Podemos entender el multitasking como la posibilidad de que cada empleado realice varias tareas simultáneas. Es posible gracias a que el empleado multitasker cambia su atención de una tarea a otra con rapidez y soltura.
En la infografía que ha preparado Sage se describen los pilares sobre los que se asienta el multitasking. Son los siguientes:
1) La cultura empresarial
Cuando todos los trabajadores desarrollan múltiples tareas, la dependencia del conjunto es máxima. Dentro de un proceso, es habitual que cada tarea esté relacionada con varias realizadas por otros miembros del equipo.
Un 63% de los trabajadores multitaskers prefieren trabajar en la oficina. Para ello es muy importante crear una cultura de reconocimiento y un ambiente de apoyo mutuo.
2) Organización
Responsabilizarse simultáneamente de varias tareas no es sinónimo de que todas se hagan a la vez. Significa que el empleado multitasker ha de tener respuestas para todas esas tareas de forma organizada, priorizando su atención en cada momento a la que más lo requiera.
Eso implica poder cambiar rápidamente de una tarea a otra, según se vaya necesitando. De hecho, querer hacer varias labores al mismo tiempo supone una reducción de la productividad para el 40% de los empleados. Si cada tarea requiere su tiempo, la clave está en la organización.
3) Dominio de las tareas
El multitasking es posible porque el trabajador consigue acostumbrarse. El primer requisito para ello es una correcta instrucción. Y eso se basa tanto en una adecuada organización como en la calidad de la comunicación interna y de la formación continua.
Y el segundo paso para dominar las tareas es realizarlas muchas veces. La práctica es una forma apropiada para reducir los costes de realizar una tarea a través de la depuración de los errores. Además, es muy importante simplificar las transiciones entre unas actividades y otras y la correcta gestión de las pausas entre tareas.
4) La tecnología al servicio del multitasking
El multitasking sería imposible sin soporte, tanto material como humano. Desde el punto de vista material, la tecnología permite trabajar de forma más rápida, mejorar la precisión y calidad de las tareas desarrolladas y llevar a cabo otras que serían imposibles por métodos tradicionales. Además, las tecnologías más modernas han mejorado sustancialmente la gestión de una de las herramientas imprescindibles para los multitaskers: la información.
La conectividad de las tecnologías digitales es clave. Permite acceder a la información en lugares, momentos y circunstancias antes inaccesibles gracias a avances como, por ejemplo, la nube o los dispositivos móviles. Pero, además, nos acerca el soporte del equipo humano de la empresa y nos permite contactar con terceros con mayor facilidad. No es de extrañar que el porcentaje de empleados que reconocen que su productividad ha mejorado gracias a la conectividad se haya elevado ya a un 46%.
5) El equipo al servicio del multitasking
La inteligencia colectiva permite alcanzar entre todos soluciones a problemas complejos. Existen sinergias que hacen que juntos podamos conseguir mejores resultados de la suma de nuestras aportaciones por separado. Los empleados multitaskers deben ser complementarios. Las potencialidades de unos deben ser el punto de apoyo de los otros. Las carencias de cada miembro se pueden mitigar gracias al soporte del equipo.
Como nos muestra la infografía, existe una conciencia clara de la importancia de la colaboración. Hasta un 78% la considera fundamental. El reto organizativo consiste en la creación de un clima de trabajo lo más favorable posible a la colaboración.
6) El multitasker necesita espacios propios
El multitasking se basa en la confianza. No se encargarían muchas tareas a un empleado en el que no se confía. El trabajador necesita un ambiente de independencia, un espacio de trabajo en el que se sienta cómodo.
El 86% dice que alcanza su máxima productividad a solas. Cuidar el espacio físico en el que el trabajador se puede concentrar es apostar por la mejora de la productividad.
7) La gestión de la información
El trabajador multitasker necesita información para aplicar sus conocimientos. Recabar esa información es una de las tareas que más tiempo llevan. En concreto, puede llegar a suponer un 50% del tiempo. La gestión eficiente de la información permite ganar tiempo y poder abordar mejor las tareas.
La formación, tanto general como especializada, y las tecnologías empleadas juegan un papel esencial en la gestión de la información. La formación facilita conocer cuáles son las fuentes de información en cada caso y mejora la capacidad de comprensión. Las tecnologías empleadas influyen en la recogida, procesamiento, representación, almacenamiento, transmisión y disponibilidad de la información.
El multitasking ha llegado a la práctica totalidad de los puestos de trabajo. Todos en la empresa deben implicarse en el buen desarrollo de las tareas de cada uno de sus miembros.
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