Una nómina es el documento, que sirve como registro financiero, que una empresa realiza de manera mensual sobre los salarios de sus empleados, bonificaciones y deducciones.
La nómina es un documento importante en la contabilidad financiera de una empresa, puesto que los impuestos derivados de las nóminas afectan significativamente al ingreso neto de la mayoría de las organizaciones.
El formato estándar de una nómina está regulado por la legislación vigente que marca una estructura y contenido mínimo. Este contenido mínimo de la nómina debe incluir al menos:
- Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.
- Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
- Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
- Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador.
- Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.
- Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
- Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases de IRPF.
- Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador. No es necesaria dicha firma si el pago de la nómina se ha realizado por medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por parte del trabajador.
Como se comenta arriba, en la nómina se incluyen tanto las percepciones salariales como las no salariales. Las salariales son las retribuciones que recibe el trabajador por sus servicios. Siempre tiene que estar compuesto por el salario base. Dependiendo del sistema retributivo que establezca el Convenio Colectivo pueden aparecer otros conceptos como los complementos, los pluses, la antigüedad… Además, el empresario puede incluir también premios o mejoras. En el caso de que se reciban las pagas extra prorrateadas, deberán venir indicadas como concepto también. Hay que tener en cuenta que hay Convenios que prohíben que estén prorrateadas. Por otro lado están las percepciones no salariales, que están compuestas por las dietas, el plus transporte, los suplidos… En general son las compensaciones de los gastos que se han tenido por trabajar, y suelen estar establecida en el Convenio Colectivo de aplicación. Desde el 1 de enero de 2014 cotizan y tributan tanto las percepciones salariales como las no salariales. Anteriormente solo cotizaban las salariales, mientras que tributaban ambas. La suma total de todos los conceptos que hay que abonar al trabajador suponen la retribución bruta mensual.
En ningún caso se permite la confección de nóminas estándar por periodos inferiores al mes. Si una empresa realiza pagos semanales o quincenales a sus trabajadores dichos pagos tienen la consideración de anticipos hasta que finalice el mes y se liquide la nómina. Las excepciones a las nóminas mensuales son:
- Entrada o salida del trabajador de la empresa, sin que estas fechas correspondan con el mes natural.
- Nóminas de paga extra.
En la nómina pueden existir dos tipos de descuentos diferentes: los descuentos obligatorios por ley y los descuentos que se deban aplicar por otro tipo de normativas. En los descuentos por ley existen dos grupos de deducciones diferentes, que se destinan al pago de la seguridad social a cargo del trabajador y los pagos a cuenta que el propio trabajador tiene que realizar a Hacienda, en concepto del IRPF.
En las Pymes el trabajo relacionado con aspectos laborales frecuentemente está externalizado en asesorías o gestorías, que cuentan con programas específicos de gestión laboral. Ello no es óbice para que ya muchas empiecen a realizar estas labores ellas mismas con la ayuda de programas informáticos específicamente creados para las Pymes. Así, existen soluciones de software para la gestión laboral que permiten controlar todo aquello que tiene que ver con los trabajadores de la empresa en función del número de empleados de la misma. También existen herramientas online para la gestión de nóminas.
