesto, tuvo una reunión con uno potencial, etc. Esto es lo que hace prácticamente inaplicable la deducción de los gastos de manutención si la Agencia Tributaria sigue un criterio estricto.

Aquí se impone casi por obligación llevar una agenda de citas, e ir registrando a modo de dietario todos los gastos y por qué se realizan, de manera que al menos el autónomo tenga un hilo del que tirar en caso de inspección. De otra manera, se antoja una misión casi imposible recordar por qué se comió en el bar X un día de febrero de hace tres años.

Por último, hay que tener en cuenta que no se deben confundir gastos de manutención con gastos de representación o de otra índole. Si estamos en una comida de trabajo, en una reunión con clientes y nos hacemos cargo de la cuenta, no podrán deducirse como gastos de dietas, al menos la parte que corresponde a nuestros invitados.

No estaría de más, tal y como reclaman diferentes asociaciones de autónomos, una enmienda a la ley para clarificar cómo puede un autónomo deducirse los gastos de manutención en los que incurre cuando está trabajando. Lo que no es justo es que se articule dicha posibilidad y luego esa ley no se pueda aplicar.