Política de compras: Qué es y cómo hacerlo bien

Descubre los secretos de la política de compras y toma las mejores decisiones para tu negocio

• Una buena política de compras beneficia a todas las áreas de tu negocio.
• El análisis del entorno cobra un interés creciente para el diseño de esta política.

Una política de compras acertada siempre ha sido un factor crítico para las empresas. Ahora, el contexto demanda que su gestión se encomiende a personal cada vez más experto, capaz de afrontar entornos variables.

Qué comprar, cómo, a quién y, sobre todo, cuándo, son decisiones trascendentales. Estas preguntas influirán en:

• una productividad adecuada,
• la satisfacción de los clientes,
• en la tranquilidad de los empleados,
• la calidad de los productos
• y en la rentabilidad.

¡TUITÉALO! El entorno ha transformado la política de compras. ¡Toma nota de lo que debes vigilar para mantenerla siempre bajo control!

La necesidad del estudio de toda la cadena

En los últimos tiempos, las crisis de suministro son cada vez más frecuentes. Por ello, se necesita un estudio muy detenido de toda la cadena. De hecho, la perspectiva ha cambiado.

• Hace unos años, los aprovisionamientos eran vistos como un reto fundamentalmente organizativo. Se hacía hincapié en que la acumulación de inventarios muy grandes mostraba empresas que no funcionaban del todo bien. Por eso, se refugiaban en stocks elevados que actuaban como colchón ante fallos de previsión de la demanda, problemas con el personal, entre otros aspectos.
• Hoy, se observa que las cadenas de suministro son mucho más complejas e interconectadas. Una circunstancia que, en principio, afecta a otro sector en cualquier rincón del planeta. Esto puede repercutir de forma indirecta en tu negocio. Se presentan oportunidades y amenazas repentinas que hay que saber enfocarlas.

Por tanto, hay un cambio de enfoque. El análisis de la organización interna sigue siendo decisivo. Sin embargo, ahora debes estudiar el entorno exterior con mayor profundidad. 

Ya no solo hay que plantearse qué pasa con tus proveedores y con los proveedores de tus proveedores. Ahora, debes vigilar quiénes son los otros clientes de tus proveedores y qué pasa hacia adelante y atrás en otras cadenas.

Los problemas de liquidez obligan a comprar mejor

La relación entre la política de compras y la liquidez es una de las que mejor ejemplifica la necesidad de una planificación, gestión y control integrales. Ambos factores influyen en aspectos como el período medio de maduración o la composición de activo y pasivo corrientes.

En efecto, una buena política de compras sirve para flexibilizar los plazos de pago y acompasar aprovisionamientos y ventas. El resultado es una tesorería más sana.

Aporta coherencia a tu planificación, gestión y control con Sage 50. Esta solución integra contabilidad y gestión comercial y te permite mantener bajo control todas las áreas de tu negocio.

Y lo contrario también es cierto. Mejorar la gestión de tu tesorería te da más posibilidades en tu política de compras. Los plazos de pago no condicionan todo el resto del proceso de decisión de adquisiciones.

En la práctica, conjugar buena tesorería y adecuada política de compras es más sencillo de lo que pueda parecer. Depende de si se dispone de todos los datos para tomar decisiones desde una perspectiva integral, no solo de un área de tu negocio. Y esa visión global está al alcance de tu mano con soluciones como Sage 50.

¿Cómo definir una buena estrategia de compras?

El objetivo de una buena política de compras es conseguir los productos y servicios que una empresa necesita. Para un correcto funcionamiento de la producción, se recomienda seguir ciertos criterios:

• Comprar los suministros y materias primas en la cantidad y la fecha establecidas.
• Conseguir siempre el mejor precio posible.
• La materia prima debe mantener el nivel de calidad contratado.
• Manejar alternativas viables ante posibles problemas de abastecimiento.

Teniendo asumidas estas premisas, lo siguiente es ponerlas en práctica con un guion que para la generalidad de las empresas pasa por:

1. Realizar una previsión de las necesidades en cada período de tiempo que la compañía establezca.
2. Buscar distintos suministradores.
3. Negociar de forma adecuada los precios con esos proveedores.
4. Eliminar las compras superfluas.
5. Confeccionar planes de acción ante posibles faltas de suministro o cambio en precios, plazos y otras condiciones.
6. Racionalizar los stocks hasta el mínimo posible sin que la producción se ralentice.
7. Dotar de los recursos humanos necesarios a esta estructura para que funcione.

La buena dirección en la política de compras exige una actuación ordenada conforme a una planificación estudiada y un control periódico.

Hacia la cultura del ahorro en las empresas

Sería bueno potenciar una verdadera cultura del ahorro, que redunde positivamente en una reducción de los gastos generales sin alterar la calidad a partir de las siguientes bases:

• Racionalizar los procesos.
• Destinar los recursos justos a la logística y al almacenamiento.
• Planificar las compras de manera racional. 
• Reorganizar el flujo financiero.

Este conjunto de deberes implica, en su conjunto, una tarea necesaria que deben asumir los máximos gestores empresariales. Y, como líderes, deben saber implicar al conjunto de la plantilla.

Todo lo que no añada valor al producto final hay que eliminarlo por completo. El secreto está en una buena planificación, uno de cuyos factores críticos reside en una inteligente gestión de las compras. 

Por fortuna, la gestión inteligente de las compras es hoy más fácil que nunca. Se ha dado un gran paso con soluciones que, como Sage 50, aportan coherencia a la gestión comercial, financiera, de tesorería e inventarios. También mantienen en orden cuentas, facturas e impuestos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.