Falta de información y carga administrativa: Conoce los principales retos de la facturación electrónica y cómo superarlos

La Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece obligará a las pymes y autónomos a emitir factura electrónica. ¿Conoces los retos que ello supone y los avances sobre la entrada en vigor de estas normativas?

• Las pequeñas y medianas empresas y los trabajadores por cuenta propia tendrán que utilizar un software certificado por la Agencia Tributaria. 
• Los asesores y proveedores de soluciones tecnológicas de gestión empresarial se convertirán en consejeros para ayudar en esta transición a pymes y autónomos.

Las pymes y autónomos viven un momento de cambio importante. La próxima entrada en vigor de la Ley Antifraude y de la Ley Crea y Crece obligará a operar en un marco legal distinto. Y hay que adaptarse para acabar con el fraude y la morosidad comercial, entre otros fines. Pese a ello, todavía existe mucho desconocimiento y surgen numerosas dudas.

Son dos leyes distintas, pero que tienen un punto en común: afectan a la facturación de las pequeñas y medianas empresas y de los trabajadores por cuenta propia. Y ahora sí, y sin dilación, hay que abrazar la transformación digital. Este nuevo contexto plantea retos en la factura electrónica. Son desafíos que también afectan a las compañías desarrolladoras de software y a los asesores o gestores administrativos porque la digitalización de la factura aumentará en los próximos meses y, especialmente, en 2025.

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¿A qué nos enfrentamos con la factura electrónica? 

¿A qué retos de la factura electrónica se enfrenta cada uno de ellos? ¿Son los mismos? ¿Qué supone la entrada en vigor de estas leyes? Son temas que se han abordado en el encuentro eFactura Fórum, organizado con la colaboración de Sage en Madrid. Un evento en el que todos los agentes han coincidido en señalar que es necesario comenzar este proceso cuanto antes.

Y es que, a día de hoy, se estima que alrededor del 30% de las empresas está digitalizada de alguna forma, pero la tecnología sigue sin ser una de las prioridades de muchas pymes y autónomos. Un motivo que lleva a pensar que asumir el reto de la factura electrónica se dejará para el final y se pasará de ese 30% al 100% en tiempo récord.

Cómo afecta a los distintos agentes

Las dos leyes tienen en común la regulación de la facturación, obligando a que todos los procesos relacionados estén digitalizados. Y esto afecta a todos. En general, estas son las principales líneas que marcan el papel de cada parte implicada en la factura electrónica:

• Pymes y autónomos: la digitalización va a ser obligatoria para poder facturar -con la excepción de particulares y consumidores finales-, y se tendrá que realizar con sistemas que estén acogidos a la ley porque cada factura electrónica tendrá un registro. Para una buena parte del tejido empresarial, sobre todo las microempresas y los trabajadores por cuenta propia, será un salto importante porque muchos emplean todavía procesos manuales. 

• Empresas fabricantes de software: tienen la función de desarrollar y poner en el mercado las soluciones acordes a la legislación vigente. Estas deberán llegar a todas las zonas geográficas para que las pymes y autónomos puedan implantarlas y cumplir con las leyes.

• Asesorías, gestores o despachos profesionales: son los encargados –al ser la persona de confianza-, de explicar todo este cambio, aconsejar y acompañar a las pymes y autónomos en esta transición a la factura electrónica para que sea fácil y se produzca de forma ordenada.

La entrada en vigor de la Ley Antifraude y de la Ley Crea y Crece obliga a las empresas a la digitalización para operar en el nuevo marco legal.

Retos de la factura electrónica para pymes y autónomos

Numerosas son las dudas con relación a la Ley Antifraude y Ley Crea y Crece. Y esto se debe a la falta de información y comunicación de estas normativas, que han surgido de forma paralela y atañen al mismo objeto: la factura. Pero aún hay más factores a tener en cuenta:

• Fecha: a día de hoy no se conoce con exactitud cuándo van a entrar en vigor las dos leyes. Se está hablando del día 1 de julio de 2025. No obstante, el nuevo marco legislativo plantea el establecimiento de períodos de adaptación.

• Software: es otro de los retos de la factura electrónica. Hay que elegir aquel que esté aceptado por la Agencia Tributaria. La decisión contempla también si utilizar o no Verifactu, la solución que esta Administración ha habilitado.

• Carga administrativa: el nuevo marco legal supone un aumento de la carga administrativa para las pequeñas y medianas empresas y autónomos, aunque esto será al principio hasta conocer cómo manejar la solución.

• Formación: será necesario que las personas se formen para conocer cómo utilizar el nuevo software o la solución para la factura electrónica. 

Qué hacer para estar ready ante los cambios legales en facturación

Para evitar todos los problemas y superar los retos de la factura electrónica, puedes seguir una serie de pasos y consejos:

Si eres pyme o autónomo, esto te interesa. Te contamos todos los pasos para implantar la factura electrónica.

Asesoramiento

Acude a tu asesor, gestor o proveedor de software de gestión empresarial para conocer si el sistema que empleas está certificado por la Agencia Tributaria para cumplir las nuevas normas legales. Cualquiera de estos agentes te podrá ayudar a elegir el más adecuado, si necesitas uno, o bien para que conozcas cómo funciona la nueva solución o aplicación que se implemente en el que ya emplees. En cualquier caso, queda claro que tendrás que elegir quién es tu partner. 

Analizar

Es importante que te pares a pensar cómo afecta esto, a tu empresa o a tu trabajo como autónomo y no solo desde el punto de vista del software. Además, conviene que identifiques la tipología de los clientes -empresa o autónomo-, porque, en función de ellos, se tendrá que hacer la factura. Otro punto por estudiar es la manera en la que afecta en el día a día de mi organización, aparte de tener claros conceptos como cuándo poner fecha de factura o fecha de operación. No olvides que ya no se podrán hacer facturas a tiempo pasado o futuro, ni tampoco modificarse.  

Contabilidad

La factura electrónica requerirá a su vez que tengas controlados los cobros y los pagos, ya que uno de los fines del nuevo marco legal es acabar con la morosidad. Esto requiere que avances en la automatización del proceso. Así podrás disponer de información fiable y de forma más rápida para ganar a tus competidores. 

Personal

Es indispensable tener identificadas a las personas que se encargan de facturar y cerciorarse de que tienen los conocimientos necesarios.

Tiempo

Debes ser consciente de que, cuanto antes comiences, mejor para que tengas el proceso de facturación electrónica totalmente implantado para la entrada en vigor. Así podrás comprobar que todo funciona de forma adecuada y que puedes operar. También evitarás cuellos de botella. 

Es necesario que sigas estos dos consejos, aunque tengas ya automatizado el proceso y el cambio te vaya a costar menos. ¿Por qué si aún no hay fecha exacta de entrada en vigor? La clave está en que una vez se tenga el desarrollo reglamentario y la obligatoriedad de recibir y emitir la factura electrónica, es probable que se produzca un período caótico. Anticiparse es la única manera de estar ready.